Сверка контрольных сумм: ошибка не проскочит?
Контрольное соотношение в налоговой отчетности — это соответствие цифр, отраженных в одной части (строке, поле, графе) отчета, тем цифрам, что показываются в другой части документа (а иногда и в совсем другом отчете).
Контрольные соотношения по форме расчета закреплены в письме ФНС России от 07.02.2020 № БС-4-11/2002@. Их несоблюдение - одна из самых частых ошибок при сдаче расчета по страховым взносам.
В случае если расчет заполняется в электронном виде, например, с помощью специального модуля, входящего в состав ПО для налоговой или бухгалтерской отчетности, эти ошибки, как правило, фиксируются автоматически. И практически исключено, что они проскочат в отчет.
Если РСВ сдается на бумаге и заполняется вручную, то возможен противоположный сценарий, поскольку крайне сложно соблюсти официальные контрольные соотношения, условно говоря, с калькулятором в руках. Поэтому лучше процесс заполнения формы автоматизировать в части проверки контрольных сумм.
Если у работодателя нет возможности применить специализированные программы для заполнения отчетности, то на выручку ему придет бесплатное решение — программа «Налогоплательщик ЮЛ» (несмотря на название, подходит она как для юрлиц, так и для ИП). Ознакомиться с ее описанием и получить ссылку на скачивание можно на сайте ФНС.
Соблюдение контрольных соотношений в РСВ не гарантирует его принятия налоговиками, поскольку они будут затем производить форматно-логический контроль документа.
Форматно-логический контроль: ошибка 400400011 и прочие
С одной стороны, форматно-логический контроль (ФЛК) включает в себя проверку контрольных соотношений конкретных цифр. С другой — предполагает гораздо более углубленный анализ различных показателей в отчете. Например, в целях выявления ошибок в самих цифрах (которые при этом могут соотноситься вполне корректно). Данный контроль также проводится автоматически — с применением специальных ведомственных программ ФНС.
Особенность форматно-логического контроля в том, что он проводится полностью ФНС. Пользователь не может принять в нем участие. Но знать основные критерии, используемые налоговиками, в любом случае полезно.
Эти критерии прописываются главным образом на уровне внутриведомственной документации и не публикуются в нормативных актах, подобных административным регламентам ФНС.
К числу основных действующих документов, в которых отражены действующие критерии по ФЛК, можно отнести разработанный ГНИВЦ ФНС России классификатор ошибок файлов, принятых по ТКС. В нем сказано, к примеру, что распространенный код ошибки 0400400011 в расчете по страховым взносам обозначает, что нарушено равенство значения суммы страховых взносов по работодателю совокупной сумме взносов по застрахованным лицам.
Ознакомимся с примерами некоторых частых ошибок в РСВ, которые могут быть обнаружены как при проверке контрольных соотношений, так и в процессе проведения ФЛК.
Ошибки при сдаче РСВ: неверное отражение данных по штату
Есть ошибки, связанные с неверным отражением в РСВ тех или иных персональных сведений о сотрудниках. Примеры таких ошибок:
- Неотражение в разделе 3 сведений о сотрудницах, которые находятся в декрете.
Несмотря на то что такие сотрудницы фактически не осуществляют трудовую деятельность и на пособия, выплачиваемые им, взносы не начисляются, их следует относить к числу застрахованных лиц и показывать в РСВ.
- Неверное указание Ф.И.О. и СНИЛС работников.
Неверное указание Ф.И.О. может быть обусловлено тем, что сотрудница вышла замуж, а в кадровом учете ее фамилия не была изменена (и попала в прежнем виде в бухгалтерскую программу для составления РСВ). Ошибка в СНИЛС — редкость. Обычно она возникает при невнимательном заполнении расчета вручную.
- Неотражение в РСВ сведений о директоре — единственном учредителе, у которого нет трудового договора с хозяйственным обществом.
Несмотря на то что директор в рассматриваемом случае не получает облагаемых взносом выплат (на дивиденды взносы не начисляются), данные о нем нужно фиксировать в расчете. Более того, если у фирмы вообще нет сотрудников, работающих по трудовым договорам, то сдать нужно нулевой РСВ, в котором будут приведены сведения только о руководителе (письмо Минфина России от 24.03.2017 № 03-15-07/17273).
