Как оформить выдачу денег под отчет

Кто может получить подотчетные деньги

Выдача денег предприятия под отчет сотрудникам — одна из наиболее распространенных операций в учете. Работник получает определенную сумму денег для оплаты нужд фирмы. Например, покупая материалы или оплачивая услуги. Отправляясь в командировку, работник также получит денежные средства под отчет. Ограничений, на что можно тратить подотчетные деньги, законом не предусмотрено. Как правильно оформить подотчет, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов по вопросу принятия в расходы истраченных подотчетных сумм?

Для начала выясним, все ли сотрудники могут получать от предприятия деньги под отчет.

Передача подотчетных сумм третьим лицам законом не предусмотрена. Отчитываться перед организацией о полученных средствах обязан тот, кто деньги получил.

Основным актом, который регулирует работу с подотчетными средствами, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Всё о командировочных расходах — в статье.

На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги

Ограничений по сроку, на который должны быть выданы деньги под отчет, законодательство не устанавливает. Этот вопрос дан на откуп самой организации, которая ограничивает подотчетника по сроку через документальное оформление выдачи денег под отчет. Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Получить деньги работник может разными способами:

При получении наличных из кассы предприятия возникает вопрос о соблюдении лимита расчета наличными денежными средствами в размере 100 000 рублей.

Поясняем: при выдаче денег из кассы подотчетнику соблюдать лимит не требуется, так как подотчетное лицо в рассматриваемой ситуации не относится к участникам наличных расчетов. А вот при расчетах этими суммами с поставщиками/исполнителями лимит соблюдаться должен, так как подотчетник действует не от своего лица, а от лица организации.

Перевод денежных средств действует аналогичным способом, как и выдача наличных из кассы. То есть подотчетное лицо считается получившим деньги в момент поступления денежных средств на его личную карту.

Подробнее о перечислении денег на карту прочитайте в статье.

С корпоративной картой ситуация иная. Для целей учета деньги будут выданы под отчет не в момент передачи корпоративной карты подотчетному лицу, а в момент траты денег с нее или в момент снятия наличных.

Документальное оформление подотчета

Ниже рассмотрим, как оформить выдачу денег под отчет из кассы и с использованием банковских карт.

Если требуется, то допустимо ограничить круг лиц, которые могут получать подотчетные средства. Для этого руководитель издает приказ в свободной форме, где прописаны сотрудники, имеющие право на получение денег. Образец такого приказа вы найдете в начале статьи.

Оформляют подотчет одним из двух документов:

Дублировать эти документы нет необходимости, достаточно одного из них.

Оформлением приказа о выдаче денежных средств под отчет занимается руководитель организации.

Заявление на получение денежных средств пишет подотчетное лицо, а руководитель визирует его.

Оба документа не имеют унифицированного бланка и составляются в свободной форме.

Посмотрите, какие сведения необходимо включить в приказ или заявление:

Образцы приказа о выдаче денежных средств и заявления на получение денежных средств вы найдете в начале статьи.

Как оформить выдачу денег под отчет директору, есть ли здесь нюансы при составлении документов?

Для получения денежных средств под отчет директор составляет распоряжение. Его образец вы найдете в начале статьи.

О счете учета подотчетных денег 71 читайте в статье.

Получение подотчетных денежных средств на карту

Как оформить подотчет на карту сотрудника, нужны ли для этого дополнительные документы?

Нет, особого порядка оформления подотчетных денежных средств, которые переводят на карту сотрудника, не существует. Алгоритм аналогичен порядку получения наличных денежных средств. Дополнением здесь служит лишь указание в заявлении на получение денежных средств реквизитов банковской карты. Обращаем внимание, что в заявлении подотчетное лицо указывает не номер банковской карты, а номер счета, к которому карта привязана.

Образец такого заявления вы найдете в начале статьи.

Для перечисления денежных средств подотчетному лицу бухгалтер составляет платежное поручение. Учитывая последние нововведения в отношении заполнения платежек при выплате доходов физлицам, закономерен вопрос: как оформить платежку на подотчет.

Напомним, что в платежках на выплаты физлицам с 1 июля 2020 года появился новый реквизит — код вида дохода. При перечислении подотчетных сумм работникам код вида дохода указывать не требуется, так как эти суммы не являются доходом физлиц.

Подробности об изменениях в платежных поручениях с 1 июля 2020 года вы узнаете из статьи.

***

Получить денежные средства под отчет для трат на нужды организации может любой работник, в том числе устроенный по ГПД. Деньги могут быть выданы как в наличной форме, так и переведены на личную банковскую карту или же выданы в виде корпоративной банковской карты. Отчитаться о полученных средствах работник обязан в сроки, установленные в приказе или заявлении на выдачу денежных средств.

Еще больше актуальной информации в рубрике — «Бухгалтерский учет».