Что такое электронная трудовая книжка
Тема перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) до сих пор очень актуальна. Она касается всех, кто озабочен верным расчетом своей будущей пенсии, так как трудовая книжка — один из основных документов, который необходимо предъявить при назначении пенсии, а содержащиеся в ней данные влияют на определение размера выплат.
Все привыкли к традиционному бумажному варианту, который можно подержать в руках, прочитать и убедиться, что данные внесены верно. Сейчас же многие задаются вопросом, как будут выглядеть новые ЭТК, где их можно посмотреть и как ими пользоваться.
ЭТК — это база данных в электронном виде. Со своей электронной трудовой книжкой можно ознакомиться в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или же через портал «Госуслуги». Кроме того, можно запросить и бумажный вариант.
Те, у кого уже есть бумажные трудовые книжки, вправе не отказываться от них, а обязать работодателя продолжать их вести. Впрочем, этот факт не освободит работодателя от необходимости завести и ЭТК. Таким образом, по желанию работника у него может быть две трудовые книжки: традиционная бумажная и электронная. Свой выбор работники должны были уже сделать в 2020 году. Если выбрана бумажная трудовая книжка, то в любой момент можно от нее отказаться и перейти на электронный вариант. А вот обратно - с электронного варианта вернуться на бумажный - нельзя.
Как выглядят сведения в ПФР
В связи с введением ЭТК появилась необходимость в новой форме отчетности. С помощью формы СЗВ-ТД и передаются сведения в ПФР для формирования ЭТК.
Новшества в части замены бумажных трудовых книжек на новый электронный формат введены на законодательном уровне.
Введение ЭТК регламентировано законом «О внесении изменений...» от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Новая форма отчетности СЗВ-ТД и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.
Ранее мы рассказывали, как заполнить бланк СЗВ-ТД.
Актуальный бланк СЗВ-ТД вы найдете в начале статьи.
С 01 июля 2021 года вводится новый бланк сведений о трудовой деятельности
Ниже в статье разберем, каковы сроки сдачи СЗВ-ТД за 2021 году.
ЭТК — сдаем или нет?
Сведения о деятельности сотрудников в электронном формате начали формироваться с 2020 года. 2019 год — последний, когда использовался лишь бумажный вариант трудовой книжки.
Начиная с 2021 года, у впервые вышедших на работу, то есть тех, у кого нет бумажной трудовой книжки, возможности выбирать между бумажным и электронным форматом не будет. На них будут заводиться лишь ЭТК.
Поэтому первые данные ЭТК будут относиться к 01.01.2020. Данные за 2019 год в пенсионный фонд не передаются посредством СЗВ-ТД, они имеются только в бумажных трудовых книжках.
Когда и как сдать корректировку по СЗВ-ТД? Ответ - в статье
Сроки сдачи СЗВ-ТД
Срок сдачи формы СЗВ-ТД в 2021 году зависит от того, какие данные отражены в форме:
1. Увольнение и прием - сдают не позднее следующего дня;
2. Остальные кадровые изменения - до 15 числа следующего месяца.
То есть это месячный отчет.
В отличие от уже привычных отчетов данные для ЭТК надо отсылать в ПФР лишь при условии, что в отчетном месяце произошло кадровое событие. Если же такого события не было, то и сдавать ничего не надо. Другими словами, никаких нулевок по СЗВ-ТД не бывает.
В новой форме фигурируют не все работники, а лишь те, с кем произошло событие:
- прием;
- перевод;
- увольнение;
- переименование организации-страхователя;
- подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Остановимся подробнее на последнем пункте — подаче заявления.
Законодательство обязывало работодателей в 2020 году до 31 октября письменно уведомить работников — и совместителей, и работающих по ГПД также — о том, что у них есть право сохранить ведение трудовой книжки по старинке или же перейти на электронный вариант. Работник до 31.12.2020 года должен был подать заявление с изложением своего выбора работодателю.
Если работник не выразил свое желание, необходимо продолжать вести на него бумажную трудовую книжку, а также с 2021 года начать вести ЭТК. Выбор в пользу только ЭТК работник может сделать в любой момент.
То есть в 2021 году работник также может подать заявление о выборе ЭТК, есди ранее он подал заявление о выборе бумажного варианта.
Посмотрите, как отражать в отчете сотрудников, которые работают по ГПД.
Особый срок сдачи СЗВ-ТД в 2021 году
Если в 2020 году никаких кадровых изменений не происходило, то компания не отчитывалась по СЗВ-ТД. У ПФР в этом случае нет информации о рабочей деятельности сотрудников на 01.01.2020. Для корректного и полного формирования сведений о трудовой деятельности, до 15 февраля 2021 года надо было подать СЗВ-ТД с данными о трудовой деятельности на 01.01.2020 на всех, на кого ранее эта форма не подавалась.
Таким образом, крайний срок, когда сведения о рабочей деятельности работника на 01.01.2020 попали в ЭТК, 15 февраля 2021 года.
Однако ситуация, что за 2020 год не подавалась форма СЗВ-ТД - редкость. Напоминаем, что работники до 31.12.2020 года должны были подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, поэтому и сведения должны быть поданы. Впрочем отсутвие заявления не является нарушением.
***
Форма СЗВ-ТД предназначена для формирования сведений ЭТК. До 15 февраля 2021 года в любом случае необходимо сдать отчет, если ранее на сотрудника не подавали сведения СЗВ-ТД, внеся в него данные о работнике по состоянию на 01.01.2020. При приеме и увольнении отчитываемся не позднее следующего дня, при прочих кадровых событиях - до 15 числа следующего месяца.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Страховые взносы».