Статус документа и требования к ККТ
Бланк строгой отчетности приравнен к кассовому чеку. Его передают покупателю в бумажном, электронном виде или с QR-кодом. Согласно ФЗ-54 от 22.05.2003 г. БСО формируют посредством онлайн-кассы. Она должна иметь фискальный накопитель и подключение к сети Интернет. Ее нужно подключить к оператору фискальных данных для передачи БСО по электронной почте или номеру мобильного телефона. Оналйн-касса должна также «уметь» печатать QR-коды.
Какие реквизиты должны быть на бланке?
Реквизиты на чеке и бланке строгой отчетности должны соответствовать требованиям ФЗ-54. Причем, эти требования для двух документов одинаковы. На них должны быть указаны:
- Порядковый номер (за одну смену);
- Наименование документа (кассовый чек или БСО);
- Наименование юридического лица или ФИО предпринимателя;
- Система налогообложения;
- Дата, время и место (адрес) расчета, при оплате проезда указывают номер и наименование ТС, а при онлайн-расчетах нужно - адрес сайта;
- ИНН;
- Признак расчета (приход, возврат, расход, возврат расхода). Приход оформляют при оплате покупателем, возврат, когда покупатель возвращает товар. Расход оформляют, когда магазин рассчитывается с подрядчиком. А, если подрядчик возвращает деньги, то оформляют расход возврата;
- Наименование товаров, услуг, количество, цена, стоимость, НДС;
- Наличный или безналичный расчет;
- ФИО лица, производившего расчет с покупателем;
- Номер ККТ при регистрации;
- Заводской номер фискального накопителя;
- Адрес страницы уполномоченного органа, где можно проверить подлинность ККТ;
- Фискальный признак документа;
- Номер телефона или адрес почты при передаче чека или БСО в электронном виде;
- Порядковый номер фискального документа;
- Фискальный признак сообщения;
- Номер смены;
- QR-код.
Иногда предприниматель или организация осуществляют свою деятельность в отдаленной местности, где могут быть проблемы со связью (интернетом) либо они работают на территории секретных объектов. В таких условиях электронная передача данных в налоговые органы не обязательна.
БСО при расчете с организациями и ИП
При продаже товаров или оказании услуг юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям в бланке строгой отчетности указывают те же реквизиты, что и при расчете с физическими лицами. Но к ним добавляется наименование покупателя (организации или ФИО предпринимателя) и ИНН клиента. При расчете за товар указывают страну его происхождения. Если используют подакцизные товары, то в БСО указывают сумму акциза. В некоторых случаях необходим также регистрационный номер таможенной декларации.
Правила применения БСО
Поскольку бланк строгой отчетности приравнен к кассовому чеку, на него распространяются те же правила. Передавать бланк покупателю или клиенту нужно в момент проведения расчетов за наличные деньги, с помощью банковской карты или других средств. Пи предоставлении покупателем электронной почты или номера мобильного телефона чек может быть отправлен в электронном виде. В отдаленной местности, где отсутствует подключение к Интернету или есть проблемы со связью, БСО выдают строго на бумажном носителе без электронного дубликата.
В некоторых случаях оплата проводится несколько раз в месяц. Например, за услуги ЖКХ, охраны, систем безопасности. В таких случаях можно формировать один БСО за месяц, в котором будет информация о производимых расчетах за весь период. Таким же образом оплачивают пассажирские перевозки, транспортировку грузов, связь, услуги по проведению культурных и массовых мероприятий. Если расчет проводится с помощью онлайн-банкинга или удаленно, то бланк строгой отчетности отправляют в электронном виде без печати на бумажном носителе.
При наличии технической возможности покупателю может быть отправлена ссылка на БСО, соответствующий всем требованиям и с необходимыми реквизитами, либо QR-код, который можно считать с помощью мобильного телефона или другого устройства. При считывании покупатель должен получить необходимую информацию о покупке или услуге в соответствии с действующим законодательством. Доступ к сервису для получения БСО должен быть бесплатным и открытым для покупателя. Распечатанный или полученный таким образом бланк строгой отчетности приравнивается к обычному кассовому чеку.
При получении средств на расчетный счет организации (за жилое помещение, коммунальные платежи) получателю необходимо передать фискальные данные в ИФНС в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления денежных средств на счет компании. Клиенту отправляют БСО по письменному запросу. Срок отправки – 5 рабочих дней с момента получения запроса. Клиент направляет запрос не позднее 3 дней с момента оплаты. Если запрос отсутствует, обязанность считается исполненной.
