Что такое среднесписочная численность работников
Термин ССЧ (среднесписочная численность) работников обозначает среднее количество специалистов, которые работали в компании за определенный период. Можно посчитать ССЧ за месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год.
Ранее все организации подавали в налоговую инспекцию сведения о ССЧ. С 2021 такого отдельного отчета нет, а информация представляется в ИФНС в составе формы РСВ. Данные указываются в специальном поле на титульнике документа. При этом уже действующие компании заполняют сведения за соответствующий отчетный (расчетный) период. А вновь зарегистрированные фирмы рассчитывают показатель за время с даты создания по дату завершения отчетного (расчетного) периода.
Очень важно правильно определять ССЧ. Показатель среднесписочной численности пригодится бизнесу в следующих ситуациях:
- Для определения способа представления отчетности в контрольные органы – представлять в электронном виде декларации и расчеты обязаны налогоплательщики с численностью персонала более 100 чел. Подавать через интернет РСВ, ЕФС-1 и данные по НДФЛ обязаны компании с численностью специалистов от 10 чел.
- При вычислении сумм прибыли, налога к уплате, которые приходятся на организацию и ее обособленные подразделения в соответствии с требованиями статьи 288 НК РФ.
- В целях подтверждения права на освобождение от НДС операций по пункту 3 статьи 149 НК РФ (определяется ССЧ инвалидов).
- Для составления статистических форм, к примеру, отчета П-4, который обязаны подавать юрлица, не являющиеся СМП, и НКО, за исключением тех, чья средняя численность персонала за последние 2 года не превышает 15 работников. В расчете учитываются специалисты, привлеченные по договорам ГПХ и по совместительству. Указанная форма подается в Росстат каждый месяц в срок с 1-ое по 15-ое число за прошедшим периодом.
- Для определения права на использование пониженных ставок по страховым взносам (по статье 427 НК РФ).
- Для причисления компании к субъектам малого предпринимательства или среднего – в соответствии с категориями по статье 4 Закона № 209-ФЗ от 24.07.2007 ССЧ не должна превышать 100 человек (для малых предприятий), 250 человек (для средних предприятий).
Обратите внимание! Помимо показателя ССЧ есть показатели списочной численности и средней. В списочной учитывают всех сотрудников, кто трудится в компании по основному трудовому договору. Не имеет значения, был ли человек на больничном, в отпуске, в декрете. В среднюю численность включают сотрудников по договорам ГПХ и внешних совместителей.
Как рассчитать ССЧ
Порядок расчета ССЧ определен в пункте 74 Приказа Росстата от 30.11.2022 N 872. На его основании при расчете ССЧ за месяц нужно просуммировать показатели списочной численности за каждый день, включая выходные и праздники. Полученный результат делится на количество дней (календарных) в соответствующем месяце.
Такой расчет выполняется согласно данным ежедневного учета списочной численности компании. Информация уточняется в соответствии с кадровыми документами. Это табеля учета времени работы, приказы о приеме персонала, об увольнении, переводах и т.д. Показатели ССЧ можно вычислять с двумя десятичными знаками. Не все сотрудники списочного состава включаются в ССЧ. Так, согласно пункту 77.1 Указаний по Приказу № 872 не учитываются при расчете среднесписочной численности следующие сотрудники:
- Женщины, которые находятся в отпуске по БиР (беременность и роды).
- Работники, которые оформлены в отпуске по уходу за детьми, за исключением тех, кто трудится на дому или на неполном времени работы с сохранением права на пособие.
- Сотрудники, которые проходят обучение или проходят экзамены при поступлении, и находятся в неоплачиваемых учебных отпусках.
Кроме того, по информации Росстата не учитываются при определении ССЧ работники, которые были призваны по мобилизации, а также отправились на службу как добровольцы. Такие лица включаются при расчете списочной численности как целые единицы, но не учитываются при расчете ССЧ.
Обратите внимание! При расчете ССЧ не учитываются совместители внешнего характера (пункт 76 Указаний по Приказу № 872). Внутренние совместители включаются как один работник.
Среднесписочная численность работников: формула расчета
Таким образом, исходя из положений Приказа № 872, для расчета ССЧ сначала требуется определить показатели списочной численности персонала за каждый день. После можно вычислить ССЧ за месяц, а уже затем, при необходимости, за другой период – квартал, 9 месяцев, полугодие или год.
При расчете показателя ССЧ за месяц формула такая:
- ССЧ за месяц = Сумма списочной численности по каждому дню / Количество дней (календарных) в этом месяце.
