Что такое расчетный лист, есть ли требования к его оформлению
Трудовой Кодекс РФ обязывает всех работодателей письменно извещать своих сотрудников о нюансах выплаты зарплаты. В соответствии с частью 1 статьи 136 требуется информировать персонал:
- О том, из чего состоит заработок за конкретный период.
- О размерах других видов начисленного вознаграждения, включая компенсации за несоблюдение сроков выдачи заработка, отпускных, выплат при расторжении трудового договора и т.д.
- Об основаниях и суммах произведенных из заработка удержаний.
- Об итоговой сумме, которая подлежит выдаче работнику за определенный период.
Выдавать расчетный листок нужно каждому сотруднику. Форму документа компания разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При наличии в организации представительного органа работников учитывается его мнение.
Всего в документе должно быть, как минимум, 4 раздела. Это следующие части документа:
- Начислено – здесь приводятся данные обо всех начисленных сотруднику вознаграждениях, включая оклад, отпускные, командировочные, доплаты и надбавки, премии, пособия и др.
- Удержано – в этом разделе уточняется, какие именно удержания были произведены, в том числе НЛФЛ, удержания по исполнительному листу, алименты и пр.
- Выплачено – здесь показывается, сколько средств уже было выдано сотруднику, к примеру, аванс, отпускные и т.д.
- К выплате – в последнем разделе приводятся данные об остатке вознаграждения (за минусом всех удержаний и уже выплаченных средств) к выдаче за конкретный период.
Вся информация, отраженная в расчетном листке, должна быть понятна сотруднику. Удобно, если данные указываются без цифровых обозначений. Но некоторые работодатели используют при заполнении документа специальные аббревиатуры. Когда специалист получает «на руки» такой бланк, понять написанный текст бывает непросто. Рассмотрим, как разобраться в кодах.
Код дохода «зарплата»
Все виды вознаграждения работникам должны отражаться в разделе «Начислено». Для правильного обозначения доходов работодатели руководствуются требованиями Приказа ФНС «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. То есть каждый раз при начислении своему работнику вознаграждения работодатель должен найти соответствующий код и указать его в расчетном листе. При этом чаще всего используются следующие коды:
- 2000 – вознаграждение за исполнение трудовых либо других обязанностей.
- 2002 – премии за достижение производственных результатов или других показателей.
- 2010 – выплаты специалистам по договорам гражданско-правового характера.
- 2012 – отпускные выплаты персоналу.
- 2013 – суммы компенсаций за неотгулянный отпуск.
- 2300 – суммы пособий по временной нетрудоспособности.
- 2530 – вознаграждение работнику, выплаченное в натуральном виде.
- 2760 – суммы матпомощи сотрудникам, включая бывших, которые уволились из-за выхода на пенсию по возрасту либо по инвалидности.
- 2762 – суммы единовременной матпомощи сотрудникам по случаю рождения ребенка или усыновления.
- 1010 – суммы дивидендов.
- 4800 – другие виды вознаграждения.
Вид начисленного дохода должен быть понятен сотруднику. Для этого работодатель может предусмотреть расшифровку непосредственно в бланке расчетного листка. Или один раз проинформировать персонал о применяемой кодировке.
Коды зарплаты в расчетном листе (или справке 2-НДФЛ)
Для обозначения различных видов вознаграждения в расчетном листке работодатель должен применять отдельные коды. Эти же коды приводятся в справке 2-НДФЛ, которая заполняется по просьбе работника. Если сотрудник предприятия обращается с заявлением о выдаче такой формы, работодатель обязан ее предоставить.
Бланк справки утвержден в Приказе ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. Если требуются сведения о доходах за прошлый год, нужно формировать данные по форме, которая действовала в соответствующий период. Законодательство не содержит порядок составления 2-НДФЛ. При формировании документа рекомендуется придерживаться общих правил заполнения расчета 6-НДФЛ. Доходу в виде зарплаты соответствует код 2000.
Срок выдачи 2-НДФЛ зависит от того, кому предоставляется документ. Выдать справку работнику при увольнении необходимо в последний день его занятости при получении заявления от физлица (часть 1 статьи 62, часть 4 статьи 84.1 ТК РФ). Если за сведениями обратился бывший сотрудник, справку нужно предоставить в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления (часть 1 статьи 62 ТК РФ). Выдать справку другому физлицу, который получил доход, следует в 10-дневный срок со дня подачи заявления. Этот срок может быть продлен еще на 5 дней при наличии мотивированных причин и направления заявителю уведомления.
Обратите внимание! В случае невозможности удержания исчисленного налог в налоговом периоде срок выдачи 2-НДФЛ физлицу – не позже 25-ого февраля следующего календарного года.
Код вида дохода «зарплата» в 3-НДФЛ
Форма 2-НДФЛ используется для отражения видов, сумм доходов физлица в конкретной организации. Декларация 3-НДФЛ в определенных случаях подается в налоговые органы для самостоятельного отчета о полученных доходах. К примеру, при получении доходов по договору ГПХ или трудовому договору от лица, который не является налоговым агентом.
Бланк 3-НДФЛ утвержден Приказом ФНС России от 15.10.2021 N ЕД-7-11/903@. При указании доходов в виде зарплаты по трудовому договору нужно привести код 10.