Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ (2020 - 2021)

Общие правила заполнения формы 6-НДФЛ

Правила заполнения в 6-НДФЛ раздела 1 прописаны в приказе ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Расчет представляется за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Все показатели в разделе 1 показываются суммарно по всем физическим лицам, получившим в отчетном периоде доход. Раздел состоит из двух частей.

Первая часть, строки 010–050, содержит информацию о налоговой ставке, доходах, вычетах и сумме налога. Данные представляются за весь прошедший с начала календарного года период. При выплате в отчетном периоде доходов, облагаемых по разным ставкам, блок заполняется столько раз, сколько применялось ставок НДФЛ.

Во второй части, строках 060–090, указывается общее количество человек, которым выплачивались доходы, и данные об удержании и возврате налога. Представленные здесь сведения информируют обо всех примененных в текущем году ставках НДФЛ. Поэтому эти строки заполняются только один раз, на первой странице раздела.

Какие показатели заполнить нарастающим итогом

НДФЛ исчисляется нарастающим итогом с начала календарного года. В 1-м разделе 6-НДФЛ отражаются сводные данные по всем начисленным за отчетный год доходам, исчисленным и удержанным с них сумм НДФЛ. Соответственно, в разделе 1 6-НДФЛ нарастающим итогом заполняются все суммовые показатели: строки 020–050 и 070–090.

В строке 020 отражается совокупный налогооблагаемый доход, исчисленный в отчетном периоде. Сумма выплаченных на отчетную дату дивидендов выделяется из строки 020 в строку 025. Строка 030 отражает накопленную с начала года сумму предоставленных вычетов. В строках 040, 045 суммируется исчисленный за отчетный период НДФЛ. Уплаченная в течение календарного года сумма фиксированного авансового платежа записывается в строку 050. В строках 070, 080, 090 аккумулируется удержанный, не удержанный и возвращенный в отчетном периоде НДФЛ соответственно.

Как определить сумму доходов

Определение суммы начисленного дохода — одна из сложностей, возникающих при заполнении 1-го раздела 6-НДФЛ. Дело в том, что понятие «начисленный доход» в бухгалтерском учете отличается от норм гл. 23 НК РФ. Определять сумму доходов, которую следует включить в расчет, необходимо руководствуясь ст. 223 НК РФ.

Например, заработная плата отражается в разделе 1 в периоде ее начисления, как и в учете, а оплата больничных и отпускные — в периоде выплаты. Материальная выгода — в периоде ее начисления, при этом в бухучете такое понятие вообще отсутствует.

Оплата по договорам ГПХ попадает в отчет при выплате денег. При этом не имеет значения, выполнены работы или перечисляется аванс. И наоборот, завершенные, но не оплаченные работы в разделе 1 не показываются.

Дату получения дохода в натуральной форме следует определять по нормам ГК РФ: доход возникает в момент перехода права собственности.

Минфин и ФНС долго не могли определиться с порядком включения в раздел 1 6-НДФЛ премий. Согласно последней версии ведомств разовые премии, не связанные с результатами труда, включаются в расчет на дату выплаты, ежемесячные премии за результаты работы учитываются вместе с зарплатой, квартальные и годовые — на дату приказа о премировании.

Очевидно, что данных бухучета для подготовки расчета по форме 6-НДФЛ недостаточно — всю необходимую информацию следует брать из специальных налоговых регистров по налогу. Ведение таких регистров предусмотрено п. 1 ст. 230 НК РФ.

Заполнение строк 010–050

Заполнение начинается с указания в строке 010 ставки налога, по которой производилось налогообложение доходов.

Далее по строке 020 отражается общая сумма начисленного за отчетный период налогооблагаемого дохода, относящегося к ставке из строки 010. Выплаты, которые в соответствии со ст. 217 НК РФ полностью не облагаются, в строке 020 показывать не надо.

В строке 025 отражается сумма выплаченных дивидендов.

Если к налогооблагаемому доходу применялись вычеты, их сумма нарастающим итогом записывается в строку 030. В строке учитываются все виды вычетов. Сюда же включается необлагаемая часть стоимости подарков и призов. Перечень налоговых вычетов можно найти в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Показатель не может быть больше налоговой базы.

В строку 040 записывается сумма исчисленного налога по соответствующей ставке. Показатель рассчитывается по формуле: (стр. 020 − стр. 030) × стр. 010.

В строке 045 дополнительно показывается налог с дивидендов, равный стр. 025 × стр. 010.

Завершает блок сумма фиксированного авансового платежа, которую надо указать в строке 050. Строка заполняется работодателями иностранцев, работающих на основании патента и имеющих право уменьшить НДФЛ на суммы произведенных по патенту платежей (ст. 227.1 НК РФ). Сумма не может превышать показателя в строке 040.

Заполнение строк 060–090

В строке 060 указывается, сколько человек получили доход в отчетном году. Каждый гражданин учитывается единожды, вне зависимости от видов полученных доходов и числа его приемов на работу и увольнений.

Строка 070 содержит информацию о сумме налога, удержанного при выплате дохода с начала года. Сюда включаются только те суммы, которые были реально удержаны при фактической выплате. Так, например, суммы НДФЛ с оплаты труда, начисленной в последний день отчетного периода, но еще не выплаченной, показываются в строке 040, а в 070 не включаются.

