Отражение оплаты труда и налога в 6-НДФЛ: основные правила
Форма 6-НДФЛ состоит:
- Из раздела 1, в котором сведения приводятся:
- только за последние 3 месяца отчетного периода;
- строго в привязке к крайней дате перечисления налога.
- Раздела 2, в котором данные по зарплате приводятся с начала года (нарастающим итогом).
- Это данные:
- о величине оплаты труда, начисленной (в соответствии с условиями трудового договора) за месяцы, входящие в отчетный период, а также об исчисленном с нее налоге;
- размере удержанного налога за месяцы, входящие в отчетный период.
То есть отражается только та оплата труда, с которой в установленном законом порядке в отчетном периоде был удержан налог. Также в разделе 1 фиксируется удержанный налог.
Кроме того, в разделе 2 отражается дата перечисления налога в бюджет (день, следующий за днем удержания).
Таким образом, по общему правилу налог с зарплаты удерживается в месяце, который следует за месяцем ее начисления. Одно из исключений — оплата труда за декабрь. По ней налоговики разрешают удерживать налог непосредственно в декабре. Но это не единственный необычный сценарий подготовки расчета. Ознакомимся подробнее с ним, а также с перечнем других сложных ситуаций при заполнении расчета (в контексте его подготовки за 1-й квартал 2021 года).
Отражение переходящей оплаты труда за декабрь прошлого года: нюансы декабрьской зарплаты
Начнем с заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года по зарплате за декабрь.
Можно выделить:
- Оплата труда за декабрь делится на аванс (платится в декабре и никак не влияет на заполнение расчета) и основную часть (платится в январе).
В этом случае зарплата распределится по двум расчетам:- за 2020 год (где будет отражено только ее начисление, как и начисление налога)
- за 1-й квартал 2021 года (где будет отражено удержание налога — в разд. 2, перечисление — в разд. 1).
Если точнее, удержание налога с декабрьской зарплаты фиксируется в строке 140 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года.
При этом в разд. 1 будет отражена дата перевода налога в бюджет (следующий день за днем выплаты зарплаты).
- Необычный сценарий, при котором оплата труда за декабрь платится полностью в декабре.
По такой схеме декабрьскую зарплату многие компании выплачивают накануне длинных новогодних каникул.
Обратите внимание! Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ внесены изменения в сроки представления декларации. Годовую декларацию за 2020 год необходимо сдать до 01.03.2021. Расчет за 1 квартал 2021 года следует представить до 30.04.2021.
При данном сценарии налоговики рекомендуют (письма ФНС России от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@, от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@):
- в расчете за 2020 год отразить саму выплату, исчисленный и удержанный налог (скачать образец).
- в расчете за 1-й квартал 2021 года зафиксировать удержанный и перечисленный налог в разд. 1.
При этом в разд. 1 будет отражена крайняя дата перевода налога в бюджет (первый рабочий день января — 12.01.2021).
Ознакомьтесь с образцом заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал с переходящей зарплатой за декабрь.
Скачать образецБолее подробно о декабрьской зарплате в годовом отчете читайте в нашей статье «Образец заполнения формы 6-НДФЛ за год».
Рассмотрим прочие примечательные сценарии далее.
Как в расчете отражается выплата за март
Отчетный период по зарплате за март в 6-НДФЛ - 1 квартал 2021 года. И сразу можно сказать, что оплата труда, начисленная за этот месяц, фиксируется в расчете, как правило, по самому стандартному сценарию.
Так, в самом общем случае предполагается, что работодатель выплатит:
- аванс за март в самом марте (например, 20-го числа);
- основную часть зарплаты за март — в первых числах апреля (например, 5 апреля).
В этом случае нужно будет составить два расчета:
- за 1-й квартал, где в разд. 2 будет отражено начисление оплаты труда за март и налога;
- за полугодие, где в разд. 1 будет зафиксировано удержание и перечисление налога с зарплаты, а разд. 2 будет дополнен суммой удержания.
В разд. 1 будет отражена дата перечисления налога - 6 апреля.
