Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

31 декабря 2018 Тромбач Бэла Геннадьевна 7

Оформление дубликата трудовой книжки – этот вопрос встает перед гражданином, когда главный документ, который может подтвердить его трудовую деятельность, утерян или пришел в негодность. Что такое дубликат трудовой книжки, когда нужен и как его оформить, рассмотрим в этой статье.

Чем отличается дубликат трудовой книжки от копии?
Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки при утере, порче и т. д.?
Как сделать дубликат трудовой книжки (порядок оформления, где взять образец)

Чем отличается дубликат трудовой книжки от копии?

Дубликат трудовой книжки подтверждает трудовую деятельность гражданина и его стаж наравне с оригиналом. В этом его главное отличие от копии. Копия трудовой книжки не имеет статуса официального документа и без наличия оригинальной книжки не действует. Копия трудовой книжки будет косвенным подтверждающим документом.

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки при утере, порче и т. д.?

Причин для оформления дубликатаможет быть несколько:

Произошла потеря трудовой книжки. В этом варианте трудящийся должен безотлагательно уведомить нанимателя по последнему месту работы письменным заявлением. Не позже чем через 15 дней с момента поступления такого заявления наниматель оформляет трудящемуся дубликат трудовой книжки при утере (а также вкладыша к ней).
Трудовая книжка испорчена (вариантов множество: сильно помялась, записи плохо читаемы, залита жидкостью, повреждена иным образом). Порядок оформления дубликата в данной ситуации аналогичен предыдущему случаю.
Произошла массовая потеря трудовых книжек из-за наступления чрезвычайных ситуаций. При наступлении таких условий исполнительным органом края, республики, области и т. д. организовывается специальная комиссия по установлению стажа и трудовой деятельности граждан. Такая комиссия может быть создана из числа работодателей, органов профсоюзных организаций, работников и иных заинтересованных лиц. Комиссией составляется акт, на основании которого впоследствии будет создан дубликат трудовой книжки.

Важно: Стаж и рабочая деятельность трудящегося восстанавливаются комиссией на основании представленных работником документов, справок и т. д. (в том числе и профсоюзного билета). Если таких документов нет или их недостаточно, то акт может быть составлен на основании свидетельских показаний коллег, которые совместно трудились с работником. Таких свидетелей должно быть не менее 2. Предусмотрен также судебный порядок доказательства рабочей деятельности.

Как сделать дубликат трудовой книжки (порядок оформления, где взять образец)

При оформлениивносятся следующие данные:

На начальном развороте книжки (титульный разворот) сверху справа делается надпись «Дубликат». На оригинале документа (кроме случаев потери) указывается вверху: «Взамен выдан дубликат», также указываются реквизиты выданного дубликата (серия, номер, день, месяц, год выдачи).

Важно: записи на титульную страницу дубликата заносятся действительные на дату, когда создавался дубликат.
Сведения об общем стаже, и (или) непрерывном стаже трудящегося до устройства к последнему нанимателю. Данные должны быть документально подтверждены (трудящийся своими силами, но при активном содействии администрации последнего нанимателя, восстанавливает данные по предыдущим местам работы).

Изначально общий стаж трудящегося вписывается суммарно, не уточняя, где конкретно, когда и сколько работал сотрудник. Для примера: «Общий стаж работы до поступления в Общество с ограниченной ответственностью «Заря» 4 года, 3 месяца, 14 дней (четыре года, три месяца, четырнадцать дней)». Данные вписываются в графу «Сведения о работе», остальные графы остаются пустыми.

Далее, соблюдая хронологию, заносятся подробные данные о каждом предыдущем месте работы (период трудовой деятельности, организация, подразделение, должность и т. д.). Если полные данные отсутствуют, вписывается все, что известно.
Данные о поощрениях и наградах трудящегося на последнем месте трудовой деятельности, то есть у последнего нанимателя.

Таковы основные правила оформления дубликата трудовой книжки. Используя их, справиться с выдачей дубликата сможет как опытный специалист, так и новичок в вопросах делопроизводства. Если же вам требуется образец оформления дубликата трудовой книжки, то его можно скачать с нашего сайта.

Добавить в избранное В избранное

Предыдущий материал

Следующий материал

Ваши комментарии

Яна Губернская

3 мая 2018

Здравствуйте, сегодня ко мне пришел бывший работник нашей организации. Просьба у него была не совсем стандартная. Требует от меня оформление дубликата трудовой книжки. Этот работник работал в нашей организации до того как она была реорганизована 2 года назад. После нас он уже нигде не работал, так как от нас увольнялся уже пенсионером. Вот, как бы логично, что он должен был прийти за дубликатом на свое последнее рабочее место (т.е. в нашу организацию), но он решил пойти по нестандартному пути. Он пошел вначале к работодателю, у которого работал перед нами. В итоге тот уже выдал ему дубликат трудовой книжки. Теперь он от нас требует, чтобы мы внесли ему запись о работе в нашей фирме. Следует ли мне ее делать?

