Приходный ордер: образец и бланк формы М-4 в 2021 году

Для чего нужен приходный ордер

Для чего нужен приходный ордер? Такой вопрос часто возникает у неопытных бухгалтеров.

Приходный ордер по форме М-4 — это документальное подтверждение того, что сведения из первичных документов поставщика действительно сходятся с фактическим наличием и качеством принимаемых материальных ценностей.

При наличии расхождений в количестве приобретенных ценностей или недостатков в их качестве приходный ордер оформлять нельзя. Вместо него заполняется акт о приемке материалов, на основании которого выставляются претензии к поставщикам или грузоперевозчикам (п. 49 ч. I разд. 2 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Как оформить приходный ордер

Готовый бланк приходного ордера представлен постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а в форме М-4. Он оформляется отдельно на каждую поставку материальных ценностей в день их приемки. Если в один день было принято несколько поставок однотипных материалов от одного поставщика, то разрешается оформление единого ордера на все поставки. Для этого сведения по каждой поставке вначале записываются на свободной (оборотной) части документа. А в конце дня они подсчитываются и в просуммированном виде переносятся в табличную часть приходного ордера.

Можно разработать и свою форму ордера, но с соблюдением требований закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Собственную форму первичного документа рекомендуется составлять в случаях, когда нужны дополнительные реквизиты и поля для заполнения. Если такой необходимости нет, то лучше воспользоваться типовой формой.

Есть еще и третий вариант оформления приходного ордера, предложенный приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н — в виде проставления штампа на документе, полученном от поставщика (на счете, накладной, товарно-транспортной накладной и др.). Этот способ самый удобный и позволяет сократить временные и канцелярские траты.

Штамп ордера проставляется либо в свободном месте лицевой стороны накладной (счета, ТТН и др.), либо на ее оборотной стороне. Какие именно реквизиты должны присутствовать в штампе, показано на рисунке ниже:

Образец заполнения М-4

При заполнении бланка М-4 трудностей возникнуть не должно. Вначале вносим в шапочную часть ордера:

• порядковый номер документа;
• наименование, ОКПО компании и название подразделения, принимающего материалы.

Затем заполняем таблицу, в которой указываем:

• дату составления (приемки материалов);
• код вида операции;
• номер или название склада;
• название и код поставщика;
• наименование компании, осуществляющей страхование грузов;
• аналитические и синтетические реквизиты счета главной книги, на котором планируется отражать материалы — обычно это счет 10 «Материалы»;
• номер документа, на основании которого осуществлялась поставка материальных ценностей.

Если каких-то реквизитов нет, например вида операции или кода поставщика, то на этом месте ставится прочерк.

Далее переходим к заполнению основной таблицы ордера. В ней построчно указываем описания материалов:

• название;
• номенклатурный (учетный) номер;
• единицу измерения.

И напротив каждого вида материала проставляем:

• их количество по документам поставщика и фактически принятое — значения этих столбцов должны быть равны;
• стоимость материальных ценностей без НДС, с НДС и сумма НДС;
• номер паспорта — заполняется, только если в составе материалов есть драгоценные металлы и камни;
• номер записи в складской карточке материала — этот реквизит обычно заполняется не сразу, а после того, как материальные ценности были приняты и отмечены в складской картотеке.

После заполнения всех необходимых полей основной таблицы суммируем количественные и стоимостные характеристики материалов и отражаем их в строке «Итого».

Посмотрите готовый образец заполнения приходного ордера М-4 на нашем сайте.

А по ссылке ниже можно скачать бланк приходного ордера в word-формате (пустой):

Скачать бланк М-4

Кто подписывает приходный ордер

Все реквизиты заполненного приходного ордера должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц:

• со стороны получателя (кладовщик и иное лицо, ответственное за прием материальных ценностей);
• со стороны поставщика, грузоперевозчика (экспедитор, водитель и иное лицо, ответственное за доставку материалов до места их приемки).

Положения о том, кто подписывает приходный ордер, должны быть закреплены в локальных нормативных актах компании либо в доверенности, выписанной на ответственное лицо.

Заверять печатью оформленный ордер не надо.

***

Приходный ордер может быть оформлен на типовом бланке М-4, либо на бланке собственной формы, либо в виде штампа на счете поставщика (накладной, ТТН и др.). Ордер составляется в день приемки материальных ценностей и подтверждается подписями как минимум двух ответственных лиц: принимающего и доставившего материалы. Если при проверке поступивших ценностей выявляются расхождения, то вместо приходного ордера выписывается акт приемки материалов.

***

Больше информации по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».