Справка о зарплате при увольнении

Законодательство, регулирующее выдачу справок о зарплате

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудовых отношений работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. Далее говорится, что по письменному заявлению бывшего сотрудника организация также должна передать и другие связанные с трудовой деятельностью документы. Но в законе такие бумаги не именуются и не перечисляются. Поэтому можно полагать, что данный перечень является открытым и справка о зарплате может входить в него.

Однако в п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ и в п. 2 Порядка выдачи справки, утвержденного приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, прямо прописана обязанность работодателя выдать при увольнении справку о зарплате.

Таким образом, основными правовыми источниками, содержащими требования по порядку и форме справки о зарплате, являются закон № 255-ФЗ и приказ № 182н. 

Порядок выдачи справки о заработной плате при увольнении

Итак, справку предприятие выдает:

1. В день увольнения сотрудника без какого-либо заявления.
2. В любое время после увольнения бывшему работнику, но по заявлению. Тогда на подготовку документа и передачу его гражданину законодатель дает 3 рабочих дня.

При выдаче справки о зарплате следует учесть ряд моментов:

1. Бывает, что организация по независящим от нее обстоятельствам не может выдать справку в день прекращения трудовых отношений. Тогда по всем известным адресам сотрудника надо направить извещение о необходимости явиться и получить документ или дать письменное согласие на пересылку его почтой.
2. Если в организацию обращается бывший сотрудник, то он пишет соответствующее заявление. Оно составляется в произвольной форме или на заранее заготовленном бланке. Его можно подать лично или направить по почте.
3. Если заявитель действует через представителя, то у последнего должна быть доверенность. Форма доверенности не установлена, но, как правило, любые действия от имени физического лица совершаются по нотариально удостоверенным полномочиям.
4. Если бывший работодатель был ликвидирован или отказывается выдать справку, то настоящий работодатель по заявлению работника может сделать запрос в Пенсионный фонд. Формы заявлений и порядок получения справки содержатся в приказе Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 № 21н. 

Форма справки при увольнении для расчета больничного

Скачать форму справки

Сама справка имеет определенную приказом № 182н форму и составляется в соответствии с рекомендациями названного источника права. Ее можно заполнять черной или синей ручкой либо же на компьютере. Никаких подчисток или исправлений в документе не допускается.

Справка заверяется подписью руководителя и печатью организации. Для оттиска печати отведено специальное место, чтобы штамп не закрывал подпись.

Для тех предприятий, которые не имеют печати, и для работодателей-ИП с декабря 2016 года предусмотрена возможность изготавливать справку без штампа. В таком случае к ней прикладывается один из следующих документов:

• Подтверждение полномочий представителя юридического лица. Это может быть выписка из протокола общего собрания и выписка из ЕГРЮЛ.
• Доверенность (копия) на представителя юридического лица. А также указанные в предыдущем пункте документы, подтверждающие полномочия лица, выдавшего доверенность.
• Копия гражданского паспорта.
• Копия листа записи о регистрации лица в качестве ИП.

При этом копии документов следует заверить. Каким образом они должны быть удостоверены?

Так как сама ситуация возникает из-за отсутствия печати, то, скорее всего, организация не сможет заверить свои копии в надлежащем порядке, ведь в соответствии с действующим законодательством (п. 3.26 постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, абз. 4 ч. 1 указа Президиума ВС СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 № 9779-X, ред. от 08.12.2003) заверительная надпись должна быть подтверждена печатью. Отсюда вытекает вывод, что копии документов заверяются нотариально. 

Содержание справки

Справка содержит сведения о полученных сотрудником выплатах за определенный период. В сумму, которая прописывается в справке, входят:

• зарплата;
• вознаграждения;
• иные выплаты.

Главным основанием для внесения всех этих данных является то, что на указанные суммы должны начисляться страховые взносы. Однако законодательством установлен облагаемый взносами лимит. С 1 января 2017 года он составляет 755 000 руб. в год (постановление Правительства РФ от 29.11.2016 № 1255), с 01 января 2018 года – 815 000 руб. (постановление Правительства от 15.11.2017 №1378), а с 01 января 2019 года – 865 000 руб. (постановление Правительства от 28.11.2018 №1426). Поэтому в справке нельзя указывать сумму выше.

Ответственность за ошибки несет организация, выдавшая справку. Если государство выдаст пособие большее, чем положено, то переплата будет взыскана с работодателя, который указал в справке неверные сведения. 

Периоды, заработную плату за которые надлежит указать в справке

Период, за который дается информация, равен 2 годам, предшествующим году обращения за справкой. Также учитывается и отработанная часть текущего года.

Пример:

Гражданина Ветрова уволили 21 мая 2019 года. Следовательно, в его справке будет охвачен период с 1 января 2017 года по 21 мая 2019 года включительно.

В указанный выше срок не будет включаться время, когда лицо было:

• нетрудоспособным;
• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребенком;
• освобождено от работы, например по медицинским показаниям.

Количество дней этих периодов указывается в справке отдельной строкой.

Кроме того, если перед увольнением сотрудник не работал в связи с перечисленными обстоятельствами, то работодатель должен предоставить сведения о зарплате за 2 года, которые предшествовали нерабочему периоду. 

***

Таким образом, справка о зарплате относится к документам, которые обязательно должны быть выданы сотруднику в день увольнения. Она составляется на основе бухгалтерских данных. Форма и содержание справки закреплены законодательно. Если за справкой обращается бывший сотрудник, который не получил ее в день увольнения, то работодатель не имеет права отказать в выдаче справки и предоставляет ее бесплатно. Любое нарушение порядка выдачи справки признается административным проступком, что влечет за собой наложение штрафа на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ).