Зачем нужен акт на списание ГСМ?
Списание тех или иных активов в расходы хозсубъекта всегда должно осуществляться на основании оправдательных документов. Распространенная разновидность таких документов — акт.
Акт на ГСМ характеризуется тем, что:
- Его составляет комиссия из компетентных в части организации учета ГСМ работников (например, главного бухгалтера, инженера по снабжению, водителей).
- Его, как правило, заверяет руководитель фирмы.
Таким образом, акт правомерно отнести к оправдательным документам, которые способствуют тому, что ФНС не будет иметь претензий к фирме в ходе проверок.
Распространенная альтернатива акту — бухгалтерская справка, которая может дополняться ведомостью на снабжение ГСМ. Рассмотрим их особенности.
В каких случаях применяются бухгалтерская справка и ведомость на ГСМ?
Бухгалтерская справка — полноценный первичный документ (ст. 313 НК РФ). Она призвана отразить:
- содержание факта хозяйственной деятельности (в данном случае — списание стоимости топлива в расходы);
- денежное измерение по ключевому показателю, связанному с фактом хозяйственной деятельности (сумма расходов);
- сведения из регистров бухучета по операциям, связанным с фактом хозяйственной деятельности.
Поскольку предполагается, что справка подписывается только бухгалтером (или главным бухгалтером), для повышения информативности сведений по хозяйственному событию она может дополняться прочими документами. Например, если предприятие само заправляет свои машины, таким документом может быть ведомость на выдачу ГСМ.
Как выглядит бланк акта о списании ГСМ и альтернативные ему документы?
В отношении акта и бухгалтерской справки не утверждены общеобязательные формы. Если говорить об акте, то в нем следует отражать:
- в связи с чем он составлен;
- перечень членов комиссии, подписавших акт;
- перечни учитываемых ГСМ, их физические и стоимостные показатели;
- решение комиссии — о согласии или несогласии списывать стоимость ГСМ в расходы.
Скачать бланк акта на списание ГСМ, заполненный в соответствии с рассмотренной выше структурой, вы можете по ссылке.
Бухгалтерская справка должна соответствовать всем признакам первичного документа, перечисленным в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Скачайте образец бухгалтерской справки на списание ГСМ здесь.
Ведомости, дополняющие бухгалтерскую справку, могут утверждаться на уровне отраслевых нормативных актов. Пример такого источника — Методические рекомендации Минсельхоза от 16.05.2005, которыми утверждена ведомость выдачи ГСМ.
Ниже вы можете скачать бланк ведомости на списание ГСМ (соответствующий форме, утвержденной Минсельхозом):
***
Распространенный оправдательный документ при списании ГСМ в расходы — акт, подписываемый специальной комиссией и директором. Альтернатива данному документу — бухгалтерская справка, дополняемая при необходимости ведомостями и прочими источниками сведений, имеющими отношение к факту хозяйственной жизни.