Если при выплате дохода нет возможности удержать налог, неудержанная сумма отражается в строке 080. Следует учитывать, что НДФЛ с невыплаченной за последний месяц периода зарплаты в этой строке не показывается. Информацию о неудержанном в течение календарного года налоге надо сообщить в инспекцию до 1 марта следующего года.

Последняя строка 090 отражает сумму возвращенного физлицу НДФЛ, который ранее был излишне удержан. Излишние удержание может возникнуть, например, в связи с заявлением налогоплательщиком права на вычет.

Пример заполнения раздела 1 формы 6-НДФЛ

Рассмотрим, как заполняется 1 раздел 6-НДФЛ, на примере.

В учете ООО «Родник» за 2020 год по всем физлицам собраны следующие данные:

• начислена заработная плата 3 119 000 руб., в том числе не выплачено на отчетную дату 450 000 руб.;
• начислена оплата больничных листов 7 500 руб., в том числе выплачено 3500 руб.;
• выплачено по договорам ГПХ с физическими лицами 325 000 руб., в том числе по завершенным работам 320 000 руб., предоплата 5000 руб.;
• в 4-м квартале участникам ООО (резиденты РФ) выплачены дивиденды, начисленные по решению собрания  — 350 000 руб.;
• выданы подарки стоимостью 53 000 руб., в том числе один подарок 3000 руб. и два по 25 000 руб., все подарки выданы разным сотрудникам;
• предоставлены стандартные вычеты 25 200 руб.;
• количество человек, получивших доход, 8;
• неудержанный НДФЛ 6 370 руб.;
• удержанный НДФЛ 525 231 руб.

В раздел 1 формы 6-НДФЛ за год ООО «Родник» запишет следующие показатели:

• строка 010 – 13%;
• строка 020 — 3 847 500, то есть: 3 119 000 + 3500 + 325 000 + 350 000 + 50 000 (в расчет не включаются неоплаченные больничные листы и подарки, стоимость которых не превышает 4000 руб.);
• строка 025 — 350 000;
• строка 030 — 33 200 (25 200 + 4000 × 2) — к сумме вычетов прибавляется необлагаемая часть стоимости двух подарков;
• строка 040 — 495 859, то есть (3 847 500 − 33 200) × 13%;
• строка 045 — 45 500, то есть (350 000 × 13%);
• строка 060 — 8;
• строка 070 — 525 231;
• строка 080 — 6370.

Как выявить и исправить ошибки

Проверить своими силами правильность составления расчета по алгоритмам налоговой инспекции можно с помощью писем ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 и от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216. Содержащиеся в них контрольные соотношения позволяют выявить не только несогласованность показателей внутри формы 6-НДФЛ, но и сверить расчет со справками 2-НДФЛ.

Что делать, если в представленной форме 6-НДФЛ в разделе 1 ошибок избежать не удалось? Если неточность привела к неправильному отражению суммы налога или иных сведений, придется подать уточненный расчет. Законодательство обязывает налоговых агентов откорректировать представленные данные вне зависимости от того, как повлияло искажение на заявленную сумму налога. Такая норма содержится в п. 6 ст. 81 НК РФ.

При подготовке уточненки надо иметь в виду, что, если после отправки формы за год была обнаружена ошибка, сделанная в отчете за полугодие, надо сдать трие корректировки: за полугодие, 9 месяцев и год соответственно (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329). Это связано с заполнением показателей в разделе 1 нарастающим итогом.

Санкции за ошибки в форме 6-НДФЛ

Налоговых агентов, представивших неправильные сведения, инспекторы вправе привлечь к ответственности по п. 1 ст. 126.1 НК РФ. Штраф за неточности в форме 6-НДФЛ составит 500 рублей за каждый содержащий неверную информацию документ. При этом п. 2 той же статьи освобождает от наказания, если налоговый агент самостоятельно исправил ошибки до их обнаружения налоговиками.

Налоговое ведомство в письме «О налоговой ответственности налоговых агентов» от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 отметило, что в законодательстве нет термина «недостоверные сведения», поэтому под действие ст. 126.1 НК РФ подпадают любые неточности в расчете. Вместе с тем ФНС указывает, что, если бюджет в результате допущенных ошибок не пострадал, штраф может быть снижен на основании п. 1 ст. 112 НК РФ.

***

В разделе 1 формы 6-НДФЛ отражаются обобщенные показатели о суммах начисленного налогооблагаемого дохода, исчисленного и удержанного с него налога. Данные в форму переносятся из специальных регистров по учету НДФЛ. Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года. Выплаты, которые полностью не облагаются НДФЛ, в разделе 1 не отражаются.

Выявить допущенные в отчете ошибки помогут контрольные соотношения, опубликованные в письмах ФНС. Искажения в уже отправленной отчетности можно исправить путем подачи уточненного расчета.

Если искажения в отчете не привели к недоплате налога, штраф может быть снижен. Санкций не будет, если представить корректировку раньше, чем налоговая выявит нарушение.

Еще больше материалов по теме — в рубрике "НДФЛ".