Как вести электронную трудовую при совместительстве

Обязательно ли уведомление внешних совместителей об электронных трудовых книжках

В 2020 году началось внедрение электронных трудовых книжек. В связи с этим работодателям необходимо уведомить персонал о том, что начиная с этого года и далее вся информация о трудовом стаже работников будет накапливаться и храниться в информационных системах Пенсионного фонда. Каждому трудящемуся предстоит решить, в каком виде будет вестись его трудовая книжка. Можно отказаться от бумажного формуляра, а можно его сохранить, но работодатель всё равно будет передавать сведения в ПФР о кадровых передвижениях.

С теми, кто трудится по основному месту, трудностей не возникает. Работодатели обязаны вести их трудовые книжки и в бумажном, и в электронном виде (в зависимости от волеизъявления работника).

Что касается совместителей, то согласно изменениям, внесенным в Трудовой кодекс федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…», сведения о трудовом стаже в электронном виде работодатели обязаны подавать и на них. Но поскольку работодатель не обязан заполнять и хранить бумажный формуляр трудовой внешнего совместителя, то и уведомлять такого работника о возможности выбора ему не нужно. За это ответственен основной работодатель.

Как вести электронные трудовые книжки для совместителей

Информация о трудовом стаже сотрудников, в том числе и внешних совместителей, формируется на основании поданной в ПФР работодателем отчетной формы СЗВ-ТД. Сдавать ее нужно, если с произошло одно из следующих событий:

• прием;
• увольнение;
• перевод;
• переименование работодателя;
• установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• вынесение судебным органом решения о запрете занимать определенные должности или осуществлять некоторые виды деятельности.

В первых двух случаях сдать форму нужно до конца рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такой порядок действует с 27 апреля и до конца 2020 года. Во всех остальных случаях форма направляется в органы ПФР до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором событие произошло.

Как оформить электронную трудовую книжку по совместительству

Сведения о совместителях подаются в электронную трудовую книжку по тем же принципам, что и сведения на работников, устроенных по основному месту.

Вначале приводятся данные по страхователю: его регномер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.

Затем указываются сведения по застрахованному лицу: Ф.И.О., дата рождения, 11-значный номер СНИЛС.

Часть отчета, связанная с заявлением о выборе способа ведения трудовой, для совместителей не заполняется.

Далее приводится цифровое обозначение отчетного месяца и проставляется отчетный год.

Табличная часть предназначена для отражения самого кадрового события, благодаря которому стала необходима подача формы в ПФР. Здесь приводятся:

• дата события;
• само событие — прием, увольнение;
• наименование трудовой функции — указание должности, профессии, вида поручаемой работы. Именно в этой графе при приеме на работу следует отразить, что человек устраивается по совместительству;
• код выполняемой функции (данную графу нужно будет заполнять только, начиная со следующего года);
• причины увольнения с отсылкой на положения Трудового кодекса и иных нормативно-правовых актов;
• реквизиты распорядительного документа — наименование, дата, номер;
• признак отмены записи сведений о кадровом мероприятии.

Отчет заверяется подписью руководителя с расшифровкой и печатью при наличии.

***

О переходе на электронные трудовые книжки совместителей извещать не нужно. Однако работодатели обязаны представлять сведения о трудовом стаже таких работников в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Заполнение данной формы на совместителей отличается от основных работников незначительно. Сведения также подаются при наличии кадровых событий, например прием, увольнение. Сроки подачи зависят от вида кадрового события.

Больше полезной информации — «Трудовая книжка».