Заявление на выдачу денег под отчет

Для чего предназначено заявление на подотчетную сумму

Заявление на подотчет используется, когда организация-работодатель передает работнику денежные средства в целях совершения им различных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Например, расходов в командировке, на оплату топлива при разъездном характере работы, представительских расходов.

Заявление на подотчет нужно и в случае перечисления денежных средств на личную карту работника (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Способ выдачи средств под отчет — через кассу или на банковский счет — следует зафиксировать в локальном акте работодателя, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Подача сотрудником заявления на выдачу наличных под отчет сравнительно недавно была единственным условием получения им денежных средств от работодателя на рабочие расходы. Однако указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У ввело обновленную норму, по которой выдача денег под отчет осуществляется не только на основании заявления работника, но также и на основании распорядительного документа руководителя (например, приказа).

Таким образом, сейчас рассматриваемое заявление не единственный, а один из двух возможных типов документов, на основании которых работник получает подотчетную сумму. Но при отсутствии возможности директора составить распоряжение (что часто бывает) — единственный.

Есть много нюансов составления рассматриваемого документа. Ознакомимся с ними и с образцом заявления на выдачу денег под отчет.

Нужно ли заявление от директора и от подотчетного лица ИП?

Даже самому директору (причем вне зависимости от того, имеет ли он трудовой договор с фирмой или нет — в силу того, что является единственным учредителем) также нужно писать заявление. Либо издавать приказ на себя.

Если используется заявление, то по нему директор может получать визу кассира, бухгалтера (или иного уполномоченного лица) перед последующим оформлением ордеров на выдачу наличности.

Указание ЦБ РФ № 3210-У распространяются и на ИП. Они распоряжаются своими денежными средствами, как пожелают, но только при условии их расходования лично. В случае если у ИП есть наемные работники и им требуется выдать денежные средства, например на командировку, оформить такую выдачу нужно в соответствии с указаниями Банка России.

Когда с работником можно заключить гражданско-правовой договор, узнайте из другой нашей статьи.

В случае неисполнения требований Центробанка хозяйствующий субъект может быть оштрафован проверяющими органами за нарушение законодательства о кассовых операциях. Штраф налагается (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностное лицо или ИП — в размере 4‒5 тысяч рублей;
• на юридическое лицо — в размере 40‒50 тысяч рублей.

Ознакомимся теперь с типичной структурой и с образцом заявления подотчетного лица на выдачу денег. Унифицированной формы документа законодательством не утверждено, но можно ориентироваться на нижеприведенный общераспространенный формат.

Как выглядит заявление на выдачу наличных: образец

Заявление содержит:

• Наименование организации-работодателя или Ф.И.О. ИП, фамилию и инициалы руководителя, в чей адрес направляется заявление.
• Ф.И.О. и должность заявителя.
• Формулировку, отражающую просьбу выдать денежные средства под отчет, с указанием суммы и цели расходования. Сумму можно указать как прописью, так и цифрами.
• Дату составления заявления, подпись работника и расшифровку.
• Текстовый блок для визы руководителя (кассира, бухгалтера).

В заявлении предполагается отражение факта принятия руководителем положительного решения о выдаче денег, а также указание срока, на который они выдаются (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-Э/20642). По истечении трех дней после окончания срока пользования денежными средствами от работодателя заявитель должен отчитаться о расходах в установленном законом порядке (с использованием авансового отчета).

Ознакомьтесь с образцами заявления на подотчетную сумму по ссылкам ниже. Первый из подготовленных нами образцов заявления на подотчетные деньги — от рядового сотрудника. Он пишет заявление на согласование руководителю.

Второй образец - заявление в подотчет от директора. Мы условились, что визирует документ главный бухгалтер, наделенный необходимыми полномочиями.

На основании заявления, завизированного руководителем или иным управомоченным лицом, оформляется расходный кассовый ордер (РКО).

Узнайте больше о специфике применения расходного кассового ордера из статьи «РКО — бланк и образец заполнения».

***

Заявление на выдачу наличных под отчет требуется в соответствии с нормативными актами Банка России. Его неиспользование (при отказе от альтернативы — в виде приказа директора) приведет к строгим штрафам.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».