Некоторые документы главбуху лучше не подписывать. Неприятные последствия могут быть как для него, так и для компании в целом. А какие именно документы, читайте ниже.
Давняя первичка
Нередко новые главбухи подписывают документы за своих уволившихся коллег. Однако расписываться на документах, которые не имеют подписи вашего предшественника, бесполезно. Если подпись главбуха является обязательным реквизитом данного документа, без нее он не будет считаться действительным. И то, поставите вы на нем свою подпись или нет, значения не имеет, ведь, когда документ оформлялся, вы еще не были главбухом компании. Следовательно, не имели никакого права его подписывать.
Первичку, которая была подписана не уполномоченным на это лицом, принимать к бухучету нельзя (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Последствия подобного нарушения могут быть разными. К примеру, если вы распишетесь на больничном листе за своего предшественника, соцстрах вполне может отказать вам в возврате средств.
Документы за время отсутствия главбуха по причине отпуска либо больничного
Документы, которые вы подписываете, находясь в отпуске или на больничном, можете смело принимать к налоговому и бухучету (определение ВС Республики Саха (Якутия) от 14.01.2015 № 33-4778/2014). Хотя во время своего законного отсутствия на рабочем месте вы не обязаны трудиться. Однако от работы вы не отстраняетесь, даже если ваши обязанности по приказу исполнял другой работник, например ваш зам. Следовательно, можете расписываться на документах.
Однако последствия в этом случае могут быть для компании. Привлечение сотрудника к работе во время отпуска или больничного запрещено законодательно. Вашего работодателя могут наказать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Документы, за которые ответственны другие бухгалтеры в компании
Вам не следует подписывать документы вместо своих подчиненных. На первичке расписываются сотрудники, непосредственно совершившие сделку или операцию, а также те, кто ответственен за ее оформление (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Конечно, конкретная ответственность каждой должности в бухгалтерии за оформление документов законодательно не установлена. Сделать это необходимо на уровне компании.
Если вы распишетесь на документах за своих бухгалтеров, налоговики могут сделать вывод, что ваша компания не соблюдает порядок учета доходов и расходов, и выставить штраф 10 000 руб. А если подобные расходы будут признаны в налогучете, вашу компанию могут оштрафовать на 20% от суммы неперечисленного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Вы найдете еще больше материалов по теме в рубрике «Бухгалтерские документы».