Чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной

Электронная трудовая книжка — что это такое

2020 год ознаменовался началом перехода от бумажных трудовых книжек к электронным. Начиная с 1 января каждый работодатель предлагает членам коллектива сделать выбор в пользу того или иного формата.

Если с бумажной трудовой всё более или менее понятно (при увольнении ее можно получить на руки, а при устройстве на новое место передать работодателю), то с электронными трудовыми многим разобраться сложно. Особенно это касается старшего поколения, не доверяющего современным технологиям.

Кратко охарактеризуем электронную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка — это сведения, хранящиеся и накапливающиеся в информационной системе Пенсионного фонда о трудовой деятельности застрахованного лица. Все эти сведения передают в фонд работодатели при наступлении одного из кадровых событий:

• прием на работу;
• увольнение;
• перевод;
• переименование организации или ИП-работодателя;
• установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• вынесение судебным органом решения о запрете занимать определенные должности или осуществлять некоторые виды деятельности;
• получение заявления от работника о выбранном способе ведения трудовой.

Человек не может ни потрогать электронную версию своей книжки, ни передать ее другому лицу. Все действия совершаются через обращение в ПФР.

Бумажный формуляр — всегда ли он надежнее?

Привыкшие к бумажным документам люди должны понимать, что трудовая книжка может потеряться либо пострадать от воздействия внешних факторов, как, например, пожар, наводнение или банально пролитая чашка кофе. Электронный вариант защищен от человеческой рассеянности и погодных стихий.

В свою очередь, электронные документы подвержены риску несанкционированного доступа и утечке данных в открытое интернет-пространство. И зачастую, делая выбор в пользу бумажной трудовой, люди руководствуются именно этими причинами. Однако Правительство РФ совместно с информационными специалистами обещает свести такие риски к минимуму.

Также нужно учитывать, что даже если работник выбирает бумажный вариант, это не значит, что электронные сведения не попадут в Пенсионный фонд. Они будут передаваться так же, как если бы человек выбрал электронную трудовую книжку. В этом случае работодатель просто продолжит вести бумажный формуляр трудовой с одновременной передачей сведений в фонд в установленные законодательством сроки.

При выборе сотрудником электронного формата работодатель сделает последнюю запись в трудовой о заявленном решении и передаст книжку ее владельцу.

Основные работники, совместители, работники по договорам ГПХ — есть ли отличия в ведении книжек

Работодатели хранили ранее и продолжают хранить при выборе соответствующего способа ведения бумажные трудовые книжки только тех работников, которые устроены по основному месту. Работающие по договорам гражданско-правового характера вообще не предоставляют книжки, ведь записи о такой работе вносить не требуется. То же самое касается и электронных трудовых — данные по работникам ГПХ в Пенсионный фонд не отправляются.

В трудовые книжки совместителей записи вносятся только по желанию последних, обязательным действием это не является. А вот по электронным книжкам ситуация иная. Работодатель уведомляет о переходе на ЭТК только основных работников. Внешних совместителей разрешено не уведомлять, поскольку хранение их книжек осуществляется по основному месту работы и именно там они напишут заявление о выборе способа ведения документа. Однако подавать данные на совместителя в ПФР о приеме, увольнении и наступлении прочих событий необходимо. Таким образом формируются сведения в электронном виде о работе внешних совместителей.

Что делать, если понадобится выписка из трудовой

Часто для получения различного рода льгот, субсидий, оформления кредита соответствующие органы просят представить сведения о трудовой деятельности в виде выписки. Получение выписки из книжки — вот чем отличается электронная трудовая от бумажной. Если сотрудник сохраняет бумажный документ, то при необходимости он может обратиться к работодателю, и последний либо сделает копии страниц, либо оформит выписку из трудовой на основании имеющихся в ней записей.

Если работник отказался от бумажного варианта, то работодатель сможет предоставить выписку из электронной книжки только в отношении текущего места работы. Такая форма носит название СТД-Р и делается по запросу в бумажном или в электронном виде.

По предыдущим местам работы выписку по форме СТД-ПФР лицо может сформировать на портале «Госуслуги» или на сайте Пенсионного фонда. При отсутствии компьютерной техники или доступа в интернет можно обратиться в ближайшее отделение ПФР или в МФЦ. Работники указанных учреждений подготовят запрос и при получении ответа из фонда выдадут человеку выписку из его трудовой (либо на бумаге, либо в виде электронного документа) по всем местам работы, начиная с того момента, как был выбран электронный формат ведения книжки.

***

Итак, мы постарались разобраться, чем отличается электронная трудовая книжка от обычной. И та и другая хранят в себе сведения о трудовой деятельности человека, смене им мест работы, переводах, присвоении новых профессий. Электронные сведения собираются в информсистеме Пенсионного фонда, бумажный формуляр находится у работодателя, а если человек не трудоустроен, то у самого владельца книжки.

С одной стороны, электронные трудовые защищены от внешних факторов и забывчивости людей, но с другой — технические сбои и хакерские атаки могут серьезно навредить информационным системам.

Сведения в Пенсионный фонд в электронном виде работодатели подают как на основных работников, так и на совместителей, хотя ранее записи о работе по внешнему совместительству в бумажную трудовую можно было не вносить. По работникам ГПХ сведения о трудовой деятельности не формируются.

Еще одним отличием является получение выписки для представления по месту требования. При сохранении бумажного формуляра выписку из книжки или копии страниц с заверением делает текущий работодатель. При ведении книжки исключительно в электронном формате выписку можно заказать в отделении ПФР, МФЦ либо сформировать на портале «Госуслуги» или сайте Пенсионного фонда.