Что такое путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.
Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.
Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.
Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.
Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.
Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:
- При перевозке граждан с багажом.
- При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.
Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.3 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф – 500 рублей.
Какие штрафы ждут работодателей за несоблюдение режима труда и отдыха водителей, а также за выпуск авто на линию без тахографа см. в материале "Новые штрафы для работодателей".
Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны – они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.
Бланк путевого листа по форме 3 можно скачать по ссылке ниже.
Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 №152:
- название и номер документа;
- информацию о сроках действия;
- информацию о водителе;
- сведения о легковом автомобиле;
- сведения о владельце автомобиля.
Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.
Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.
Образец путевого листа легкового автомобиля
В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.
Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа – лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.
Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:
- серия, номер и дата оформления документа;
- наименование организации;
- марка машины и госномер;
- данные водителя и его прав;
- информация о задании водителю;
- сведения о технической исправности автомобиля.
Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:
- номер по порядку;
- код заказчика;
- место отправления/назначения;
- время выезда/возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
Далее идет информация о результатах работы водителя за смену, а именно: количество часов, километраж и расчет заработной платы. Ниже ставится подпись сотрудника, который расчет произвел, и ее расшифровка.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?
Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.
Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.
В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.
Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.
Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.
Срок хранения путевых листов – 5 лет.
На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:
- порядковый номер документа;
- дата его оформления;
- ФИО и табельный номер водителя;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
- примечания.
Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.
***
Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Перевозки».