Ведение журнала ПКО и РКО
Для ведения счета 50 «Касса» требуется отражать каждый факт поступления или выдачи денег. Специально для этого в организации может вестись журнал приходных и расходных кассовых ордеров, в котором фиксируются все кассовые документы. Ведь несмотря на развитие безналичных расчетов и онлайн-банкинга, операции с наличными деньгами все равно необходимы. Среди самых распространенных — выдача заработной платы, командировочных и других подотчетных средств, материальной помощи, платежи мелким розничным поставщикам, расчеты по займам и прочее.
Как отражать займы в учете, мы писали в здесь и здесь
В указании Центробанка «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У нет информации о том, что журнал регистрации ПКО и РКО является обязательным к применению. Поэтому необходимость ведения такого журнала устанавливается хозсубъектом самостоятельно.
Как нумеровать ПКО и РКО, мы писали в статье
Журнал представляет собой регистр с основной информацией обо всех операциях по кассе. Его главное отличие от кассовой книги — он предназначен для регистрации и присвоения реквизитов первичным документам.
Для ведения журнала существует утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 форма КО-3. Она была обязательной, но с 01.01.2013 утратила такой статус — на сегодняшний день ее использование является добровольным. Организация сама может разработать наиболее подходящую форму и утвердить ее в рамках своей учетной политики. В то же время сами ПКО и РКО не подлежат изменению и используются только в утвержденном виде.
Если в организации есть должность кассира, то функции по ведению журнала регистрации ПКО и РКО обычно возлагаются на него.
Необходимо помнить, что все РКО регистрируются в журнале до их исполнения, кроме тех, что оформляются к ведомостям по заработной плате. В этом случае их учитывают лишь после выплаты зарплаты.
Образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО
Есть несколько обязательных требований, которые предъявляются к оформлению журнала. Он должен быть прошит и пронумерован. На последней странице ответственный за ведение журнала проставляет общее количество страниц и заверяет его своей подписью и печатью организации (при наличии).
Действующими нормативами не определен конкретный срок, на который заводится журнал. Поэтому такой период определяется налогоплательщиком самостоятельно исходя из количества проводимых операций.
Независимо от формы, которую использует организация в своей работе, титульный лист должен содержать следующую информацию: наименование компании, структурное подразделение, где установлена касса, наименование формы. Кроме того, нужно указать дату начала ведения журнала, должность и Ф. И. О. ответственного лица.
Страницы книги разделены на колонки «Приход» и «Расход». Каждый вид ордеров нумеруется отдельно. Сквозная нумерация строго запрещена. Помимо номера каждый ордер должен содержать информацию о дате выдачи/получения, сумме и основании выдачи/прихода денежных средств. Заполнение журнала не вызовет никаких сложностей, структура страниц проста и интуитивно понятна.
Ниже представлен образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО.
***
Журнал регистрации ПКО и РКО используется бизнесменами, которые применяют расчеты наличными, по желанию. Можно пользоваться типовой формой или же разработать ее самостоятельно, если деятельность организации предполагает более детальный учет первичных документов. Также журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение электронного журнала допускается при заверении его цифровой подписью.
***
Еще больше материалов в рубрике "Банк, касса, ККТ, платежи"