Основные элементы формы 6-НДФЛ
Отчетная форма 6-НДФЛ, используемая российскими налогоплательщиками в 2020 году, содержит следующие основные элементы:
- Титульный лист.
Здесь фиксируются основные сведения о работодателе, как и во многих других документах налоговой отчетности. Если расчет подается уточненный, указывается порядковый номер корректировки. - Раздел 1.
Здесь фиксируются обобщенные финансовые показатели:
- начисленная зарплата работников;
- ставки НДФЛ;
- дивиденды, если они выплачиваются.
- Раздел 2.
Здесь отражаются выплаты в пользу физлиц с указанием даты их перечисления, а также уплаты НДФЛ с соответствующих доходов.
Указание даты перечисления выплат имеет ряд нюансов. Изучим их.
Новая форма 6-НДФЛ была утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Ее нужно будет использовать, начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года. За 4 квартал 2020 г. нужно будет отчитаться на прежнем бланке из Приказа от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 в последней редакции от 17.01.2018 Приказ № ММВ-7-11/18@. В статье разобраны нюансы заполнения отчетной формы за 2020 г.
Указание даты перечисления выплат в 6-НДФЛ: нюансы
В общем случае датой получения физлицом дохода, представленного заработной платой по трудовому договору, считается последний день месяца (п. 2 ст. 223 ТК РФ). Она фиксируется в строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ. Налог в данном случае должен быть удержан в тот же день.
В иных случаях налог удерживается в день фактической выплаты фирмой дохода. Например, если работник находился на больничном в марте — в 1-м квартале, а пособие по больничному получил в апреле — во 2-м квартале, то получение соответствующей выплаты и начисление НДФЛ на него фиксируется в отчетности за 2-й квартал.
Возможна и обратная ситуация, когда доход перечисляется раньше, чем наступает период пользования выплатой. Например, если человек уходит в отпуск в июле — в 3-м квартале, но работодатель перечисляет ему отпускные в июне — во 2-м квартале. Отпускные и налог на них отражаются в форме 6-НДФЛ за 2-й квартал.
Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ можно здесь.
Изучим теперь ряд наиболее примечательных фактов о применении формы 6-НДФЛ. Начнем с порядка ее представления в ФНС.
Форма 6-НДФЛ: порядок представления документа налоговикам
Новую форму 6-НДФЛ в 2021 году за 2020 г. обязаны сдавать:
- юрлица без подразделений — в ФНС по месту учета;
- юрлица с подразделениями — в ФНС по месту учета, а также по месту расположения подразделений (если ими выплачивались доходы в пользу физлиц);
- крупнейшие плательщики— в ФНС по месту учета в качестве фирмы с таким статусом или в ФНС по месту учета ее представительства.
В форме 6-НДФЛ плательщиками и подразделениями могут указываться разные показатели в реквизите «Код места по нахождению (учета)» — в соответствии с приложением 2 к Порядку, введенному приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, а также разные ОКТМО.
Изучим особенности заполнения формы при уплате фирмой НДФЛ по разным ставкам.
Форма 6-НДФЛ при начислении НДФЛ по разным ставкам: нюансы
В случае если за отчетный период в фирме осуществлялись выплаты, подлежащие налогообложению по разным ставкам, например 13% для резидентов и 30% для нерезидентов, то для каждой категории выплат с определенной ставкой заполняются отдельные листы с разделом 1. В разделе 2 фиксируются финансовые показатели по всем использованным в отчетном периоде ставкам.
Получается, что в новой форме 6-НДФЛ в 2020-2021 гг. может присутствовать столько разделов 1, сколько применяется разновидностей ставок по НДФЛ, а раздел 2 будет общим для всех перечислений.
Доход, получаемый работником организации, также может быть дифференцирован на денежный и представленный в натуральной форме. Изучим особенности отражения сведений о доходе второго типа в форме 6-НДФЛ.
О порядке расчета и уплаты НДФЛ читайте здесь.
