Порядок заполнения книги покупок - образец

Зачем нужна книга покупок?

Документ, о котором идет речь, используется налогоплательщиком:

1. Для учета счетов-фактур, полученных от продавцов.
2. Для учета счетов-фактур, выписанных самим налогоплательщиком. Например — для учета авансовых фактур, дублируемых в книге покупок при отгрузке предоплаченного товара.
3. Для учета различных корректировочных счетов-фактур.
4. Для учета прочих документов, имеющих отношение к НДС, например:

• платежных поручений, справок и прочих финансовых документов, на основании которых оформляется счет-фактура (например, авансовая — по факту получения предоплаты);
• актов о введении имущества в состав уставного капитала;
• бланков строгой отчетности по расходам работников в командировках.

Главное практическое предназначение счета-фактуры — использование документа в качестве основания для вычетов по НДС. Суммы входного НДС, зафиксированные в книге покупок, впоследствии дублируются в налоговой декларации за период, по которому заявляется вычет.

Означает ли это, что ведение книги покупок обязательно, наряду с составлением декларации?

Обязательно ли применять книгу покупок?

Книга покупок — это не налоговая отчетность и не первичка. Однако ФНС при проверке декларации действительно во многих случаях запрашивает у налогоплательщиков и книгу покупок, чтобы сравнить данные, и считает, что это правомерно (письмо ФНС России от 10.08.2015 № СД-4-15/13914@).

При этом многие суды указывают, что отсутствие книги покупок или отказ в ее предоставлении ФНС — не повод применять к налогоплательщику какие-либо санкции (постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.04.2002 № А56-28416/01, постановление ФАС Уральского округа от 09.04.2009 № Ф09-1830/09-С3 по делу № А60-25693/2008-С8, постановление АС Восточно-Сибирского округа от 13.04.15 № А19-12487/2014, решение Арбитражного суда Тамбовской области от 19.04.2016 по делу № А64-5456/2014).

Вместе с тем, вести саму книгу — нужно, поскольку декларация по НДС должна заполняться по данным, содержащимся именно в этой книге (п. 5.1 ст. 174 НК РФ). Есть прецеденты, свидетельствующие о том, что вычет по НДС суд может назначить только лишь на основании данных по книге покупок — при отсутствии счетов-фактур (постановление ФАС Центрального округа от 05.12.2012 по делу № А54-1629/2012).

Рассмотрим общий порядок заполнения документа и ознакомимся с образцом книги покупок 2018 года.

Как заполнить книгу покупок: общий порядок внесения записей

В самом общем случае в книге покупок фиксируются:

• в графе 1 — порядковый номер сделки купли-продажи, в рамках которой оформлен счет-фактура;
• в графе 2 — код операции по перечню, введенному приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@;
• в графе 3 — реквизиты счета-фактуры по сделке;
• в графах с 4 по 6 — сведения о корректировочных счетах-фактурах;
• в графе 7 — сведения о платежном поручении на уплату налога либо на оплату счета-фактуры;
• в графе 8 — дата постановки купленного товара на учет;
• в графах 9, 10 — наименование, ИНН, КПП (при наличии) продавца;
• в графах 11 и 12 — сведения об участнике сделки в статусе посредника (агента);
• в графе 13 — регистрационный номер декларации, выданной на таможне (при импорте из стран, входящих в ЕАЭС);
• в графе 14 — название и код иностранной валюты, в которой был осуществлен расчет по сделке;
• в графе 15 — стоимость товара по сделке (включая НДС);
• в графе 16 — конкретно сумма НДС к вычету.

Книга покупок составляется ежеквартально. Документ в бумажном виде утверждается руководителем до 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом.

Ознакомиться с образцом заполнения книги покупок 2018 года вы можете у нас — по ссылке ниже.

Скачать образец книги покупок

Важно вести книгу покупок с применением актуальной формы. Сейчас действует та, что введена постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 01.02.2018. В структуре и в порядке заполнения книги покупок, которые определены данным нормативным актом, появились заметные новшества в сравнении с правилами, действовавшими в более ранних редакциях.

Что нового в правилах ведения книги покупок?

Речь идет об изменениях:

1. В структуре документа.

В действующей структуре книга была утверждена еще постановлением 1137 в редакции от 19.08.2017. В документе, в частности, появились графы:

• для указания сведений об экспедиторах и лицах, которые выполняют функции застройщика — как о посредниках (графы 11 и 12);
• для указания регистрационного номера таможенной декларации при импорте товаров (графы 3 и 13, отражается также в строке 150 раздела 8 декларации по НДС).

2. В правилах заполнения книги покупок.

