Порядок представления СЗВ-М за апрель
В общих случаях по форме СЗВ-М нужно отчитываться до 15-го числа следующего месяца. То есть срок окончательной сдачи СЗВ-М за апрель 2020 года — 15 мая. Форму можно сдать заранее в апреле, но лучше не торопиться. При приеме на работу нового сотрудника в конце месяца придется сдать дополнительный отчет, так как сведения необходимо представить даже в том случае, если работник проработал только один день.
Указами президента от 25.03.2020 и 02.04.2020 с 30 марта по 30 апреля для многих предприятий утвержден режим нерабочих дней, который впоследствии может быть продлен. Несмотря на это, все работодатели должны сдать апрельский СЗВ-М, даже если работники отсутствовали на рабочих местах в связи с принятыми карантинными мерами, ведь трудовые договоры не прекращали своего действия на этот период.
Официально сроки представления СЗВ-М в условиях борьбы с новой коронавирусной инфекцией не продлеваются. Однако чиновники Пенсионного фонда в письме от 17.04.2020 № НП-08-24/8051 допустили возможность не применять штрафные санкции к страхователям, опоздавшим со сдачей мартовской формы. Но для этого должны быть рассмотрены все обстоятельства пропуска срока. Насколько приведенное письмо будет применимо к апрельскому СЗВ-М, пока непонятно, необходимо ждать новых разъяснений ПФР. Как только они появятся, мы обязательно сообщим об этом нашим читателям. Пока же страхователям следует ориентироваться на дату, установленную законодательством, т. е. 15 мая.
В настоящее время ПФР настоятельно рекомендует представлять отчетность в электронном виде по ТКС независимо от численности физлиц, указанных в отчете. Рекомендации связаны с мерами по борьбе с распространением эпидемии.
Порядок и срок сдачи СЗВ-М за апрель продемонстрированы на рисунке:
В текущем полугодии СЗВ-М также нужно будет сдать за май 15 июня, а за июнь — 15 июля. Для правильного формирования отчетности, содержащей информацию о работниках, не забудьте при составлении расчета по страховым взносам за полугодие 2020 года сверить раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» с данными формы.
Конечно, желательно постараться создать СЗВ-М за апрель без ошибок, но от них никто не застрахован. И если вдруг страхователь найдет их в отправленном отчете, необходимо сразу же подать отменяющую или дополняющую форму. И лучше, чтобы это произошло до обнаружения ошибок инспекторами ПФР. Если же недочет появится при приемке сведений, подать уточненный расчет необходимо не позднее 5 рабочих дней с даты получения соответствующего уведомления.
Какие данные обязательно заполнить в форме
СЗВ-М — отчет, состоящий из сведений о сотрудниках, числящихся в фирме в отчетном месяце. Он состоит из четырех разделов, обязательных для заполнения:
При допущении ошибки в разделе 1 СЗВ-М в реквизитах компании отправить форму в электронном виде будет невозможно: программа выдаст ошибку. Страхователю необходимо устранить ее и повторить отправку заново.
Если неточности будут допущены в следующих разделах, то ошибки программа уже не обнаружит, но за них с большей долей вероятности может последовать штраф от ПФР. Поэтому нужно очень внимательно формировать все остальные части отчета.
При заполнении типа формы в разделе 3:
- После того как сдали СЗВ-М и выявили ошибку в сведениях о работнике, укажите в разделе 4 сотрудника, у которого допущена неточность. При этом в разделе 3 укажите «отмн» и отправьте дополнительный отчет. Затем создайте новый отчет с указанием кода «доп» и сформируйте правильные сведения по работнику, не затрагивая остальных.
- Если не указали сотрудника, то отправляйте форму с кодом «доп» и отразите сведения только по невключенному физлицу.
- В случае указания работника, не числившего в фирме, сформируйте сведения с кодом «отмн» и укажите в таблице только лишнего работника.
