Что такое инвентаризация, ее цели и задачи
Понятие довольно обширное, даже в законодательных актах оно трактуется широко. Базовыми при его определении являются закон «О бухучете» №402 (статья 11), приказ Минфина от 29 июля 1994 №34п, ФЗ-127 «О банкротстве» в части оценки имущества, методические указания ФНС и другие НПА России. Важным является внутренний документ компании о ревизиях и проверках. В 2023 году принят единый стандарт, упрощающий понимание инвентаризации работниками организаций - ФСБУ 28/2023.
Инвентаризация в соответствии с последним стандартом – это проверка учтенных на балансе и забалансовых счетах активов и пассивов организации с выявлением расхождений и оценкой членами комиссии. Важность для предприятия заключается в достижении следующих целей и выполнении задач:
- выявление фактического состояния имущества, объемов материалов и обязательств;
- отчетность перед владельцами предприятия или государством;
- повышение прозрачности для третьих лиц с целью повышения инвестиционной привлекательности;
- выявление излишков, недостач, хищений;
- проверка материально ответственных лиц и бухгалтерии на соответствие возложенным на них обязанностям.
Объекты проверки: материалы и сырье, ОС (здания и оборудование), товары на складе, незавершенная продукция, деньги в кассе и на расчетных счетах, финансовые вложения, дебиторская задолженность, займы, расчеты с акционерами и др.
По результатам инвентаризации производится корректировка в бухгалтерских счетах. Принимаются административные меры при выявлении нарушений.
Когда нужна инвентаризация и в какие сроки она проводится
В ст. 11 закона «О бухучете» указано, что сроки проведения проверок устанавливает в первую очередь сам хозяйствующий субъект. Исключения составляют случаи, когда инвентаризация необходима по требованию закона. Дата назначается руководителем, период проведения длится до полного завершения всех процедур.
Инвентаризация необходима для понимания текущего положения дел в организации. Добровольная проверка обычно назначается внезапно по инициативе руководителя предприятия или вышестоящего органа (в бюджетных структурах).
Когда проведение инвентаризации обязательно
В российском законодательстве установлены случаи требуемой ревизии активов и пассивов предприятия. Согласно новому ФСБУ 28/2023 обязательная инвентаризация проводится при следующих обстоятельствах:
- составление бухгалтерской отчетности по итогам года, что требует инвентаризации имущественных прав и обязательств (кроме основных средств, проверяемых 1 раз в 3 года);
- передача в аренду или продажа имущества;
- увольнение или замена материально ответственного лица, когда дела передаются другому работнику;
- обнаружение потери функциональности или утраты оборудования, имущества, денег или других активов;
- авария, пожар или другое стихийное бедствие (в случае возможности проведения);
- при ликвидации или реорганизации предприятия (государственного учреждения).
Конкретную дату назначает руководитель или вышестоящая организация. Годовая ревизия перед бухгалтерской отчетностью должна пройти до 31 декабря и обычно начинается в октябре.
Основные этапы инвентаризации
При проведении пошаговой инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями Минфина России №49 от 13 июня 1995 г. и новым стандартом ФСБУ 28/2023. Проверка состоит из трех этапов:
- Составление приказа или распоряжения руководителя о порядке, сроках инвентаризации и назначение в нем членов комиссии. Без этого документа любая проверка считается недействительной. Составляется на бланке ИНВ-22 или в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов. В приказе указываются должности членов комиссии. Документ распространяется на определенный участок или все предприятие. В нем можно указать график и сроки проведения проверки. Приказ регистрируется в специальном журнале ИНВ-23 и передается председателю инвентаризационной комиссии.
- Ключевой этап проверки, когда происходит визуальная фиксация и проверка активов и обязательств компании. Согласно новому стандарту от 2023 года можно применять съемку на фото и видео. Сведения об имуществе и обязательствах вносятся в опись с инвентарными номерами, характеристиками, оценочной стоимостью. Она составляется в 2-х экземплярах. Применяются разные методики оценки вещественных параметров и стоимости (взвешивание, пересчет, данные от завода-изготовителя, сопоставление с балансовой и рыночной стоимостью). Инвентаризационная опись подписывается всеми участниками комиссии, материально ответственное лицо тоже расписывается в документе.
