Как известно, на объем выплачиваемой работнику заработной платы предприятия должны начислять страховые взносы для пенсионного страхования. Во избежание затруднений при передаче сведений кадровому служащему или бухгалтеру организации необходимо знать, как правильно отчитываться по формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, каков порядок и формат их передачи, а также как сшить СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 и не подвергнуть предприятие штрафованию? Ответы на эти вопросы будут предоставлены в этой статье.
Оформление СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1
Информация по застрахованным лицам передаётся по форме СЗВ-СТАЖ всеми предприятиями, вне зависимости от их типа. Ключевым, в данном случае, является факт заключения трудового договора или же гражданско-правового договора на выполнение различного рода услуг.
Рассматриваемые отчётные формы, помимо данных о страховых лицах, должны содержать в себе также и сведения о предприятии, выступающем в роли страхователя. Их следует отразить в форме ОДВ-1. Она представляет собой сопроводительный документ, который нужно сшить вместе с СЗВ-СТАЖ.
При этом, ОДВ-1 должен содержать следующие сведения:
- Номер регистрации. В данном поле ставится номер, присвоенный страхователю ПФР.
- Идентификационный номер предприятия, КПП. Указывается код причины постановки на учет в налоговых органах, ИНН и само название юридического лица.
- Тип предоставляемых данных. Отмечается тип формы (она может быть исходная, отменяющая или корректирующая).
- Отчётный период. Здесь следует отразить периодизацию, по которой предоставляются отчётные данные.
Формат и порядок передачи отчётности
Чтобы ответить на вопрос касательно формы предоставления отчётных данных, следует исходить из штатной численности работников. Если на предприятии работает менее 25 человек, то СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 предоставляются на бумажном носителе, с приложением электронного формата на цифровом носителе.
Если же предприятие насчитывает более 25 человек, то работодатель обязан предоставить отчётность в электронном виде. Если данные будут предоставлены на бумаге, то предприятие могут оштрафовать.
Форма ОДВ-1 прикладывается к СЗВ-СТАЖ, после чего бумаги проходят процедуру подписания руководителем предприятия. По требованию управленца отчётные формы на бумажном носителе могут подписываться самим исполнителем, после чего заверяться визой руководства и скрепляться печатью.
Если работодатель не является юридическим лицом, то он обязан собственноручно заверять передаваемые сведения.
Если предприятие передаёт отчётность на бумаге, то заполненные и подписанные формы отчётности следует распечатать в двух экземплярах и пронумеровать. После этого форму СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 следует подшить друг к другу нитью, оставив два свободных края с оборотной стороны.
Далее на место прошивки следует приклеить листок бумаги, где исполнителем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 2 (два) листа». Впоследствии, директором указывается должность, ставится подпись и фирменная печать.
После этого руководителем предприятия лично (либо через представителя), отчётные материалы передаются в территориальное отделение ПФР, обслуживающее организацию.
При сдаче отчётности следует помнить о сроках. Отдельное внимание важно уделить почтовой пересылке. При таком способе передачи датой предоставления отчёта будет считаться день отправки по почтовому штемпелю.
Если же сведения отправляются в электронной форме, то день их отправки по каналам связи в адрес территориального органа ПФР и будет считаться датой предоставления. Конечно, такая операция должна быть подтверждена самим оператором ПФР.
Нужно понимать, что в процессе подготовки документации может возникнуть ряд ошибок. После выявления таковых орган ПФР может вернуть документы для устранения неточностей. В связи с этим управленцу рекомендуется заблаговременно передавать СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, не затягивая со сроками.
В дополнение к этому, следует упомянуть о возможности удалённой проверки электронного варианта ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1. Так, Пенсионным фондом России разработаны и предоставлены в открытый доступ специальные модули проверки. Соответствующее программное обеспечение управленец может найти на официальном сайте госструктуры.
Таким образом, в данной статье были рассмотрены основные вопросы, касающиеся форматов отправления ЗСВ-СТАЖ и ОДВ-1, а также нюансы их сшивания. В заключении следует повторно обратить внимание на сроки предоставления этих документов, несоблюдение которых может обернуться штрафными санкциями в отношении работодателя.