- При несдаче в срок отчета в случае отсутствия штатных сотрудников или невладения информацией, например о заключенном договоре подряда с физлицом, сдайте отчет с кодом «исхд».
В бланке отчета (разд. 4) приводятся сведения о лицах, с которыми работодатель заключил трудовые договоры и договоры ГПХ.
В-М следует заполнить и сдать, если:
- Страхователь приостановил деятельность и все работники находятся в отпуске без оплаты, отсутствуют начисления заработной платы.
- Работники находятся в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми, на больничном.
- Компания новая и не успела заключить трудовые договоры. Это не значит, что отчет нулевой и его можно не отправлять: СЗВ-М необходимо заполнить на руководителя-учредителя даже в случае отсутствия зарплаты и заключенного договора (письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721).
- Все сотрудники работают на условиях неполного рабочего дня или являются совместителями.
Если при формировании таблицы со сведениями страхователь допустит неточность (недостоверные или неполные данные), пропустит работника или укажет лишнего, то это может привести к штрафу в размере 500 руб. за каждого сотрудника, сведения по которому должны быть сданы.
За что еще наказывает ПФР данной суммой? Штраф начисляется, если:
- При отправке СЗВ-М за апрель ошибочно указали другой месяц. ПФР обоснует это как несдачу апрельской формы, поэтому ее придется сдать еще раз, и желательно успеть в установленную дату.
- Не представили отчет или представили позже срока.
Следует иметь в виду, что в случае неоплаты требования о штрафных санкциях, ПФР может взыскать их в течение 6 месяцев с даты выставления требования (а не в течение 3 лет, как при сроке исковой давности). Работодатели должны знакомиться с письмами ПФР каждый рабочий день, чтобы не пропустить важную информацию, требования или уведомления.
Какие действия необходимо предпринять при формировании СЗВ-М за апрельгода в срок сдачи
При отправке отчета СЗВ-М за апрель 2020 года в срок сдачи не забудьте сформировать и выдать каждому работающему в фирме выписку из отчета.
Кроме того, данные из сведений следует выдать обязательно:
- Сотруднику, который достиг пенсионного возраста. Выписку из СЗВ-М он должен отдать в ПФР для оформления пенсии.
- Работнику при увольнении. Если он работает по трудовому договору, то выдать в день увольнения, в случае работы по договору ГПХ — в последний день срока действия договора.
Например, в случае увольнения работника 06.05.2020 ему следует выдать выписку из отчетов в день увольнения, 6 мая, за апрель и май 2020 года с кодом «исхд».
Следует иметь в виду:
- отдавать копию всего отчета СЗВ-М нельзя, в выписке должны быть сведения, касающиеся конкретного работника;
- у работодателя должно остаться подтверждение выдачи выписки — расписка в получении, например в журнале учета выдаваемых документов сотрудникам.
По каким работникам не отражаются данные в СЗВ-М? В случае проведения работы (оказания услуги) по договору подряда такие сведения не включаются в СЗВ-М, если:
- по договору работал ИП, т. к. он сам за себя оплачивает пенсионные взносы (подп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ);
- оказывал услуги (проводил работы) иностранец, работающий за пределами России (пп. 5 и 7 ст. 420 НК РФ);
- выплаты получил студент очной формы обучения за работу в студенческом отряде (подп. 1 п. 3 ст. 422 НК РФ).
В случае оформления договора подряда с физическим лицом, по которому необходимо уплатить страховые взносы, данные по такому лицу, указываются в СЗВ-М в обычном порядке.
***
СЗВ-М заполнить несложно. В форму включают только сведения (не зависящие от зарплаты) по сотрудникам по всем договорам, действующим в отчетном периоде, по которым необходимо оплачивать страховые взносы. Однако отправлять отчет лучше всего заранее, чтобы успеть сделать исправления до окончательного дня сдачи, так как штрафы могут быть значительными при большом количестве работников.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Страховые взносы».