- Сопоставление данных описи и субсчетов бухучета, составление протокола инвентаризации. В случае обнаружения разночтений (появление излишков или недостач) составляется сличительная ведомость. Результаты могут быть оспорены материально ответственным лицом. По итогам всех процедур собирается комиссия и составляется протокол собрания. Он предоставляется руководителю или другим инстанциям. Издается также приказ руководителя об итогах инвентаризации, на основе которого вносятся изменения в бухгалтерские регистры.
Все этапы должны проходить с соблюдением законодательства РФ и Методических рекомендаций Минфина. При нарушении процедуры или неправильно заполненных документах инвентаризация может быть признана недействительной.
Как проходит подготовка к инвентаризации: сверяемся с положением об инвентаризации
Главным инициатором проведения проверок является само юридическое лицо согласно ст. 11 закона «О бухучете». Этот факт требует наличия в организации внутреннего локального акта, в соответствии с которым будет проходить ревизия. Обычно утверждается Положение об инвентаризации, где оговариваются сроки и порядок ее проведения. При издании приказа о проверке нужно следовать в русле этого документа. Законодательство не требует обязательного принятия Положения об инвентаризации – аспекты проверок можно упомянуть в учетной политике предприятия.
Содержание и структура документа произвольная, но обычно содержит следующие разделы:
- общие принципы проведения проверки;
- правила и порядок ревизии отдельных типов имущества, расчетов и обязательств;
- используемые бланки для первичных документов: приказы, описи, ведомости, протоколы, журналы учета;
- случаи и периоды проведения проверок отдельных видов имущества.
Положение об инвентаризации не должно противоречить российскому законодательству. Например, некоторые виды проверок обязательны, об этом следует прописать в документе.
Издание приказа (распоряжения) и созыв комиссии
Инвентаризация начинается с письменного распоряжения руководителя. Приказ составляется в произвольной форме (с указанием обязательных сведений) или на бланке Росстата ИНВ-22. Распоряжение должно содержать:
- название организации;
- наименование документа;
- число, месяц и года составления;
- наименование компании;
- содержательная часть об объявлении проверки определенных участков или всего предприятия;
- ФИО и должности лиц сотрудников, участвующих в инвентаризации;
Данные приказа вносятся в специальный журнал, и он передается руководителю комиссии. При большом объеме работы может быть издано несколько приказов с разными комиссиями на различных участках. Это актуально для крупных предприятий с филиалами.
Кого включить в комиссию
Состав комиссии утверждает руководитель организации. Рекомендуется обязательно включать в ее состав представителей от администрации, бухгалтера и юриста. Для оценки оборудования или ТМЦ в нее включается экономист. Материально ответственное лицо не может входить в состав комиссии, но его присутствие требуется при проверке. Расписываться в документе могут только те, кто непосредственно участвовал в проверке. Подпись фактически отсутствующего лица в описи или ведомости может привести к недействительности всей проверки.
Проводим контрольные процедуры и оформляем результаты
В процессе инвентаризации и по ее окончании могут привлекаться независимые эксперты или специалисты компании для контрольных измерений. Они требуются при проверке ТМЦ, ОС, документации. После окончания проверки проходит собрание комиссии, где ведется официальный протокол. Информация данного документа предоставляется вышестоящей организации или руководителю. Нередко используется для решений суда и следственных действий в случае хищений или аварий. Собирать комиссию по результатам проверки не обязательно, но для окончательного подведения итогов инвентаризации рекомендуется провести собрание.
Порядок составления протокола комиссии прописан в Положении об инвентаризации или в учетной политике. В документе записываются выступления участников проверки о выявленных случаях расхождения с бухгалтерскими данными, излишках, потерях, высказываются материально ответственные работники. Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем. На основе протокола руководитель обычно издает приказ об окончательных результатах инвентаризации.
Сверка с учетными данными и отражение результатов в бухучете
Протокол, опись и сличительные ведомости по итогам инвентаризации направляются в бухгалтерию. При расхождении между учетными и фактически данными делаются корректирующие бухгалтерские проводки. Регистры бухучета приводятся в соответствие с инвентаризацией. Например, при выявлении излишек сырья делает проводка «дебет 10 - кредит 91-1». При недостаче: дебет 91-2 – кредит 10. С виновных лиц взыскиваются суммы.