Срок для возврата остатка аванса
На законодательном уровне срок, на который выдаются средства под отчет сотрудникам, не ограничен. Руководитель может утвердить этот лимит в приказе по предприятию или в положении о предоставлении денег под отчет.
Как правило, не позднее чем через три рабочих дня после окончания срока работник должен представить отчет за выданные ему деньги. Например, если аванс был выдан на командировочные траты, то срок отчета — не более трех рабочих дней с даты, когда сотрудник начал выполнять рабочие обязанности после командировки. После истечения этого периода работодатель вправе применить определенные действия в отношении подотчетного лица.
Иногда случается, что работник не смог выйти на работу после командировки вследствие болезни. В данном случае срок для сдачи отчета по выданному авансу начинает отсчитываться с даты выхода на работу.
Как удерживаются подотчетные суммы, в т. ч. командировочные расходы?
Если работник не потратил часть предоставленных ему под отчет средств, такой долг может быть урегулирован одним из следующих способов:
- Работник составляет авансовый отчет и в соответствии с этим документом вносит в кассу организации необходимую (не потраченную) сумму.
- Если у сотрудника отсутствует возможность возврата денег в срок, он может подать на имя работодателя письменное прошение об осуществлении удержаний из ежемесячной зарплаты.
- Руководителем предприятия издается приказ на взыскание остатка аванса через заработную плату (если работник не возражает).
- В случае появления спорных моментов при возврате остатка по авансу работодатель может инициировать судебное разбирательство.
- Руководитель организации принял решение простить долг и отнести его к доходам подотчетного лица.
При решении вопроса первым способом обычно не возникает проблем. По остальным пунктам ниже приведены пояснения. Стоит отметить, что удержание из заработной платы командировочных расходов производится в стандартном порядке.
Возврат долга путем удержаний из зарплаты
Удержание авансовой суммы, которая не была возвращена в срок, можно осуществить из ежемесячного заработка сотрудника. Данная процедура регламентирована ст. 137 ТК РФ. Чтобы бухгалтер имел основания на взыскание долга из доходов работника, следует выполнить такие действия:
- Руководство компании издает приказ об удержании. Это необходимо выполнить в течение месяца с даты окончания срока для представления отчета и возврата остатка подотчетных денег в кассу.
- Подотчетное лицо обязано поставить свою подпись в приказе, и тем самым согласиться на возврат долга путем удержаний.
В ст. 138 ТК РФ закреплены предельные лимиты на сумму взыскания задолженности из ежемесячного заработка сотрудников. По общему правилу размер всех видов удержаний в совокупности не может составлять более 20% от уровня дохода.
Возмещена может быть вся сумма задолженности, если подотчетное лицо оформило заявление о возврате долга по авансовому отчету из заработка. Это закреплено в письме Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1.
Если долг решено простить
Если руководство организации не предпринимает никаких действий по возврату средств, то невозвращенная сумма признается доходом сотрудника.
Прощение долга должно быть оформлено путем издания приказа. Также работник может написать на имя руководителя просьбу простить (аннулировать) задолженность. На этом документе директор своей подписью утверждает решение о прощении долга. В данном случае у работодателя возникает обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей суммы невзысканных средств.
Дата списания обязательств должна совпадать с датой подписания прошения или днем, когда издан соответствующий приказ. Бухгалтерия принимает эту дату за основу при начислении НДФЛ и перечислении его в бюджет.
Возврат задолженности через суд
При возникновении между работодателем и работником спорных вопросов возврат средств может быть выполнен в судебном порядке.
Если работодатель инициировал судебное разбирательство, алгоритм действий при этом следующий:
- До истечения срока исковой давности компания подает исковое заявление в судебные органы.
- Чтобы стороны добровольно могли урегулировать вопрос (возврат средств сотрудником или издание руководством приказа о взыскании), суд предоставляет срок один месяц. Если работодатель и сотрудник не пришли к компромиссу, то судья рассматривает дело и принимает решение.
- Если суд признает долг работника перед нанимателем, то после того как судебное решение в пользу нанимателя вступит в силу, взыскание средств с работника происходит уже на основании судебного решения. В том числе по выданному судом исполнительному листу могут удерживаться средства из зарплаты.
Для средств, выданных под отчет, применяется стандартная длительность срока исковой давности — 3 года с даты невозврата. В течение этого времени работодатель вправе обратиться в суд для взыскания средств с сотрудника в принудительном порядке.
Если период исковой давности по подотчетным средствам истек, компания вправе переквалифицировать долг в категорию безнадежных. После этого может быть произведено списание долга в затраты в порядке, установленном п. 14.3 ПБУ 10/99.
***
Удержания из заработной платы подотчетных сумм с работников могут быть произведены разными способами в зависимости от ситуации. При достижении компромисса между организацией и подотчетным лицом возможно взыскание долга из заработной платы сотрудника (единой суммой или частями) без судебного решения. Также долг работника может быть прощен. Крайней мерой является обращение работодателя в суд. Если период исковой давности обязательств истек, то задолженность относится к категории безнадежных.