Ответить

Сергей

4 мая 2018

Здравствуйте, у меня только возник вопрос, для чего пенсионеру трудовая книжка, если он и так на пенсии? Но, так или иначе, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи при этом безработным, то оформление дубликата трудовой книжки возлагается на его последнего работодателя. Я бы на вашем месте не вносил запись в его трудовую книжку. Дубликат трудовой должен был оформлять последний работодатель. Предыдущий работодатель запись ему о работе в вашей фирме также не может внести. Соответственно в настоящее время никто не может внести в трудовую книжку работника запись о работе в вашей фирме. Выдайте ему справку о том, что он работал в вашей организации, она обладает такой же юридической силой, что и запись в трудовой книжке.

Натали

Здравствуйте, а к нам пришел на работу новый сотрудник, попросила его принести среди прочих документов, как и полагается, трудовую книжку. А он мне заявил, что она у него испорчена и теперь я должна заниматься оформлением дубликата трудовой книжки. Сразу возникает вопрос, почему я? Ведь, как вы писали выше, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 оформление дубликата трудовой книжки при ее утере или порче должен осуществлять его последний бывший работодатель. Что ответить упертому сотруднику, и как поступить?

Ответить, так как вы и написали, что для оформления дубликата трудовой книжки ему нужно обратиться в отдел кадров по его последнему месту работы. Норма, на которую надо ссылаться при ответе упертому сотруднику у вас есть. Скажите, что если не принесет в ближайшее время дубликат, то вы оформите ему просто новую трудовую книжку по его заявлению и сделаете в ней первую запись о приеме его на работу в вашу организацию. А за оформлением дубликата отправляйте только к последнему бывшему работодателю.

Алиме

Здравствуйте. У нас на предприятии ЧП сгорел магазин. Причем там сгорели и трудовые книжки некоторых сотрудников. К счастью, не всех работников предприятия, а только тех, которые работали в этом магазине. Ситуация очень неприятная, но мне теперь, как кадровику надо все эти трудовые книжки восстановить... Как это сделать??

Надо делать дубликаты трудовых книжек. В данном случае идет речь о массовой утрате трудовых книжек при чрезвычайных обстоятельствах. Это тот случай, когда восстанавливать трудовые книжки вам нужно в соответствии с правилами, прописанными в следующих нормативных актах:
• постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50;
• постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
• постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
При этом работодатель обязан выдать дубликаты трудовых книжек в случае их массовой утраты. Порядок восстановления трудовых книжек, которые утрачены в результате стихийных бедствий, закреплен в Письме Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 12-3/10/2-6752.
Если имеет место массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации, а пожар напрямую относится к чрезвычайным ситуациям, то трудовой стаж таких работников должна установить специальная комиссия по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти РФ.
Факт работы и сведения о периодах работы у данного работодателя устанавливается комиссией из документов, имеющихся у работника. Также подойдут показания свидетелей, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя. Также, если у работника было несколько различных мест работы, то комиссия обращается в эти организации для подтверждения данного факта.
По результатам работы этой комиссии будет составлен акт, на основании которой ваша организация уже и сделает дубликаты трудовых книжек.
А если сохранились копии трудовых книжек, то вообще замечательно, тогда уж точно проблем у вас будет намного меньше. Хотя в Инструкции и Правилах не сказано, что ксерокопия даже заверенная работодателем, не является основанием для заполнения дубликата трудовой книжки. Ведь такой документ не обладает должной юридической силой. Но все равно, польза от ксерокопии будет однозначная, так как при восстановлении трудовой не будут точно пропущены места работы и должности вашего сотрудника, да и приказы (распоряжения) по имеющимся реквизитам будет проще отыскать.
Дубликат вы выдадите по заявлению работника о выдаче дубликата трудовой книжки в срок 15 дней со дня подачи заявления.
А много-то книжек сгорело?

5 мая 2018

Спасибо большое за ваши разъяснения. Надо будет поискать их копии трудовых книжек. Может быть, они действительно есть. Я что-то про копии даже не подумала. А это, и правда, существенно упростило бы задачу. Хорошо, что хотя бы не все трудовые книжки сгорели!!! А всего штук 15. Еще даже точно не знаем сколько...