Что такое служебная записка на списание основных средств
Служебная записка на списание основных средств — это оформленный в письменном виде информационно-справочный документ, содержащий сведения об активе, который по определенным причинам не используется в деятельности предприятия и требует списания.
С помощью такой записки лицо, в обязанности которого входит контроль за состоянием и сохранностью основного средства, доводит до сведения руководства информацию:
- о факте неработоспособного состояния вверенного ему актива;
- причинах такого состояния (моральный или физический износ, порча, неустранимые дефекты и др.);
- необходимости списания объекта с баланса и подотчета материально ответственного лица.
Служебная записка на списание основного средства может входить в комплект документов, оформляемых при списании активов. Она запускает процедуру списания ─ пока информация о состоянии основного средства не дойдет в письменном виде до руководителя, у комиссии по списанию не будет оснований для обследования объекта и сбора иной необходимой информации и документов. А при отсутствии объективных выводов этой комиссии налоговые органы могут признать такое списание необоснованным.
Обязательна ли служебная записка при списании активов и где взять ее шаблон
Подобного рода записка по нормам действующего бухгалтерского и налогового законодательства не является обязательным документом. К первичным учетным документам она не относится, но никто не запрещает использовать ее во внутрифирменном документообороте для упорядочения информационного взаимодействия между подчиненными и руководством.
Шаблон документа может быть разработан на предприятии. Тогда сотрудники обязаны использовать именно его и не проявлять самодеятельности, придумывая свою форму записки.
Если же в состав обязательных документов при оформлении процедуры списания основных средств включен документ с названием «Служебная записка», но форма и содержание его не регламентированы, составитель записки самостоятельно определяет нюансы изложения информации. При этом следует придерживаться делового стиля и определенной структуры документа.
В том случае, когда структура компании не усложнена, основных средств немного, штат малочисленный, а сотрудники совмещают функции по нескольким должностям, можно обойтись и без служебной записки. Необходимость списания может быть оговорена устно с руководителем компании, а само писание основного средства оформлено минимальным набором обязательных по закону бумаг.
Шаблоны различных бланков вы найдете на нашем сайте:
- «Как правильно заполнить почтовый конверт (шаблон)»;
- «Образец и шаблон фирменного бланка для ООО»;
- «Как правильно написать ходатайство? Примеры и образцы разных ходатайств».
Правила оформления служебной записки
Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была вовремя рассмотрена, необходимо соблюсти несколько правил:
- записку оформить на имя руководителя;
- озаглавить документ и проставить в нем дату и подпись;
- привести минимально необходимый набор сведений о подлежащем списании активе (инвентарный номер, местонахождение, срок и условия эксплуатации и т. д.);
- описать состояние основного средства и причины его непригодности к дальнейшей эксплуатации лаконично, но с необходимой детализацией;
- изложить просьбу о списании объекта с вашего материального подотчета и с баланса предприятия;
- готовый подписанный документ зарегистрировать у секретаря или проставить отметку уведомления о прочтении при отправке записки руководству через электронную почту, если такой способ представления служебных записок установлен на предприятии.
Соблюдение этих правил придаст вашей записке статус официального документа, а не простой бумажки с непонятными записями. Тогда реакцию руководства на изложенные факты долго ждать не придется.
Ознакомьтесь с образцом служебной записки на списание основного средства.
***
Если вверенное сотруднику основное средство непригодно к эксплуатации, но фактический срок полезного использования его еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, о необходимости списания с учета такого актива необходимо сообщить руководителю компании. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии. Если такого шаблона нет, записку следует оформить, используя обычные правила оформления деловых писем.
***
Больше полезной информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».