Что такое электронный документооборот и как его установить для сдачи отчетности в ФСС
Электронный документооборот — это механизм единой работы с документами в электронном виде. С Фондом соцстрахования данный документооборот регламентирован приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.
Электронный документооборот заменяет обмен сведениями на бумажном носителе. С его помощью легко и быстро можно:
- представить отчетность в электронном виде;
- оформить пособие по больничным листам;
- принять и оплатить (для пилотных регионов) электронный лист временной нетрудоспособности.
Что нужно для работы? Установить на компьютер средство криптозащиты, доверительные корневые и промежуточные сертификаты фонда, а также оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
В их программные комплексы уже включены все необходимые настройки. Остается только выбрать удобную систему и тарифный план.
Напоминаем, что в ФСС электронная отчетность по форме 4-ФСС сдается, если численность сотрудников составляет 25 и более человек. Сдают ее все работодатели, которые являются плательщиками «несчастных» страховых взносов по обязательному социальному страхованию.
В ФСС сдача отчетности в электронном виде осуществляется в срок до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Для передачи отчетности можно воспользоваться вышеперечисленными системами электронного документооборота.
Кроме того, есть сервис для отправки отчетности в ФСС на портале «Госуслуги». Достаточно прикрепить созданный файл с отчетом и подписать его ЭЦП.
На официальном сайте фонда также можно скачать бесплатную программу АРМ, сделать отчет в ней, подписать файл ЭЦП и выгрузить на шлюз приема расчета «Форма 4-ФСС с электронной подписью».
Электронный документооборот по больничным листам
В рамках действия пилотного проекта «Прямые выплаты» осуществляется электронный документооборот с ФСС по больничным листам. Данный проект введен постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. Его цель в том, чтобы расчеты и выплаты пособий проходили напрямую от ФСС к работнику.
Кроме того, с 01.05.2017 фонд запустил в работу электронные больничные листы (закон «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ). Теперь в медучреждении вместо привычного листа временной нетрудоспособности могут предложить только его уникальный номер. Этот номер и заявление на выплату пособия работник предоставляет на работу. В свою очередь, работодатель должен быть зарегистрирован в личном кабинете в Единой интегрированной информационной системе (ЕИИС) ФСС (https://cabinets.fss.ru). Войти в кабинет можно через учетную запись юрлица на портале «Госуслуги».
Суть процедуры: врач создает больничный в системе ЕИИС «Кабинет МСЭ». При этом каждому листу присваивается свой уникальный номер. По этому номеру бухгалтер работодателя ищет его в системе ЕИИС «Кабинет страхователя» и заполняет свою часть. Это сведения о стаже и среднем заработке. Далее больничный подписывается ЭЦП. Документ мгновенно поступает в отделение ФСС. Срок выплаты пособия по электронному листу в пилотных регионах — 3 дня с момента отправления. Оплата бумажного больничного листа — 10 дней.
***
Электронный документооборот с ФСС позволяет работать дистанционно. С его помощью можно быстро сдать отчетность, предоставить информацию по больничным листам, а также оформить и отправить электронные листы нетрудоспособности в фонд.