Какая трудовая книжка лучше: электронная или бумажная

Трудовая книжка: нововведения

С 1 января 2020 года запущен новый формат трудовой книжки — электронный (закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Цель нововведения — удобство использования и расширение возможностей. Сотрудники получают постоянный доступ к данным о трудовой деятельности, а компании — новые перспективы относительно кадрового учета.

В связи с нововведениями возникает вопрос: что лучше - электронная трудовая или бумажная?

Электронная версия — это аналог обычной книжки. Все данные, которые раньше вносились в бумажный вариант, с текущего года отправляются еще и в ПФР. Информация будет храниться в предназначенной для этого электронной системе учета, из которой граждане смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Данные могут быть предоставлены на бумажном или электронном носителе.

Сведения из новой системы можно получить:

• в ПФР;
• в МФЦ;
• на портале «Госуслуги»;
• в личном кабинете на сайте ПФР;
• непосредственно у работодателя.

Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка или бумажная - что выбрать? Сразу отметим, что для уже работающих людей переход на новый формат ведения данных об их трудовом стаже является добровольным. Чего нельзя сказать о тех сотрудниках, которые впервые будут трудоустраиваться с 2021 года. Вся информация относительно их трудовой деятельностис самого начала будет заноситься только в электронную книжку.

При этом неважно, останется человек верным обычному варианту книжки или же решит перейти на новый формат — ему все равно в текущем году необходимо направить работодателю заявление в свободной форме о принятом решении. Если заявление работодатель не получит в 2020 году, бумажную трудовую продолжат заполнять.

Крайний срок для уведомления сотрудников о возможности перехода на электронную версию из-за пандемии сместился на 31 октября 2020 года (ранее это нужно было сделать до 30 июня). Но все данные начиная с текущего года дублируются в электронную версию.

Гражданам, имеющим бумажную трудовую, но не трудоустроенным в 2020 году, переживать не стоит. Подать заявление о выборе варианта ведения книжки можно и в 2021 году, при оформлении на работу.

При выборе электронной трудовой работник получит на руки старую книжку с соответствующей записью о переходе на новый вариант. Необходимость хранить бумажную трудовую остается, так как она является источником данных о профессиональной деятельности до 2020 года. В электронную версию попадут сведения начиная с текущего года.

Переход на электронную трудовую книжку: преимущества и недостатки

Нововведения изменят процессы приема на работу и увольнения. При выборе электронной версии начиная с 2020 года в последний рабочий день вместо привычной трудовой сотруднику выдается форма СТД-Р - выписка из электронной книжки о трудовой деятельности гражданина. На новом месте работы достаточно предъявить этот документ.

При выборе бумажной версии в книжке, как и раньше, сделают запись об увольнении и выдадут ее на руки. Но одной книжки теперь недостаточно. При новом трудоустройстве кроме нее придется представить и выписку из электронной версии.

Выделим преимущества электронной трудовой книжки:

• оперативный доступ к данными возможность их использования для получения госуслуг;
• новые возможности для удаленного трудоустройства;
• проще оформить пенсию;
• упрощение кадрового делопроизводства;
• минимальные риски внесения ошибочных данных;
• невозможность утери бумажной трудовой книжки.

Новая система упростит и сделает более доступным получение информации для заинтересованных сторон. У нее, бесспорно, много плюсов, но вместе с тем есть и недостатки:

• утечка информации или ее уничтожение при хакерских атаках;
• бумажные книжки всё равно нужно хранить;
• двойная работа для кадровиков в случае выбора обычной трудовой.

Переход к новому формату займет время, а пока есть возможность взвесить все за и против, чтобы определиться, продолжать вести бумажную книжку или довериться новой системе с ее заманчивыми перспективами.

Электронная трудовая книжка или бумажная: какой формат выбрать

Сохранение бумажного варианта ведения учета необходимо больше для спокойствия тех, кто переживает, что у ПФР что-то пойдет не так и информация затеряется. Именно поэтому законодательство сохраняет возможность иметь привычную книжку наряду с электронной.

Вариант утраты данных Пенсионным фондом кажется нереальным. Ведь система персонифицированного учета работает уже давно и доказала свою надежность. Все данные уже и так находятся в цифровом виде. Например, сведения для расчета пенсии граждан.

Неоспоримым плюсом новой версии трудовой является сохранность всех данных о трудовом стаже. Так, например, при утрате трудового договора и книжки и при закрытии самой компании не придется думать, как восстановить данные. Скрыть увольнение по статье и «потерять трудовую» теперь так же не получится. Ведь всё равно новому работодателю нужно представить выписку из электронной системы, в которую с 2020 года попадают все данные о трудовой деятельности (какую бы версию гражданин ни выбрал).

Электронный формат по сравнению с бумажным позволяет оперативно и дистанционно запрашивать данные для предоставления их по месту требования. Так что продолжать дальнейшее ведение обычной трудовой можно только для своего спокойствия.

***

Какая трудовая книжка лучше - электронная или бумажная - каждый работник решает сам. Переход к новому формату добровольный, но с 2020 года даже при сохранении бумажной версии параллельно ведется и электронная.

Выбор электронной трудовой означает, что внесение записей в бумажную книжку прекращается. Книжку выдают на руки работнику, а все данные о трудовой деятельности после 2020 года будут собираться только в электронном виде.

Еще больше актуальных материалов в рубрике — «Трудовая книжка».