Заполнение формы: доход в натуральной форме
Для того чтобы отразить в рассматриваемом расчете доход работника в натуральном виде, нужно:
- заполнить раздел 1, используя строки 020, 040 и 080;
- заполнить раздел 2, используя строки с 100 по 140.
То есть в целом документ заполняется так же, как и при перечислении обычной зарплаты, однако строка 080 здесь заполняться будет с более высокой вероятностью. Это возможно, если к моменту представления отчетности фирма не удержала с натурального дохода НДФЛ (например, по причине отсутствия последующих денежных выплат, за счет которых НДФЛ может быть удержан).
При выплате натурального дохода в строке 100 раздела 2 фиксируется дата перечисления такого дохода, а в строках 110, 120 и 140 — нули (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).
Заполнение формы: отражение количества сотрудников
Еще один важный нюанс работы с формой 6-НДФЛ — корректное отражение в ней количества работников, фиксируемых в строке 060:
- Количество работников должно соответствовать количеству физических лиц, которым отчитывающаяся фирма выплачивала доход с удержанием НДФЛ, а не количеству заключенных с работниками трудовых договоров.
То есть если сотрудник в рамках отчетного периода заключил трудовой договор с фирмой и получал зарплату, затем уволился, но вскоре вновь заключил трудовое соглашение и опять получал зарплату, то в форме 6-НДФЛ необходимо будет отразить, что выплаты произведены 1 физическому лицу. - В строке 060 отражается количество физлиц, которым зарплата, облагаемая НДФЛ, была начислена за отчетный период.
Возможна ситуация, при которой сотрудник, имеющий действующий трудовой договор с фирмой, в течение отчетного периода не получает доход, например если находится в длительном отпуске или на больничном. В этом случае данное физлицо не учитывается в числе указываемых в строке 060.
Как составляется трудовой договор, читайте в этом материале.
***
Форму 6-НДФЛ заполняют и направляют в ФНС ежеквартально все работодатели. В разделе 1 показатели указываются нарастающим итогом с начала года, в то время как в разделе 2 — за последние 3 месяца периода, за который подается отчетность.
Добрый день. Было выпущено несколько писем ФНС с разъяснением подобных ситуаций, частности Письма ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@, от 15.03.2016 № БС-4-11/4222@, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@. В описываемом вами случае, в отчетности за 1 квартал нужно заполнить:
Раздел 1:
Строку 020 – в ней указывается общая сумма начисленной заработной платы, включая мартовскую;
Строку 040 – в ней приводится сумма начисленного НДФЛ.
Строки 070, 080 не заполняются
При этом раздел 2 на сумму мартовской зарплаты заполнятся не будет.
В отчетности за 2 квартал нужно будет в разделе 2 указать:
В строке 100 – 31.03.18 - дата фактического получения дохода за март;
В строке 110 – 10.04.18 – дата удержания НДФЛ с дохода за март;
В строке 120 – 11.04.18 - дата перечисления налога.
В строках 130 и 140 суммы начисленного за март дохода и удержанного НДФЛ соответственно.
По поводу сдачи нулевого 6-НДФЛ есть письмо ФНС от 23.03.2016 №БС-4-11/4958.Там сказано, что в соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ 6-НДФЛ должна предоставляться ежеквартально налоговыми агентами. К таковым в частности относятся организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, облагаемые НДФЛ (п.1 ст. 226 НК РФ). Поэтому, если вы в течение первого квартала 2018 года не начисляли и не выплачивали никаких доходов физлицам, не производили удержаний и не перечисляли налог в бюджет то и форму вам сдавать не надо.
Однако часто инспекторы на местах считают, что нулевую 6-НДФЛ сдавать все-таки нужно. Я бы на вашем месте уточнил мнение вашей налоговой на этот счет. Как вариант, можете не отправлять отчет с просрочкой, а написать в налоговую письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 6-НДФЛ. В нем напишите, что ваша компания в этом году не выплачивала никаких доходов физлицам, а потому отчет 6-НДФЛ сдавать не обязана.