Ошибки по цифрам
Встречаются и различные ошибки, связанные с некорректным отражением в РСВ цифр. Например:
- Неотражение в отчете выплат, не облагаемых взносами.
Игнорировать такие выплаты недопустимо. Рассматриваемая ошибка даст повод ФНС не только инициировать санкции за ее совершение, но и обвинить работодателя в грубом нарушении налогового учета (что предусматривает штрафы по ст. 120 НК РФ).
- Исключение из отчета зарплаты, начисленной в текущем отчетном периоде, но выплаченной в следующем.
То, когда именно работнику выплачивается облагаемый взносами доход фактически, не имеет значения при заполнении РСВ: важен период начисления. Например, зарплата, начисленная за сентябрь, должна войти в РСВ полностью, даже если ее основная часть была перечислена по завершении месяца — в октябре.
Особый случай — отпускные. Они выплачиваются не позднее чем за 3 дня до отпуска и считаются начисленным доходом в том месяце, в котором фактически выплачены. Если человек должен выйти в отпуск с 1 октября, то отпускные выдаются в сентябре. Их нужно включить в РСВ за 9 месяцев.
- Ошибки в отражении данных по иностранцам.
Например:- отражение излишних взносов на доходы временно пребывающих иностранцев с высокой квалификацией (на их зарплату взносы, отражаемые в РСВ, не начисляются);
- отражение излишних медицинских взносов на доходы прочих временно пребывающих работников.
Возможны ошибки в виде неправомерного неотражения пенсионных и социальных взносов на доходы прочих временно пребывающих иностранцев. Важно, чтобы иностранные граждане оформили трудовой договор на территории РФ.
Критичные и некритичные ошибки: как их исправить
Ошибки в РСВ можно условно подразделить:
- На критичные, а именно:
- приводящие к занижению суммы взносов (это может быть некорректное указание суммы взносов или неправомерно уменьшенная база по взносам);
- отражающие неполноту сведений в расчете (например, неправильное указание персональных данных о работнике — Ф.И.О., СНИЛС).
- Некритичные — прочие ошибки.
В случае их совершения налогоплательщик имеет право направить уточненный расчет в налоговую инспекцию.
Уточненный РСВ желательно сдать до истечения установленного срока его представления (до 30-го числа месяца, идущего за отчетным периодом). Также последствий можно избежать и при более поздней сдаче РСВ, если:
- Сдать расчет до истечения сроков уплаты взноса, при условии что ФНС к тому моменту сама не найдет ошибки.
- Сдать расчет после истечения сроков уплаты взноса, при условии что:
- ФНС к тому моменту не нашла ошибки и не назначила проверку;
- обнаруженная работодателем недоимка по взносам, как и пени по ней, уплачена.
Если ошибку в РСВ вовремя не исправить, то ФНС может применить к работодателю ряд штрафных санкций.
Какие штрафы есть за ошибки в РСВ
Речь может идти о санкциях в виде:
- штрафа по ст. 122 НК РФ — за заниженные взносы (20 или 40% от недоимки);
- штрафа по ст. 126.1 НК РФ — за недостоверные сведения (500 руб. за каждый документ с ошибками).
Кроме того, ФНС, обнаружив те или иные ошибки и неточности при проверке РСВ, вправе запросить у работодателя пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ). Если их не дать, фирму могут оштрафовать на 5000–20 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ).
Во всех указанных случаях предполагается, что РСВ так или иначе был принят ФНС. Как правило, ошибки — и критичные, и некритичные — отсеиваются на стадии проверки соотношений или ФЛК, и расчет попросту не принимается по ТКС. Но если он бумажный, то такое отсеивание будет произведено только после принятия его налоговиками. Поэтому риск столкнуться с рассмотренными выше санкциями характерен главным образом при сдаче РСВ традиционным способом.
***
Ошибки в РСВ на уровне контрольных соотношений обычно фильтрует программа, с помощью которой заполняется расчет. Если их нет, то возможна дополнительная фильтрация на уровне формально-логического контроля, проводимого ФНС. Ошибки, которые в конечном счете проскочат при сдаче электронного РСВ (или будут обнаружены на бумажном отчете), могут стать поводом для штрафа, если приведут к занижению взносов (либо будут отражать факт отсутствия в отчете нужных персональных данных о работниках).
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Страховые взносы».