Какие документы требуют уничтожения
Уничтожение является неминуемым и необратимым процессом ликвидации бумаг, которые не участвуют в документообороте и не несут полезных сведений. К нему нужно подходить внимательно, поскольку уничтоженные документы уже не вернуть, а некоторые должны храниться определенное количество лет после оформления. Законодательство допускает уничтожение только тех бумаг, по которым истек срок хранения.
Период хранения документов указан в гл. 2 к приказу Росархива №236:
- Первичные документы – 5 лет,
- Кадровые – до 75,
- Инструкции, циркуляры – 1 год.
Иногда приходится ликвидировать бумаги по причине их физического износа, повреждения и непригодности к прочтению. Негодность определяет специально созданная комиссия. Потеря таких документов иногда отрицательно сказывается на деятельности компании.
Некоторые бумаги не следует уничтожать даже после истечения срока их хранения в архиве. Есть обстоятельства, при которых документы могут понадобиться и через больший срок.
Желательно не уничтожать следующие бумаги:
- документы, на основе которых идет или прогнозируется судебный процесс в арбитраже или суде общей юрисдикции;
- в случае регистрации убытка срок хранения финансовых документов того времени увеличивается на убыточный период;
- в случае уголовного преследования руководства предприятия невиновность лучше подтвердить документально.
Некоторые бумаги не несут никакой ценной информации и просто используются как черновики.
Порядок уничтожения документов
Процесс ликвидации приказов, договоров, счетов, отчетов и другой первичной документации должен проходить в соответствии с законодательством и внутренней учетной политикой компании.
Порядок уничтожения подразумевает следующие этапы:
- Создание экспертной комиссии (ЭК) приказом руководителя;
- Проверка документации на предмет окончания сроков хранения во всех архивах;
- Определение целостности документов, даже если срок хранения еще не закончился, с выяснением возможности восстановления данных.
- Составление акта об уничтожении документации, подписываемого руководителем и членами комиссии;
- После оформления акта происходит процедура уничтожения с оформлением бумаги об окончании процесса.
Большую роль в ликвидации бумаг после хранения играют комиссия и правильно заполненный акт.
Создание комиссии
Состав комиссии определяется руководителем. Обычно в нее включаются представитель администрации, юрист, бухгалтер, работник отдела кадров, сотрудник архива (если есть в штате). Все несут ответственность за выбор уничтожаемой документации. Экспертная комиссия выявляет целостность документов и вероятность их восстановления. Если текст возможно прочесть, то документ фотокопируется. Встречаются сложные ситуации, когда в архиве со старыми документами вперемешку подшиты относительно новые бумаги. В этом случае предстоит долгая процедура рассортировки.
Результаты проверки документов комиссией находят отражение в протоколе ЭК, составленном в произвольной форме. Под ним ставят подписи все члены комиссии. В случае особого мнения у одного из членов ЭК, оно фиксируется в протоколе. Комиссия также составляет акт об уничтожении.
Оформление акта
До процедуры непосредственного уничтожения комиссия обычно долго работает, особенно если бумаг много. Отобранные на ликвидацию документы требуется описать в упорядоченном виде — для этого предназначен акт. Его название – «О выборе к уничтожению документации, не подлежащей хранению». Это не унифицированная форма.
Нет необходимости вписывать в акт каждую бумагу или дело, указывается их общее число и крайние даты участия в документообороте. Под табличной частью пишутся реквизиты протокола с описями, который был принят комиссией. Акт подписывается руководителем.
Способы уничтожения бумаг
Лучше уничтожать документы в самой организации, чтобы никакая информация не вышла наружу. Самый распространенный способ – это использование шредера, измельчающего бумагу. Некоторые прибегают к услугам лицензированных контор, которые берут на себя полный вывоз и уничтожение документов без разглашения. Некоторые компании просто сдают бумаги в макулатуру.