Куда относятся выплаты дистанционщикам
Выплаченные удаленным работникам суммы ранее относились к затратам на оплату труда на основании п.3 ст. 255 НК РФ. Указанная статья не описывала особенности работы дистанционным способом, поэтому ФНС за неимением других вариантов давала рекомендации применять эту статью. В ней содержится информация о режимах и условиях труда: работа на Крайнем Севере, вредные производства, ночные или выходные смены и т.д. Сотрудники на удаленке фактически не имеют отношения к таким доплатам.
Компенсации дистанционным сотрудникам увязаны с удаленным местом выполнения функциональных обязанностей, поэтому нужно было устранить пробел в законодательстве. Согласно внесенным поправкам теперь суммы на возмещение затрат «удаленщиков» учитывается при расчете налоговой базы налога на прибыль в качестве прочих расходов. Для этого в ст. 264 НК РФ был введен подпункт 11.1.
Экономическая обоснованность, размер и документооборот
Согласно поправкам, сумма компенсации сотруднику на удаленке указывается в коллективном договоре или ином внутреннем документе, а также в приложении к трудовому договору. Это необходимо для экономической обоснованности отнесения расходов на затраты при расчете налога на прибыль.
Теперь работнику не требуется в обязательном порядке отчитываться перед работодателем в случае, если такие внутренние документы в организации оформлены надлежащим образом. Размер компенсации при этом согласно поправке в НК:
- не должен превышать 35 рублей за каждый день работы на удаленке;
- либо в сумме подтвержденных документами затрат «удаленщика».
Важно: при превышении расходов работника на удаленке или установлении лимита выше 35 рублей в сутки нужно обратить внимание на слово «либо» в поправке. Если выбран вариант компенсации по фактическим затратам «удаленщика», тот обязан предоставить отчетность по ним.
В качестве документов, подтверждающих затраты удаленщика, связанные с осуществлением его профессиональной деятельности, принимаются:
- документация на покупку компьютера, ноутбука, периферии – для расчета амортизации;
- чеки и договора на покупку программного обеспечения, антивирусных программ;
- затраты на пользование услугами интернет;
- расходы на офисные и канцелярские принадлежности;
- чеки и квитанции за аренду оборудования, его ремонт, доукомплектацию, способствующую повышению производительности.
Вышеуказанные расходы должны быть перечислены в трудовом договоре или внутреннем документе организации. Если этого не сделано, то на каждый новый вид расходов составляется допсоглашение к трудовому договору с указанием видов расходов, подлежащих компенсации.
Заключение
Введенные изменения направлены на устранение пробелов в законодательстве и учет особенностей дистанционной работы, включая компенсацию расходов при удаленном выполнении трудовых обязанностей. Размер компенсации теперь регулируется и может составлять не более 35 рублей за каждый день работы на удаленке или в сумме подтвержденных документами фактических затрат сотрудника.