Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и допсоглашений?
Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, в котором отражается вся информация о трудовых договорах, заключенных с каждым из сотрудников предприятия. Закон не обязывает работодателей вести данный реестр, однако его наличие в кадровой службе существенно упрощает процедуру поиска информации, если на предприятии трудоустроено большое количество сотрудников по бессрочным или срочным трудовым договорам (особенно удобен такой журнал при его ведении в электронном виде).
Так, в организацию часто нанимают сотрудников, задействованных для выполнения временных работ сроком до двух месяцев (ст. 59 ТК РФ). При этом руководители, согласно ст. 79 ТК РФ, обязаны предупреждать таких работников об окончании сроков действия договоров заблаговременно, не менее чем за три календарных дня до увольнения. Если работодатель не сделает этого, он нарушит трудовое законодательство.
Срочные трудовые договоры по истечении сроков автоматически не продляются, даже если руководитель заблаговременно не предупредил об этом. Если соглашение было заключено на время выполнения определенных работ, прекращение происходит по их окончании без указания конкретных дат.
Так как в журнале отражаются сведения о датах заключения договоров и сроке их действия, не упустить нужный момент не составит труда. Причем сделать это будет намного проще, чем ежедневно изучать папки с личными делами сотрудников, т. к. кадровику достаточно ознакомиться с журналом.
Какую информацию рекомендуется включать в журнал учета трудовых договоров?
Работодатель самостоятельно определяет, в какой форме осуществлять ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений и какую информацию туда включать. Информация может размещаться как в обычной тетради, так и на листах формата А4. В этом случае рекомендуется прошить документ, пронумеровать его и скрепить подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Допускается ведение и электронного журнала, недостатком которого является лишь отсутствие подписей ответственных лиц.
Общие сведения, нужные для титульного листа журнала:
- наименование организации;
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение;
- дата начала и окончания ведения документа.
Внутри журнал обычно содержит таблицу, куда вписываются:
- дата заключения договора (допсоглашения);
- номер договора (соглашения);
- Ф. И. О. и должность сотрудника, с которым заключен договор;
- наименование подразделения, где трудится работник;
- срок действия документа (срочный, с указанием даты, или бессрочный);
- характер трудоустройства (основная работа, по совместительству и пр.);
- информация о дате прекращения трудовых отношений с указанием основания.
Можно предусмотреть место для подписей сотрудников о получении оригинала документа. Хотя это необязательно, т. к. получение работником его экземпляра договора (допсоглашения) подтверждается соответствующей распиской на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Особенности ведения журнала, срок его хранения
Обязанность по заполнению журнала возлагается на сотрудника отдела кадров или менеджера по персоналу. В процессе ведения ответственные лица должны руководствоваться следующими правилами:
- После заполнения журнала заводится новый.
- Наличие ошибок или помарок в журнале не является основанием для привлечения кадровика к ответственности или признания документа недействительным.
- По окончании ведения журнала его желательно опломбировать, опечатать и поместить в архив.
- Если срочные договоры трансформируются в бессрочные, информация об этом вносится в журнал.
- Подпись руководителя о заверке книги должна находиться сзади на обложке.
Если кадровик при заполнении журнала допускает ошибку, нужно зачеркнуть неверную информацию, вписать правильную, добавить надпись «Исправленному верить», указать дату и проставить подпись ответственного лица.
Согласно строке 695 перечня, утвержденного приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558, журналы хранятся в архиве 75 лет, после чего утилизируются.
***
Итак, журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений — это документ, оформляющийся для удобства работы кадровика и облегчающий как поиск важных сведений, так и контроль срока действия трудовых контрактов и соглашений к ним. Ведение его по ТК РФ не обязательно, но желательно из практических соображений, т. к. на предприятиях, где трудоустроены тысячи сотрудников, нагрузка на кадровую службу весьма существенна.