Нормативы выдачи и предназначение справки 2-НДФЛ
Статьей 84.1 ТК РФ установлены порядок увольнения и список документов, которые работодатель должен выдать сотруднику в момент увольнения. Это справка о доходах с учетом выходного пособия за последние два года, выписка о размере страховых взносов в Пенсионный фонд, справка о стаже работы.
При увольнении справка 2-НДФЛ относится к документам, которые выдают сотруднику в последний день работы по его личному запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Сведения предоставляются безвозмездно. Справку нужно выдать в течение трех дней после запроса. Документ содержит конфиденциальная информация о конкретном сотруднике, поэтому вручают его лично.
2-НДФЛ при увольнении подтверждает наличие официальных доходов и уплату подоходного налога за предыдущий период.
Места, где эти сведения могут потребоваться:
- новое место работы с целью подтверждения своих доходов и удержаний — для назначения стандартных налоговых вычетов, иных начислений и льгот;
- налоговая инспекция — при обращении за социальным или имущественным налоговым вычетом;
- банковские организации — при оформлении кредитного договора;
- биржа труда — для регистрации в качестве безработного / поиска работы с определенным размером дохода;
- визовый центр или посольство — для оформления визы;
- госучреждения и фонды — для получения денежной или иной помощи.
Основные принципы оформления
Порядок заполнения справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Начиная с 2019 года справки для налоговой и для выдачи сотрудникам различаются и представляются на разных бланках. Документ для налоговой носит наименование 2-НДФЛ. Справки для выдачи работникам не имеют этого привычного обозначения.
В настоящей статье рассмотрена новая форма справки.
Указываются данные только о доходах, которые подлежат налогообложению.
Не учитываются:
- выходные пособия в размере 3 (6 — для Крайнего Севера) среднемесячных заработков;
- пособия декретные и по уходу за ребенком;
- компенсации за причиненный ущерб;
- иные необлагаемые суммы.
Любая компания также ежегодно до 1 марта подает в свою ИФНС сведения по форме 2-НДФЛ за прошедший год по доходам своих штатных и внештатных сотрудников, в том числе уволенных (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справка по уволенному в прошлом году работнику подается с тем же номером, под которым она была выдана в день его увольнения. Это же правило касается даты справки.
Если выясняется, что физлицо — должник перед бюджетом по подоходному налогу, справку надо подать не позднее 1 марта. Одновременно нужно сообщить о выявленном долге бывшему работнику и отправить ему копию справки (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Образец заполнения справки 2-НДФЛ
Работник Алексеев Алексей Алексеевич уволился из компании А в апреле 2020 года. Он попросил бухгалтера выдать ему перед увольнением справку 2-НДФЛ за текущий год.
В течение года Алексеевым А. А. были получены следующие доходы:
- Январь: зарплата — 42 000 руб.
- Февраль: больничный лист — 21 000 руб., зарплата — 20 000 руб.
- Март: зарплата — 42 000 руб.
- Апрель: зарплата — 23 000 руб., компенсация за отпуск — 18 000 руб., выходное пособие с превышением необлагаемой части в размере 14 000 руб.
Все перечисленные доходы облагаются по одной ставке налога — 13%.
Ежемесячно Алексееву А. А. предоставлялся стандартный вычет на первого ребенка (п. 1 ст. 218 НК РФ). В течение 2020 года сумма вычета составила 5600 руб. (1400 × 4).
НДФЛ со всех доходов удержан своевременно и перечислен в бюджет полностью в размере 22 672 руб.: (42 000 + 21 000 + 20 000 + 42 000 + 23 000 + 18 000 + 14 000 – 5600) × 13%.
Справку 2-НДФЛ можно разделить на следующие части: заголовок, место для подписи/печати и 5 разделов. Ниже представлены пояснения по их заполнению.
Пояснения по заполнению реквизитов справки и разделов 1–2
Заголовок
Заполняются реквизиты заголовка справки: за 2020 год, дата (день увольнения) — 24.04.2020.
Подписи
Здесь ставится рукописная подпись руководителя организации или сотрудника с доверенностью на право подписи.
Печать на документ можно не ставить.
Мы уже подробно писали, ставить или нет печать на 2-НДФЛ.
Раздел 1
В этом разделе проставляются идентификационные данные по организации (ОКТМО, телефон, ИНН, КПП, ее наименование в ЕГРЮЛ (строка «Налоговый агент»), форма и ИНН/КПП в случае реорганизации).
Раздел 2
Далее заполняются идентификационные данные самого работника: его ИНН (при его наличии обязательно), фамилия, имя, отчество (не сокращая, в соответствии с паспортом), статус налогоплательщика (резидент — 1, нерезидент — 2), дата рождения, гражданство (код страны), данные удостоверяющего документа (код, серия и № документа).
Пояснения по заполнению разделов 3–5
Разделы 3 и 4
В справке 2-НДФЛ по уволенному сотруднику помесячно отражаются (ст. 216 НК РФ):
- все доходы с начала года по месяц увольнения — в разделе 3;
- суммы предоставленных в течение года вычетов — в разделе 4.
Коды доходов и вычетов установлены в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. С 01.01.2018 внесены дополнения в Перечень кодов доходов (приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820). Один из вновь появившихся кодов, 2014, предназначен для выходных пособий и компенсаций, исчисляемых на основе среднего месячного заработка.
Коды по выплатам Алексеева А. А. в 2020 году такие: зарплата — 2000, бюллетень — 2300, компенсация за неиспользованный отпуск — 2013, превышение необлагаемого выходного пособия — 2014. Все эти коды проставляются в строках справки в разделе 3 в соответствии с месяцем выплаты, а в соседней графе указывается сумма выплаты.
В разделе 4 напротив кода стандартного вычета на первого ребенка 126 ставим единую сумму предоставленных за год вычетов, не разбивая их помесячно.
Раздел 5
Здесь показываются итоговые суммы дохода и налоговой базы (доходы минус вычеты) за весь период и исчисленного, удержанного с этих доходов и перечисленного в бюджет подоходного налога за весь год.
Посмотреть и скачать образец заполнения 2-НДФЛ при увольнении за 2020 год можно в начале статьи.
***
Справка 2-НДФЛ при увольнении выдается сотруднику по запросу (устному или письменному) в последний день его работы в требуемом им количестве экземпляров.
Справка подтверждает наличие и размеры доходов и уплату подоходного налога за предыдущий или текущий периоды.
Этот документ необходим при назначении налоговых вычетов, иных начислений и льгот на новом месте работы, при заключении кредитного договора с банком, оформлении визы и в иных жизненных ситуациях.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».