Проблемы документооборота на бумаге
Традиционный документооборот в ходе взаимодействия с удаленными работниками показывает свою громоздкость и риски, особенно при проживании сотрудников в других регионах. Основные минусы бумажных документов:
- Снижается оперативность работы при отправке бумаг по почте или курьером.
- Есть риск утраты ценной информации на бумажных носителях.
- Отсутствие универсальности и связи с программным обеспечением.
- Согласование передачи документов зачастую требует дополнительного созвона, общения через мессенджеры или e-mail.
- Бумаги обрабатываются вручную, что увеличивает риск ошибки и снижает скорость работы.
- Предприятие несет дополнительные расходы на приобретение бумаги, печать и почтовые услуги.
Для многих компаний «головной болью» является не столько наличие таких сотрудников, их оформление и выплата зарплаты, сколько правильное документирование их деятельности.
Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат
КЭДО – это кадровый электронный документооборот, который помогает улучшить взаимодействие с удаленными сотрудниками и оптимизировать бизнес-процессы. Сегодня услуги электронного документооборота (ЭДО) предоставляют десятки компаний. Между ними существует жесткая конкуренция. Организациям приходится выбирать, сравнивая условия, удобство сотрудничества и, конечно, цены.
Для правильного внедрения КЭДО необходимо пройти несколько этапов:
1. Разработка и утверждение локальных правил и документов
Отдел кадров, юристы, бухгалтерия и другие отделы совместно разрабатывают внутренние положения, по которым будет в дальнейшем работать электронный документооборот. Прописывается порядок перехода на КЭДО, сроки, виды электронных подписей и бланки документов.
2. Ознакомление сотрудников и получение от них согласия
Переход на КЭДО должен происходить в рамках Трудового кодекса, чтобы не нарушались права работников. После их оповещения о переводе на новые правила, они должны оформить свое согласие в письменном виде. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя о переводе на дистанционный формат. Отдел кадров составляет список дистанционных работников и внедряет КЭДО.
3. Внесение поправок в коллективный трудовой договор
Это требуется для правильного составления отчетности работников перед организацией в соответствии с новым законом ФЗ-389 от 31.07.2023 года. Налоговая инспекция отслеживает правильность локальных актов компании при работе на удаленке.
4. Выбор поставщика услуг КЭДО
Ориентироваться нужно в первую очередь на набор функций в предоставляемом сервисе, потом уже на цену. Важны также защищенность документооборота и электронной подписи.