По аналогии с декабрьскими исключениями могут ли иметь место мартовские? В данном случае не совсем уместно говорить о правовой аналогии, поскольку разъяснения ФНС, на основании которых правомерно удержание налога по оплате труда за декабрь в декабре, не носят нормативного характера. Однако если работодатель решил полностью выплатить зарплату за март в марте, как и удержать налог с нее (и отразить в расчете необычным способом, как за декабрь), он вправе ожидать, что ФНС не будет применять санкции за ошибки в отчетности.
Ознакомьтесь с примером заполнения 6-НДФЛ за 1-й квартал, если зарплата выплачена за март.
Начислена зарплаты за март - 500 000 рублей. Удержан НДФЛ с зарплаты за март 8 апреля (вместе с выплатой основной части зарплаты). Перечисление НДФЛ с зарплаты за март (на следующий день после удержания).
А здесь вы можете скачать образец 6-НДФЛ за полугодие 2021 года с отраженной в нем зарплатой за март.
Бывает, что работодатель задерживает зарплату. Рассмотрим, как она фиксируется в расчете в таком случае.
Как заполняется расчет при задержке выплаты (если зарплата начислена, но не выплачена)
Можно выделить два основных сценария заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года при задержке зарплаты. А именно:
- Работодатель имеет задолженность по зарплате и не знает, когда сможет погасить ее.
В этом случае при заполнении расчета следует применять правило начисления, отражая в ней только начисленную оплату труда (и исчисленный налог). Эти сведения подлежат отражению только в разд. 2 — за период, в котором зарплата была начислена в соответствии с оплатой труда.
То есть если зарплата начислена, но не выплачена, 6-НДФЛ за 1 квартал заполняется только в части строк 110 - 113 и 140.
Сведения по удержанному налогу будут отражены после погашения долга.
- Работодатель, имея задолженность по зарплате, погашает ее через довольно длительное время, например спустя несколько месяцев.
В этом случае предполагается, что к моменту выплаты задержанной оплаты труда у работодателя уже будет сдан расчет с указанием суммы начисленной зарплаты и налога (в разд. 2 за период, в котором она была начислена). Это означает, что о факте начисления зарплаты ФНС уже проинформирована. Необходимо сообщить налоговикам только о факте удержания налога с оплаты труда (и его перечисления в бюджет):
- добавив удержанный налог в разд. 2 расчета за период, в котором была погашена задолженность;
- заполнив разд. 1 расчета за соответствующий период.
В разд. 1 при этом показывается дата перечисления налога (следующий день после погашения).
Возможен сценарий, при котором оплата труда в отчетном периоде не начисляется вообще. Ознакомимся с особенностями заполнения расчета в этом случае.
Квартал прошел без начисления оплаты труда: нужно ли сдавать расчет
Не следует путать два сценария:
- Зарплата не начислялась только за последние 3 месяца отчетного периода.
В ситуации без выплаты зарплаты заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года может быть осуществлено, только если есть повод отразить в ней удержания по налогу, начисленному в прошлом году, — как раз тот случай с декабрьской оплатой труда.
Если отчетный период без начисления зарплаты более поздний, надо смотреть, были ли начисления ранее. Если были, расчет сдается. Как и сдается он, если в отчетном периоде были удержания по ранее начисленному налогу.
- Оплата труда не начислялась в отчетном периоде вообще.
Такой сценарий возможен, если:- к началу отчетного периода работодатель расторг все трудовые контракты (или не заключал их вообще);
- все работники в отчетном периоде находились в отпуске или на больничном и не получали зарплату (при том что все выплаты были произведены в прошлом году, как и уплачен налог).
- у работодателя заключены только гражданско-правовые договоры, выплаты по которым не производились.
При рассматриваемом сценарии без начислений зарплаты 6-НДФЛ за 1 квартал, как и за любой другой период, не сдается — только если в нем не отражены удержания налога, начисленного в прошлом году.
Возможно, вам будут полезны и интересны наши статьи:
- «ФНС обновила контрольные соотношения для 6-НДФЛ»;
- «С перечень не облагаемых НДФЛ выплат расширен»;
- «Премия в 6-НДФЛ - как отразить».
***
Главное условие правильного отражения зарплаты в 6-НДФЛ — ее верная привязка к фактам начисления выплаты (исчисления налога) и удержания (перечисления) налога. Начисление отражается в разд. 1, удержание — там же, а также в разд. 2 по мере его фактического осуществления.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».