В процессе работы с контрольно-кассовой техникой может случиться так, что оператор фискальных данных лишится лицензии. Предприятию или ИП нужно заключать договор с новым оператором. До этого момента он может применять ККТ без передачи данных в налоговые органы. А если он продает маркированные товары, то в этот период можно не передавать сведения о продажах оператору информационных систем маркировки. Но это не означает, что информация не будет передана. После заключения договора с новым оператором нужно передать в налоговые органы и оператору информационных систем маркировки все сведения, которые не были переданы ранее.
Инвентаризация БСО
В организации проводят инвентаризацию бланков строгой отчетности перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризацию проводят в следующих ситуациях:
- По факту порчи бланков строгой отчетности;
- В случае их хищения;
- При наступлении чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия;
- При ликвидации предприятия или его реорганизации;
- При смене ответственных за БСО лиц.
Инвентаризация БСО решает сразу несколько задач. С ее помощью проводят проверку правильности ведения учета, обнаруживают ошибки. Если находят бланки, которые не были учтены, их ставят на приход.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризацию бланков строгой отчетности проводят в следующем порядке:
- Решение об ее проведении.
- Приказ о проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии. В инвентаризационной комиссии должно быть минимум 3 человека. Ее состав утверждает руководитель организации. В нее входят представители руководства компании, бухгалтерии, специалисты, чья обязанность непосредственно связана с проведением инвентаризации БСО, а также независимый аудитор.
- Пересчет бланков по номерам. Их сверяют с данными учета и вносят записи в инвентаризационную ведомость. Если обнаруживают отклонение фактических данных от сведений, содержащихся в учете, то составляют сличительную ведомость. В ней указывают все обнаруженные расхождения. При недостаче устанавливают виновных лиц. На них накладывают взыскание.
- Составление инвентаризационной описи. Она содержит колонки с фактическим наличием бланков и их количеством согласно учетным данным.
В целом инвентаризация БСО помогает обеспечивать контроль и сохранность бланков. Для нее используют бланк ИНВ-15 или документ собственной разработки, который отражает фактическое количество бланков.
Штрафные санкции за нарушение правил применения БСО
Применение БСО или кассовых чеков при расчетах с покупателями носит обязательных характер. Ошибки в работе с бланками или их невыдача приводят к штрафным санкциям со стороны ФНС. Если предприниматель или организация вообще не использовали ККТ, им полагаются следующие штрафы:
- До 50% от суммы, которая прошла мимо кассы ИП, – минимум 10 тыс. руб.
- До 100% от суммы расчетов без ККТ для юридических лиц – минимум 30 тыс. руб.
- При невыдаче предпринимателем БСО – 2 тыс. руб.
- За то же самое для юридического лица –10 тыс. руб.
Если нарушение было выявлено повторно, а его сумма превысила 1 млн. руб., то деятельность компании или предпринимателя остановят на срок до 90 дней. Для действующих организаций и ИП это чревато серьезными убытками.
Санкции применяют не только за невыдачу сотрудником компании или продавцом БСО, но и за не отправку бланка или чека в электронном виде по запросу покупателя. Если предприниматель или организация применяли контрольно-кассовую технику, которая не соответствует требованиям законодательства, нарушили порядок регистрации, сроки, условия перерегистрации, условия применения (например, неправильно указали вид расчетов, вместо оплаты по безналичному расчету указали наличный расчет), то их тоже ждут штрафные санкции.
- Для ИП –1,5-3 тыс. руб.;
- Для юридических лиц – 5-10 тыс. руб.
Получить штраф можно и за не предоставление фискальных данных по запросу налоговых органов. После замены старый фискальный накопитель хранят в течение пяти лет. При его преждевременной утилизации могут возникнуть проблемы. Налоговый инспектор отправит запрос, а у организации или ИП уже не будет накопителя. В таком случае ИП оштрафуют на 1,5-3 тыс. руб., юридическое лицо на 5-10 тыс. руб.
В 2024 г. бланк строгой отчетности приравнен к кассовому чеку. Его формируют только при помощи онлайн-кассы. Типографские бланки уже недействительны. Кассовый аппарат должен отвечать требованиям законодательства, как и фискальный накопитель. С требованиями к ним можно ознакомиться в ФЗ-54. Бланк можно передать на бумажном носителе или отправить в электронной форме по запросу покупателя (клиента). За не предоставление БСО и нарушения при использовании ККТ предусмотрены штрафные санкции.