Зачем нужна форма СЗВ-ТД
2020 год стал революционным в кадровом учете предприятий. Изменения внесены федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ и направлены на переход от бумажных трудовых книжек на цифровой формат хранения данных о трудовой деятельности — электронные трудовые книжки (ЭТК).
ЭТК — это база данных со сведениями обо всех кадровых перемещениях работника начиная с 01.01.2020. С 01.01.2021 для вновь устраивающихся на работу бумажные трудовые книжки не будут заводиться совсем — все данные станут фиксироваться только в электронном виде. Те, кто к этому сроку уже имеет традиционную книжку на бумаге, сможет ее сохранить и обязать работодателя продолжать вести наряду с ЭТК. То есть отказаться от ЭТК нельзя ни при каком варианте.
Каким способом будет создаваться электронная база? Именно для этой цели внедрена форма СЗВ-ТД, утвержденная постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. С 01.07.2021 года будет применяться обновленный бланк формы СЗВ-ТД, утвержденный постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п. Работодатели начиная с 01.01.2020 представляют эту форму в свой территориальный орган ПФР. С ее помощью и формируется единая база, содержащая сведения о трудовой деятельности сотрудников.
Актуальный бланк и обновленный бланк вы можете скачать у нас
Какие сведения отражаются в СЗВ-ТД
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ описывает, в каких случаях требуется отчитаться перед Пенсионным фондом о трудовой деятельности работника. Сдавать СЗВ-ТД следует в следующих ситуациях:
Из схемы понятно, что ЭТК заполняется теми же сведениями, что и привычные бумажные трудовые книжки.
Процесс цифровизации прозрачен: раньше работодатель вписывал от руки данные в бумажную книжку. Теперь эти же данные он путем заполнения СЗВ-ТД и передачи ее в ПФ РФ вписывает в электронную базу данных.
Ранее мы рассказывали об ошибках при сдаче СЗВ-ТД.
Подается форма СЗВ-ТД не на всех сотрудников, а только на тех, с которыми произошли кадровые изменения. При первой подаче сведений помимо меняющихся данных в форме СЗВ-ТД следует отразить данные, актуальные на 01.01.2020. Посредством этого постепенно данные на 01.01.2020 на всех сотрудников попадут в общую электронную базу.
У СЗВ-ТД на генерального директора есть особенности.
Таким образом, сдача СЗВ-ТД зависит от наступления или ненаступления того или иного события. В связи с этим возникает закономерный вопрос: как сдавать СЗВ-ТД, если нет изменений в кадровой жизни предприятия?
Ответ: если нет кадровых изменений, отчет СЗВ-ТД сдавать не надо.
При отсутствии изменений по персоналу нет необходимости отчитываться по форме СЗВ-ТД (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Нулевой формы СЗВ-ТД не существует.
Подробнее о нулевой СЗВ-ТД читайте в статье.
Отличия в сведениях бумажных трудовых книжек и ЭТК
Несмотря на то что ЭТК является цифровым аналогом бумажных трудовых книжек, одно важнейшее отличие все-таки имеется.
Существуют понятия «основное место работы» и «работа по совместительству». Раньше трудовая книжка должна была храниться именно по основному месту работы. В ней фиксировались данные об основном работодателе в обязательном порядке, а о работе по совместительству — по желанию работника.
Теперь в ЭТК в обязательном порядке следует показывать как изменения об основных работниках, так и о работниках, трудящихся по совместительству. Таким образом, работы, связанной с ведением трудовых книжек, станет чуть больше. К кадровым изменениям относят и изменения, произошедшие с совместителями.
Вместе с этим следует отметить, что сведения о работниках, которые трудятся по гражданско-правовым договорам, отражать в форме СЗВ-ТД не следует. ЭТК регулирует лишь трудовые отношения, а не гражданско-правовые.
Сроки сдачи СЗВ-ТД: 2021 год и отсутствие кадровых изменений
О том, какая трудовая книжка лучше - бумажная или электронная, мы рассуждали в статье
Сроки сдачи СЗВ-ТД варьируются в зависимости от наступившего события:
- при приеме и увольнении СЗВ-ТД следует подать не позднее следующего за событием дня
- при прочих кадровых изменениях - до 15 числа следующего месяца
Если не было движения кадров, СЗВ-ТД в 2020 году не представлялись. Каким образом в этом случае будет софрмирована ЭТК на таких сотрудников? Если и дальше с ними не произойдет никаких движений, то данные на 01.01.2020 не попадут в ЭТК вплоть до их увольнения?
Нет. Чтобы не получилось таких «зависших» физлиц, сведения по которым на 01.01.2020 не сформировались, была предусмотрена обязательная сдача СЗВ-ТД до 15.02.2021 со сведениями о трудовой деятельности на 01.01.2020.
Если в 2020 году в компании не было ни одного кадрового изменения и поэтому она не сдавала форму СЗВ-ТД и не представила данные, актуальные на 01.01.2020, нужно будет сдать СЗВ-ТД до 15.02.2021 на всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам, и отразить сведения на них, достоверные на 01.01.2020.
В дальнейшем при отсутствии кадровых изменений опять же не появляется необходимости отчитываться по форме СЗВ-ТД. При наступлении кадровых изменений после января 2021 года при подаче СЗВ-ТД заполнять первичные сведения на 01.01.2020 уже не требуется.
***
Форма СЗВ-ТД помогает формировать новую базу данных — ЭТК. Подается она при наличии кадровых изменений на предприятии. Если никаких движений по кадрам не было, то и представлять форму не надо. В обязательном порядке, даже при отсутствии корректировок по персоналу, по СЗВ-ТД отчитываются до 15.02.2021 — необходимо внести сведения по работникам на 01.01.2020.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Страховые взносы».