Как вести электронные трудовые книжки

Для чего нужна трудовая книжка

Все события, связанные с трудовой деятельностью гражданина фиксируются в его трудовой книжке. По ней можно увидеть, на каком предприятии трудился человек, в течение какого времени, а также его должности, переводы, награждения и т. д. То есть в книжке собирается вся информация, необходимая для формирования трудового стажа.

Бланк трудовой неоднократно менялся Правительством РФ, при этом предшествующая форма не отменялась. Именно поэтому в настоящее время применяются все формы — и от 1975 года, и самая свежая от 2003 года. Порядок ведения книжек, внесения в них записей и исправлений регулируются постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

В 2020 году начался масштабный переход от бумажных носителей информации о трудовой деятельности к цифровым. На смену бумажной книжке приходит ее электронная версия, основу которой составляет передача работодателем необходимых сведений о сотруднике в органы ПФР.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Введение электронных трудовых книжек должно происходить поэтапно. Охарактеризуем каждый из этих этапов:

1. Уведомление рабочего коллектива о возможности перехода на электронную версию трудовых. Сделать это можно путем передачи уведомлений каждому сотруднику по отдельности либо путем издания одного общего сообщения для всех. Все заинтересованные лица ставят подписи в знак того, что ознакомлены с информацией.
2. Получение от работников заявления о принятом решении. Каждый член коллектива должен написать его, чтобы работодатель мог понять, кому необходимо вернуть трудовую книжку в случае выбора электронной версии, а чью необходимо будет продолжать вести в прежнем порядке. Причем выбор в пользу бумажной книжки вовсе не означает, что работодатель не будет подавать на такого сотрудника сведения в Пенсионный фонд. Данные сведения будут представляться туда независимо от выбора сотрудника.
3. Изменение положений внутренних нормативных актов и трудовых договоров, касающихся порядка ведения и хранения трудовых книжек. Все вносимые изменения затрагивают ведение не только бумажных книжек, но и электронных. В актах нужно предусмотреть общий порядок ведения электронных книжек, обеспечение сохранности конфиденциальной информации, невозможность получения несанкционированного доступа к ней и прочие моменты.
4. Обеспечить своевременную передачу данных о передвижениях сотрудников (приемах, переводах, увольнениях) в Пенсионный фонд.

Успешно пройдя первые три этапа, работодатель начинает формировать электронную версию трудовой книжки сотрудника. Все передаваемые им данные будут накапливаться и храниться в информационной базе ПФР.

Какие программы предусмотрены для ведения электронных трудовых книжек

Сведения о кадровых перемещениях в органы ПФР представляются по форме СЗВ-ТД. В ней предусмотрено отражение следующей информации:

1. По страхователю: наименование, регномер ПФР, ИНН, КПП (при наличии).
2. По работнику: Ф.И.О., СНИЛС, выбор, сделанный им и указанный в заявлении о продолжении ведения трудовой книжке или об отказе от нее.
3. По отчетному периоду: месяц, год.
4. По трудовой деятельности: вид кадрового передвижения сотрудника (прием, перевод или увольнение); даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу; должность, вид поручаемой работы; если происходит увольнение — ссылка на норму Трудового кодекса; основание проводимого мероприятия — вид и реквизиты распорядительного или иного документа.

Как только форму утвердят, все программы по сдаче отчетов после необходимых обновлений должны будут включить ее в свою информационную базу.

Как будут передаваться данные о трудовой деятельности в ПФР и застрахованным лицам

На основании передаваемых отчетов СЗВ-ТД в базах Пенсионного фонда будет накапливаться информация по каждому человеку. Поэтому все данные должны передаваться своевременно.

В 2021 году для случаев перевода и подачи сотрудником заявления работодателю срок для СЗВ-ТД останется прежним — 15-е число следующего месяца. А вот при приеме или увольнении представить форму нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Законодательство не предусматривает серьезного наказания за несвоевременную сдачу отчетной формы. Пока что всё ограничивается предупреждениями.

Застрахованное лицо сможет получать сведения о своей трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД у работодателя по последнему месту работы, а также в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги». Кроме того, данный документ можно заказать и получить в территориальных отделениях Пенсионного фонда или МФЦ.

***

В связи с постепенным отказом от бумажных трудовых книжек у работодателя возникает множество вопросов о том, как вести электронные трудовые книжки. Для их ведения покупать и устанавливать дополнительные программные продукты не придется, достаточно обновить имеющуюся программу по отправке отчетности в контролирующие органы. В утвержденные законодательством сроки нужно отправлять данные в ПФР о перемещениях работников, их приеме на работу, увольнениях, переводах. Так будут формироваться данные о трудовой деятельности по каждому застрахованному лицу.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».