При расчете показателя ССЧ за год формула такая:
- ССЧ за год = Сумма ССЧ за все месяцы года / 12.
Пример расчета ССЧ за месяц
Допустим, нужно рассчитать ССЧ за июнь 2023. По состоянию на 01.06.2023 в компании числится 24 сотрудника. Из них 2 – на неполном рабочем времени с отработкой в июне 198 часов. С 15-ого июня одна сотрудница ушла на больничный по БиР (в декрет), на ее место был принят другой специалист с 19-ого июня 2023. По производственному календарю в июне 168 рабочих часа (при 40-часовой трудовой неделе).
Для расчета ССЧ сначала нужно определить показатели списочной численности за каждый день. При этом численность сотрудников на неполном времени работы будем вычислять отдельно. Таким образом показатели списочной численности специалистов с полной занятостью по дням будут следующие:
- С 01.06.2023 по 14.06.2023 – 22 чел.
- С 15.06.2023 по 18.06.2023 – 21 чел.
- С 19.06.2023 по 30.06.2023 – 22 чел.
ССЧ за июнь = (22 чел. х 26 дн. + 21 чел. х 4 дня) / 30 дн. = 21,86 чел.
Средняя численность сотрудников на неполном времени работы = 198 час. / 168 час. = 1,18 чел.
ССЧ за июнь всего = 21,86 чел. + 1,18 чел. = 23,04 чел.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы определить ССЧ за год, нужно сначала рассчитать показатели ССЧ за каждый месяц. А потом поделить полученный результат на 12.
Например, в организации ССЧ за январь-август по 24 чел., за сентябрь – 28 чел., за октябрь-декабрь по 30 чел. Тогда расчет будет такой.
ССЧ за год = (24 чел. х 8 мес. + 28 чел. х 1 мес. + 30 чел. х 3 мес.) 12 мес. = 25,83 чел.
Обратите внимание! Если предприятие зарегистрировано не с начала календарного года, а позже, или у компании сезонный характер работы, показатель ССЧ за неполный месяц вычисляется при помощи деления суммы списочной численности за соответствующие календарные дни месяца на общее количество календарных дней в этом месяце. При вычислении ССЧ за год нужно делить сумму ССЧ (за фактически отработанные в году месяцы) на 12.
Отчетность по среднесписочной численности – какие изменения в 2023
Начиная с 2021 года, отдельный отчет по ССЧ в налоговые органы уже не подается. Эти данные теперь следует указывать в РСВ (расчет по страховым взносам.) Соответствующая строка содержится на титульнике формы. При этом, если у предприятия есть обособленные подразделения, то ССЧ приводится при заполнении РСВ головной компании, а по ОП не заполняется.
Кроме того, данные по среднесписочной численности нужно указывать в форме ЕФС-1, а именно в разделе 2. В соответствии с порядком заполнения показатель определяется за период с начала года, значение округляется до целого числа.
В прошлом году ССЧ нужно было приводить в расчете 4-ФСС. С 1-ого квартала 2023 года этот отчет утратил свое действие в связи с объединением ФСС и ПФР в единое учреждение Социальный фонд России. Из-за изменения структуры государственных органов обновилась и отчетность по взносам. В том числе аннулировали расчет 4-ФСС, который ранее предприятия подавали по «травматизму». Начиная с 2023 года, эти сведения нужно предоставлять в составе формы ЕФС-1 в разделе 2.
Таким образом, последний отчет 4-ФСС подавали по итогам 2022 года. С 1-ого квартала 2023, все страхователи, за исключением применяющих АУСН, обязаны предоставлять форму ЕФС-1. Этот документ подается в территориальное отделение СФР в установленные сроки, которые зависят от состава отчета и основания предоставления. В частности, требования такие:
- При подаче подразд. 1.1 в случае приема специалиста на работу или увольнения – отчитаться требуется не позже рабочего дня за датой издания соответствующего приказа.
- При подаче подразд. 1.2 и, при необходимости, подразд. 2 из разд. 1 – подать сведения в общих случаях требуется до 25-го января.
- При подаче подразд. 3 или разд.2 – отчитаться требуется до 25-го числа месяца за отчетным периодом.
За нарушение сроков подачи ЕФС-1 придется заплатить по 500 руб. за каждого работника при несвоевременном представлении персонифицированных сведений. Исключение – данные о стаже специалиста (статья 17 № 27-ФЗ от 01.04.1996).