Выдача подотчетных сумм работникам: нормативная база
При выдаче денег под отчет сотрудникам все экономические субъекты обязаны следовать положениям нормативных актов, выпущенных ЦБ РФ:
- Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017);
- Указание Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У.
Приведенные нормативы определяют порядок работы с наличными денежными средствами.
Безналичные переводы средств в подотчет регламентируются положением ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт...» от 24.12.2004 № 266-П.
Кроме того, руководство предприятия или ИП вправе издавать собственные локальные нормативные акты, затрагивающие сложные моменты выдачи подотчетных сумм с учетом специфики работы. В подобном акте также следует прописать порядок использования выданных средств и сроки представления авансовых отчетов.
Выдача денежных средств в подотчет в наличной форме
В общих случаях деньги под отчет выдаются по заявлению сотрудника либо по приказу/распоряжению за подписью руководителя.
Из заявления или распорядительного документа должно быть понятно, кто именно получает деньги под отчет, и там же указываются цели, на которые средства будут использованы: командировочные расходы, закупку канцтоваров, прочие нужды.
Получателем подотчетных сумм может выступать как работник, устроенный по трудовому договору, так и работник, оформленный по гражданско-трудовому договору. Законодательство не содержит на этот счет каких-либо запретов и ограничений.
Наличные можно снять с расчетного счета или же взять из поступившей за день в кассу выручки.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не всякое поступление может использоваться для выдачи под отчет или иных хознужд экономического субъекта. Так, например, наличность, принятая от физлиц в качестве платежей в пользу третьих лиц (комиссионная торговля), не подлежит даже частичному расходованию. Она сдается в обслуживающий банк в полной сумме.
Подотчетные денежные средства перечисляются на карту сотрудника: нюансы
Перечислять подотчетные средства можно и на зарплатную карту сотрудника, и на другую личную карту, отличающуюся от зарплатной.
Деньги переводятся на карты сотрудников:
- для оплаты командировочных расходов;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Здесь также понадобится заявление от сотрудника с приложенными реквизитами его банковского счета или соответствующее распоряжение руководителя.
В платежном поручении указывается, что перечисляемые средства являются подотчетными.
К авансовому отчету придется приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.
СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! В унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена исключительно наличная форма выдачи подотчетных сумм. Но хозсубъект вправе самостоятельно разработать бланк авансового отчета и предусмотреть в нем иные способы выдачи денег.
Особенности выдачи под отчет при использовании корпоративных банковских карт
В последнее время всё большую популярность набирают корпоративные карты. Они привязываются по желанию клиентов либо к расчетному счету, либо к специальному карточному счету.
Для получения такой карты от сотрудника потребуется заявление. А предприятию или ИП нужно утвердить порядок ее использования. Кроме того, необходимо осуществлять учет выданных карт, регистрируя их выдачу и возврат в специальном журнале.
Передача карты работнику вовсе не означает выдачу денег под отчет. Выдача под отчет произойдет лишь в момент снятия или использования средств с карты. Использовать средства также разрешено на покрытие командировочных и иных расходов, необходимых для организации нормального производственного процесса.
Движение средств по корпоративной карте отслеживается по банковским выпискам. На их основании нетрудно понять, в каких магазинах отваривался работник — выполнял ли он поручение руководства или злоупотреблял оказанным доверием.
Бухгалтерский учет выдачи денежных средств подотчетникам
В бухучете для учета расчетов с подотчетниками предназначен счет 71. По его дебету проходят операции по выдаче средств ответственному работнику, а по кредиту определяется расход на основании авансового отчета с приложением кассовых и товарных чеков, а также других подтверждающих документов.
Разберем, какие же проводки делаются при выдаче денег подотчетному лицу:
- Выдавая наличные деньги из кассы, кассир выпишет расходный кассовый ордер, и на основании выписанного документа бухгалтер запишет: Дт 71 Кт 50.
- Факт перевода подотчетнику безналичных средств на личную карточку фиксируется проводкой Дт 71 Кт 51. Основанием для ее формирования послужит выписка из банка.
- При использовании корпоративной карты также на основании банковских выписок, подтверждающих расходование денег с нее, в бухучете появятся следующие корреспонденции счетов:
- Дт 71 Кт 51 — если карта привязана к расчетному счету;
- Дт 71 Кт 55 — если привязка идет к спецсчету.
***
Компании и ИП выдают деньги под отчет работникам из кассы наличкой или путем перевода на личную карточку безналичных денежных средств. Если у хозсубъекта нет наличной выручки, то для него предпочтительнее второй способ. Кроме того, широкое распространение получили и корпоративные карты, используемые подотчетниками исключительно для служебных целей.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».