Переход на электронный кадровый документооборот в 2020 году

Что такое электронный кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот (кадровый ЭДО) — это специализированная информационная контрольно-аналитическая система, позволяющая:

• оформлять, контролировать, выдавать, хранить кадровые документы в электронном виде, а также обмениваться ими;
• подписывать любые кадровые документы в онлайн-формате из любой географической точки с любого устройства;
• надлежаще идентифицировать лиц, подписывающих кадровые документы;
• обеспечивать безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Переход на повсеместное применение электронного кадрового делопроизводства предусмотрен в рамках реализации программы «Цифровая экономика». Государство подходит к цифровизации кадровых бумаг поступательно и с особой тщательностью.

Десять преимуществ кадрового ЭДО

Переход на кадровый учет в электронном виде сопряжен для работодателей с дополнительными расходами, необходимыми для решения вопросов технического, организационного и материального характера.

При этом выгоды от внедрения электронного кадрового документооборота в организации неоспоримы:

После внедрения электронного документооборота отдел кадров компании будет существенно разгружен от бумажного делопроизводства, что позволит высвободить трудовые ресурсы и офисные площади. Однако возрастет потребность в сотрудниках другого профиля: программистах, системных администраторах, специалистах по информационной /компьютерной безопасности и других смежных профессий.

Недостатки кадрового ЭДО и пути их преодоления

Система электронного документооборота кадровых документов на современном этапе не лишена серьезных недостатков и повышенных рисков:

• сложности с обеспечением безопасности передачи и хранения данных в электронном виде;
• нормативные пробелы в части использования электронных подписей;
• риски ненадлежащей идентификации лиц, подписывающих документы, и т. д.

На начальном этапе возможны сложности в рассмотрении трудовых споров при использовании кадрового ЭДО в трудовых взаимоотношениях из-за отсутствия у судов соответствующей практики. Недостаточно и число экспертов, которые могут участвовать в таких судебных процессах.

Чтобы безболезненно вывести из делового оборота бумажные оригиналы и «живые» подписи, требуется решить комплекс задач, для чего Минтруд проводит пилотные эксперименты, разрабатывает и совершенствует нормативную базу. 

Подробнее о недостатках различных документов и процедур — в наших материалах:

• «Преимущества и недостатки кредитных карт»;
• «Налоговый контроль в форме мониторинга — недостатки»;
• «Плюсы и минусы банкротства физических лиц».

Первый эксперимент по кадровому ЭДО

Впервые Минтруд экспериментировал с переводом кадровых документов в электронный вид с 23.03.2018 по 01.10.2018 (приказ от 26.03.2018 № 194 «О проведении эксперимента…»).

В эксперименте участвовали ОАО «РЖД», ПАО «Росбанк», ПАО «Татнефть» и другие компании из специального списка. Участникам пилотного проекта персонально были определены виды кадровых документов для формирования в электронном виде. При этом обязательным условием при переводе данных и документов о сотрудниках в электронную форму должно быть их дублирование на бумажных носителях.  

Узнайте больше о проблемах, возникающих в разных жизненных ситуациях, и механизмах из решения:

• «Как получить дубликат ПТС: причины получения, возможные проблемы»;
• «Как написать премьер-министру письмо»;
• «Украли паспорт — что делать: пошаговая инструкция».

Второй эксперимент

Порядок проведения нового эксперимента по электронному кадровому документообороту регламентирован законом «О проведении эксперимента» от 24.04.2020 № 122-ФЗ, вступившим в силу 05.05.2020.

Кратко о сути эксперимента:

• Работодателям предоставлено право самостоятельно определять, какие документы переводить в электронную форму (с учетом положения о порядке проведения эксперимента) и с какой даты начать эксперимент.
• Для участия в проекте работодателю потребуется создать корпоративную информационную систему и/или использовать сервис «Работа в России».
• Дублировать электронные кадровые документы на бумаге не нужно.
• Экспериментировать можно внутри всей компании или в отдельных структурных подразделениях.
• У сотрудников будет возможность в любой момент отказаться от ведения документов в электронном виде, письменно уведомив работодателя.

Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе по получению и применению электронной подписи работника, несет работодатель.

Кто обязан перейти на кадровый ЭДО

Срок обязательного перехода на электронный кадровый документооборот для всех участников трудовых взаимоотношений пока законодательно не определен. Но работодатели и сотрудники уже отчасти ощутили на себе отдельные продвижения в этом вопросе.

С 2020 года начат постепенный переход на электронные трудовые книжки и формирование электронный сведений о трудовой деятельности сотрудников. Всё больше работодателей работают с электронными больничными, используют электронные расчетные листки для информирования сотрудников о составных частях и величине заработка.

Свой вклад в процесс совершенствования кадрового делопроизводства и внедрения электронного документооборота вносят чиновники, разъясняя работодателям правила работы с отдельными видами электронных кадровых документов (см., к примеру, письмо Минфина от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297 о порядке оформления электронного авансового отчета).

***

Государство не требует в 2020 году от всех работодателей внедрять в обязательном порядке электронный кадровый документооборот, но ведет планомерную работу по этому вопросу: проводит пилотные эксперименты, анализирует результаты, оценивает затраты, выявляет потенциальные риски, недоработки и проблемные области. На их основе разрабатывает и совершенствует нормативную базу, которая впоследствии станет законодательной основой будущего тотального перехода на цифровые технологии во всех сферах хозяйственной жизни, включая кадровый документооборот. 

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».