Для чего составляется авансовый отчет
Этот первичный бланк заполняется для учета средств, которые были выданы работникам на административно-хозяйственные расходы. К примеру, на закупку ГСМ, канцтоваров, ТМЦ; на командировки; на оплату работ или услуг контрагентов.
С помощью авансового отчета сотрудник подтверждает целевой характер трат, показывает, на что именно были израсходованы средства. Для обоснования расходов к форме прикладываются подтверждающие документы, в том числе товарные или кассовые чеки, квитанции, накладные, БСО, проездные билеты. Перечень этих форм с реквизитами приводится на обратной стороне отчета.
На каком бланке составляется авансовый отчет
Унифицированный рекомендованный бланк авансового отчета № АО-1 приведен в Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Документ включает 3 раздела (лицевая сторона, расписка и оборотная сторона) и составляется в единственном экземпляре в бумажном или электронном виде.
Этот типовой бланк не является строго обязательным к применению. Компания вправе разработать и использовать собственный документ. Однако на практике бухгалтеры организаций предпочитают составлять именно общепринятую форму № АО-1, поскольку она уже содержит все необходимые реквизиты. Печать в перечень последних не входит. Все применяемые предприятием первичные формы нужно утвердить учетной политикой.
Порядок и цели выдачи подотчетных средств
Любое предприятие должно разработать ЛНА, который регулирует порядок расчетов с подотчетными работниками. Этот внутренний документ составляется в целях контроля правильности движения, целевого расходования и учета подотчетных средств. При его разработке компаниям следует руководствоваться требованиями законодательства, включая:
- Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011.
- Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 № 3210-У.
- Трудовой Кодекс РФ.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000.
В Положении о подотчете нужно отразить, какие именно виды расходов предусмотрены, на каком основании (согласно приказу или заявлению) выдаются подотчетные средства, на какой срок (к примеру, до 30 календарных дней), в каком размере и каким способом (наличными или на карту). Также нужно указать, в течение какого периода должен быть предоставлен сотрудником авансовый отчет по полученным средствам. Ранее это было 3 дня, но сейчас такой срок устанавливает руководитель по своему усмотрению, поскольку Банк России подобное требование из Указаний № 3210-У исключил.
Обязательно необходимо прописать период проверки, утверждения отчетов руководителем предприятия и срок для возврата остатка средств как от работника работодателю, так и наоборот. Перечень подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или включить в само Положение. Для удобства рекомендуется список должностей прописать в Положении о расчетах с подотчетниками, а конкретные ФИО собрать в приказе.
Как заполняется лицевая сторона документа
Авансовый отчет заполняется совместно бухгалтером предприятия и сотрудником. Документ составляется в единственном экземпляре. Данные в лицевую и оборотную части вносят бухгалтер и подотчетное лицо. Какие сведения необходимо указать:
- Краткое наименование организации и код ОКПО.
- Дату и номер отчета.
- Структурное подразделение, должность и ФИО подотчетного лица.
- Назначение выданного аванса – зависит от цели расходования средств, указывается кратко, например, «представительские расходы» или «покупка ГСМ», или «командировочные расходы» и т.д.
- Сводные данные о полученных и израсходованных суммах, входящем, исходящем остатках средств или перерасходе.
- Бухгалтерские записи в виде счетов для отражения показателей о подотчете.
- Число подтверждающих документов – указывается количество приложений к отчету для подтверждения расходов.
Вторая часть документа – это расписка. После проверки отчета ее нужно заполнить, отрезать и передать работнику. В расписке нужно указать ФИО подотчетного сотрудника, дату и № отчета, величину выданных средств, число обосновывающих траты документов.
Как заполнить оборотную сторону отчета
В таблице на оборотной стороне вносятся реквизиты документов, которые подтверждают подотчетные расходы. Информация заполняется бухгалтером и работником совместно. Сотрудник указывает:
- Порядковый номер записи.
- Дату, название и № документа – это чеки, БСО, квитанции, акты, счет-фактуры, накладные и т.д.
- Сумму по расходам – работник вносит суммы в графы 5 (рубли) и 6 (валюта). Итоговая величина расходов приводится в конце таблицы.
- Бухгалтер предприятия записывает суммы, которые приняты к учету, в графах 7 и 8. По графе 9 заполняются номера бухсчетов, которые дебетуются на соответствующие расходы.
После уточнения всех данных бухгалтер организации направляет отчет главбуху также на проверку. Затем документ передают руководителю компании на утверждение, после чего отчет возвращается в бухгалтерию и служит основанием для проведения операций в учете. Срок хранения заполненных авансовых отчетов составляет 5 лет.
Пример заполнения авансового отчета
Расскажем на примере, как заполняется авансовый отчет. Предположим, 25-ого мая 2023 компания выдала своему работнику 30 000 рублей для закупки 6 картриджей для принтеров. Входящего и исходящего остатков средств у сотрудника нет. Работник приобрел картриджи 26-ого мая и в этот же день представил отчет о расходовании средств. Подотчетное лицо вносит информацию в документ в следующем порядке:
- Лицевая сторона – указывается краткое название компании, код ОКПО, № и дата заполнения отчета. Затем нужно привести структурное подразделение, табельный №, ФИО и должность подотчетника, цель получения аванса (хозрасходы). Далее работник заполняет левую часть таблицы на лицевой стороне. Здесь указывается, сколько денег получено (30 000,00) и израсходовано (30 000,00). Правую часть таблицы позднее будет заполнять бухгалтер.
- Оборотная сторона – подотчетник приводит реквизиты кассового чека и накладной на покупку картриджей, в графе заполняет сумму (30 000,00). Эта же сумма указывается в строке «Итого». Ниже работник подписывает отчет, прикладывает к нему кассовый чек и накладную, а затем сдает документы на дальнейшее заполнение и проверку в бухгалтерию.
В ответ работнику передают расписку. Эта отрывная часть доказывает факт предоставления отчета по израсходованным средствам.