Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права. Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать
Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.
Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.
Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:
- документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
- четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
- предотвращения дублирования функциональных обязанностей различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
- разграничения обязанностей и прав работников;
- обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
- определения взаимосвязи между отдельными должностями;
- оценивания работы отдельного подчиненного;
- стимулирования решения задач.
Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.
Источники информации для формирования должностной инструкции
Базисом для разработки документа, зачастую, являются:
- локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
- классификатор управленческих функций;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
- действующие трудовые нормативы;
- итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.
Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать
Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.
Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.
Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.
В подобную рабочую группу могут входить:
- кадровик, руководящий решением методических вопросов;
- руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
- штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
- директор, утверждающий подготовленную инструкцию.
Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.
Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.
Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.
После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.
Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.
После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.
Копия документа выдается на руки подчиненному.
Разработка должностных инструкций и правила их оформления
Процесс начинается с определения ответственных лиц.
Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:
- максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
- разумное вменение рабочих обязанностей;
- поддержание дисциплины и порядка;
- улучшение системы кадрового управления.
Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.
Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.
Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:
- на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
- по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
- с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.
Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:
- систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
- анализируется система организации труда.
- изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.
При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.
Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.
На практике этот метод дополняет первый.
Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.
Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.
Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.
На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.
При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.
Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.
Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:
- участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
- должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);
Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:
- профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
- заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).
Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.
Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.
Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».
Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.
Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.
Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».
Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.