В случае, когда личные данные работника поменялись сразу после сдачи справки 2-НДФЛ, организация может выдать сотруднику справку с обновленной информацией (см. письмо ФНС от 27.03.2018 № ГД 4-11-/5667@). Каких-либо негативных последствий для фирмы при этом не возникнет.
На работодателей как налоговых агентов, согласно ст. 230 НК РФ, возложена обязанность предоставлять в налоговые органы информацию о суммах полученного работником дохода, а также начисленном и удержанном НДФЛ в срок до 1 марта после окончания налогового периода (года). Форма и порядок представления указанных данных закреплены приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Согласно положениям этого приказа личные данные работника вносятся в форму на основании документа, удостоверяющего личность сотрудника.
При этом возможна ситуация, что данные документа, удостоверяющего личность работника, изменяются уже после предоставления справки 2-НДФЛ в налоговые органы. При этом если по запросу работника, полученному после сдачи отчетности, для него формируется справка за прошлые периоды, то в ней указываются актуальные на момент запроса данные. Корректировку в ИФНС в таком случае сдавать не нужно.