Протокол инвентаризационной комиссии по результатам инвентаризации

Когда нужен протокол инвентаризации

При проведении инвентаризации ТМЦ проверяют их фактическое наличие, а также состояние. На законодательном уровне методические указания по инвентаризации имущества предприятия и обязательств утверждены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

После проведения инвентаризации специальная комиссия на заседании анализирует обнаруженные недостачи и расхождения. Предложения по устранению недостатков отражаются в протоколе инвентаризационной комиссии (пункт 5.3 указаний по Приказу Минфина РФ от 13.06.1995 N 49). Составлять этот документ необязательно, но желательно, чтобы иметь доказательства причинения организации ущерба и своевременно урегулировать расхождения.

При наличии отклонений именно протокол является документом, который доказывает недостачу и принимается в судах при взыскании ущерба по результатам инвентаризации. Если же в ходе мероприятий никаких расхождений не обнаружено, в протоколе следует отразить этот факт. Но такие идеальные ситуации встречаются крайне редко.

Содержание и образец заполнения протокола инвентаризации

Типового унифицированного бланка протокола не утверждено. Предприятие может разработать собственную форму с учетом общепринятых правил документооборота. Утвердить решение о составлении протокола по итогам заседания инвентаризационной комиссии необходимо в учетной политике организации. В документе следует отразить все обязательные реквизиты (в соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011). Это следующие данные:

• Наименование компании, где была проведена инвентаризация.
• Название документа, его № и дата составления.
• Состав рабочей комиссии – указываются ФИО, должности председателя комиссии и ее членов.
• Перечень МОЛ – приводятся ФИО и должности материально-ответственных лиц.
• Сведения о проведенной инвентаризации – необходимо указать, по каким объектам проводилась проверка, в какие сроки, на основании какого документа была назначена комиссия.
• Итоги инвентаризации – приводятся данные о результатах проверки, о том были ли выявлены и на какую сумму расхождения, включая недостачу и излишки. Дополнительно нужно указать, в каком документе (к примеру, в сличительной ведомости) отражены расхождения. Этот документ следует приложить к протоколу.
• Сведения о полученных объяснениях – фиксируются причины возникновения расхождений, включая запрос данных от МОЛ. Как правило, такие лица указывают причины отклонений в объяснительных записках.
• Выводы и вынесенные решения – способы по устранению негативных последствий приводятся в протоколе по результатам проведенного заседания.

При необходимости к протоколу прикладываются дополнительные документы, включая объяснительные записки, инвентаризационные описи, сличительную ведомость, согласие на добровольное возмещение недостачи и т.д. Подписать протокол должны все члены комиссии. Утверждает документ и выносит окончательное решение по необходимым мерам руководитель предприятия.

Скачать образец протокола заседания инвентаризационной комиссии по итогам проведенной инвентаризации можно здесь.

Решения по итогам проведения инвентаризации

В результате проведения инвентаризации может быть выявлена как недостача, так и излишки. Меры по устранению отклонений зависят от итогов мероприятия. Какие предложения могут быть приняты:

• При недостаче – при выявлении недостачи составляются сличительные ведомости. Если есть материально-ответственное лицо, с него нужно взять письменные объяснения. Если виновник установлен, недостача в сумме прямого действительного ущерба списывается с такого работника. Если виновник не установлен, убытки относятся на счет 91 (пункт 28 Положения по Приказу Минфина от 29.07.98 № 34н).
• При излишках – выявленные неучтенные излишки следует оприходовать в бухучете по рыночной цене на дату проведения инвентаризации (пункт 28 Положения по Приказу Минфина от 29.07.98 № 34н). Сделать это нужно на дату проведения инвентаризации. Операция отражается по дебету счетов учета ТМЦ и кредиту счета 91.1

Если никаких нарушений не обнаружено, этот факт также необходимо отразить в протоколе инвентаризации. Как правило, такой вариант встречается редко.