Такие изменения можно разделить на две категории:

• изменения в редакции постановления 1137 от 19.08.2017;
• изменения в редакции от 01.02.2018.

И те, и другие изменения в правилах ведения книги покупок стоит рассмотреть подробнее. Новшества в порядке заполнения книги, ставшие актуальными еще в 2017 году, до сих пор многим налогоплательщикам непривычны.

Новые правила формирования книги: принципиальные отличия от прежнего порядка

Более других обращают на себя внимание следующие носящие принципиальный характер новшества:

1. В заполнении графы 3.

Если налогоплательщик импортировал товар из государства, не входящего в ЕАЭС, то в графе 3 он фиксирует регистрационный номер декларации, оформленной на таможне.

Аналогичные сведения указываются при импорте товаров в Калининградскую область и получении вычета на основании п. 14 ст. 171 НК РФ (но при этом графы с 4 по 9 и с 11 по 15 не заполняются).

Сведения по нескольким декларациям разделяются точкой с запятой.

Если товар импортирован из другой страны ЕАЭС, то в графе 3 фиксируются реквизиты (номер, дата составления) заявления об импорте и уплате косвенных налогов (с отметками о перечислении НДС в бюджет).

Продавцы, реализующие товары по предоплате лицам, которые не уплачивают НДС, теперь указывают в графе 3 сведения о финансовом документе, который до того зарегистрирован в книге продаж, как основание для выписки счета-фактуры на аванс.

2. В заполнении графы 13.

Здесь фиксируется регистрационный номер декларации, выданной на таможне при реализации импортированных товаров, если их декларирование предусмотрено нормативными актами ЕАЭС. Если деклараций несколько, то приводятся сведения по каждой из них и разделяются точкой с запятой.

Графа не заполняется при регистрации сведений по корректировочным (и исправленным корректировочным) счетам и при регистрации авансовых счетов.

Заполнение книги покупок: прочие изменения

К числу прочих заметных новшеств в порядке формирования книги покупок отнесем:

• появление возможности указывать в одной ячейке формы реквизиты нескольких документов (или иные значимые сведения) по одной сделке одновременно — через точку с запятой (например, в тех же графах 3 и 7);
• появление возможности отражать в книге единые корректировочные счета-фактуры (при отражении которых не заполняется графа 4);
• исчезновение возможности вносить корректировки в основной лист книги по завершении квартала (теперь это нужно делать, заполняя дополнительные листы — с последующей сдачей уточненки по НДС).

Есть изменения в правилах формирования записей книги покупок, которые правомерно назвать новейшими. Они были введены в действие постановлением 1137 в редакции от 01.02.2018. Связаны данные новшества, главным образом, с оформлением вычета по НДС в рамках системы такс-фри.

Основной принцип системы такс-фри заключается в том, что налог, уплаченный иностранным гражданином при покупке товаров в России, может быть возвращен им при выезде из РФ. В свою очередь, продавец таких товаров, уплативший НДС (за иностранного покупателя де-факто), вправе включить сумму налога в вычет.

Изменения в книге покупок с апреля: отражаем вычет по такс-фри

Основной объект учета в данном случае — не счет-фактура, а кассовый чек, выданный иностранному гражданину, который не является плательщиком НДС (п. 1 ст. 169.1 НК РФ). Но как заполнить книгу покупок для реализации права на вычет в этом случае?

Для решения данной задачи российскому магазину необходимо внести в книгу покупок следующие сведения (письмо ФНС России от 26.03.2018 № СД-4-3/5552):

• в графу 2 — код 36;
• в графы 3 и 11 — реквизиты кассового чека на такс-фри (порядковый номер, дату выдачи);
• в графу 15 — отпускную стоимость товара (включающую НДС);
• в графу 16 — исчисленный по чеку налог, который подлежит возврату покупателю в силу того, что товар вывезен за границу.

Сведения о том, что товар вывезен, должны быть переданы продавцу от оператора такс-фри (с которым заключается отдельный договор). Без получения такого подтверждения включать НДС в вычет по указанной схеме нельзя.

Отметим, что система такс-фри только начинает работу в России и действует пока фактически в тестовом режиме. Ближайший активный период ее использования — Чемпионат мира по футболу 2018 года.

***

В книге покупок отражаются счета-фактуры — полученные налогоплательщиком, и в некоторых случаях — выданные им контрагенту. В октябре 2017 года в правила заполнения книги были введены значительные изменения, касающиеся, главным образом, отражения в ней финансовых документов, сопутствующих составлению счетов-фактур. В апреле 2018 года появились правила отражения в книге покупок данных об операциях в рамках системы такс-фри.