Виды отгулов
Отгулы делятся на несколько видов:
- по способу оплаты: оплачиваемые и не оплачиваемые;
- по обязательности предоставления: работодатель обязан предоставить отгул по заявлению сотрудника или может предоставить по веской причине при наличии производственной возможности.
Ситуации, когда работодатель должен предоставить отгул
В трудовом законодательстве декларированы случаи, когда сотруднику должны предоставить время отдыха по заявлению, и работодатель не имеет права отказать. Однако сотрудник обязательно должен заранее уведомить руководство о предстоящем выходном.
Донорство
Донору положены два дня отдыха: в день сдачи крови и в любой день по выбору работника в течение года после этого по его заявлению. Эти дни работодатель оплачивает по среднему заработку. Их можно присоединить к основному оплачиваемому отпуску, тем самым продлив отдых. В кадровую службу организации предоставляется справка из медицинского учреждения, оформленная в свободной форме. Действующую ранее форму 402-у отменили.
Выходные родителям детей-инвалидов
Родителям или законным представителям детей-инвалидов предоставляются 4 дополнительных дня ежемесячно. Оплачиваются эти дни из расчета среднего заработка. Для этого нужно предоставить заявление и подтверждающие документы:
- справку об инвалидности;
- свидетельство о рождении;
- справку с места работы второго родителя о том, что он в этом месяце дополнительные дни не брал.
Выходные может взять один родитель или разделить их между двумя представителями. Неиспользованные дни не переходят на следующий месяц. При наличии нескольких детей-инвалидов дни не суммируются. По этой причине в качестве отгулов можно росить не более 4-х дней в месяц.
Дополнительные дни отдыха для работников, проверяющих здоровье
С 2019 года работодатели должны предоставить работнику выходной для прохождения диспансеризации по заявлению:
- сотрудникам до 40 лет — один раз в три года;
- людям старше 40 лет — ежегодно;
- предпенсионерам и пенсионерам — два дня один раз в год.
Основанием является ст. 185.1 ТК РФ. Такие выходные оплачиваются по среднему заработку.
Важно: прохождение диспансеризации позже нужно будет подтвердить справкой из поликлиники.
Заявление на имя руководителя лучше написать не менее, чем за 3 дня до предполагаемого выходного. Можно использовать следующую формулировку:
«Прошу предоставить мне выходной день (Дата) для прохождения диспансеризации на основании ст.185.1 Трудового кодекса РФ.»
Работа в праздники и выходные
Если сотрудник отработал по производственной необходимости в праздничный или выходной день, то ему на выбор предлагают повышенную оплату (в двойном размере) или отгул. Такой отгул не оплачивается, но заработная плата за месяц начисляется в полном размере. Законодательством не запрещено делить выходной день на части. Например, брать дважды по полдня на решение своих проблем.
Справочно: День дополнительного отдыха сотрудника, использованный вместо отработанного выходного, исключается из нормы рабочего времени, заработная плата за месяц начисляется в полном размере по разъяснениям (письма Министерства труда и социальной защиты РФ от 21.01.20 г. 14-1/ООГ-327, от 26.10.18 г. 14-2/ООГ-8551, Фед. службы по труду и занятости РФ от 18.02.13 г. ПГ/992-6-1).
Работодатели могут закрепить в Коллективном договоре и других локальных актах более льготные условия для своих сотрудников. Например, сохранить и повышенную оплату и отгул за выход в выходной. Таким образом многие организации защищают свои коллективы от повышенной «текучести» кадров. Работники готовы много работать, если знают, что их ценят и готовы достойно оплачивать добросовестный труд.
Важно: Отгул за праздничный день нельзя брать авансом. Сначала сотрудник работает в выходной или праздничный день, а потом идет в отгул.
Сверхурочная работа
При сверхурочной работе работник имеет право выбрать между повышенной оплатой и дополнительным отдыхом. Сверхурочная работа — это необходимость в работе по окончании рабочего времени. Такая потребность может возникнуть по нескольким причинам:
- для срочного ремонта производственного оборудования;
- для выполнения срочного производственного задания;
- если работник не вышел на работу, а производственный процесс прервать нельзя и т. д.
За сверхурочную работу предоставляется равнозначное время отдыха. Если отработано 4 часа, сотрудник отдыхает 4 часа, если 8 часов, то предоставляется полный рабочий день.
Для сверхурочной работы существует ограничение: не больше четырех часов два дня подряд. Общее количество сверхурочных часов, отработанных одним работником, не может превышать 120 часов в год.
Даже если работодатель не может отказать в предоставлении отгула, сотруднику необходимо написать заявление. Минимальные сроки для подачи его не определены, но лучше сделать это до даты начисления заработной платы, чтобы исключить неправомерное начисление денежной компенсации. Ну и работодатель должен подобрать замену сотруднику на период его отдыха в случае необходимости.
Отгулы по согласованию сторон
Иногда сотруднику нужно отсутствовать на работе по личным причинам. В таких случаях предстоящие отгулы предоставляются по согласованию с руководством. Работодатель может дать как положительный, так и отрицательный ответ. Поэтому в заявлении лучше изложить все причины и приложить подтверждающие документы.
Освобождение от работы может быть предоставлено от одного до нескольких дней. Отгулы в таком случае предоставляются:
- без сохранения заработной платы;
- в счет предстоящего очередного оплачиваемого отпуска.
Вариант выбирается работником и указывается в заявлении.
Форма заявления на отгул
Заявление на дополнительный отдых заполняется в произвольной форме, так как утвержденного бланка не существует. Документ должен содержать необходимые реквизиты.
- В верхней части указывается должность руководителя, название организации, ФИО сотрудника, к которому общается работник. Ниже должность и ФИО просителя.
- Ниже пишется название документа «Заявление».
- В основной части указывается сама просьба с обязательной датой предстоящего отгула, а также причины, по которым он предоставляется.
- Далее указывается информация о прилагаемых документах в случае их наличия.
- В последней части указывается дата составления заявления и подпись заявителя.
Способы предоставления заявлений на отгул
Заявление может быть представлено работодателю следующими способами.
- На бумаге лично в кадровую службу организации. В некоторых случаях заявление может передать доверенное лицо. Но факт предоставления отгула лучше согласовать лично хотя бы по телефону, иначе есть риск остаться без работы.
- В электронной форме по e-mail. В этом случае необходимо заверить заявление простой электронной подписью.
Образцы написания заявлений на отгул с формулировками
Для каждого случая разработан образец заявления работника.
Заявление на отгул по причине донорства
К этому заявлению нужно приложить справку о факте сдачи крови. Если она уже предоставлялась в кадровую службу, необходимо об этом написать.
Можно применить следующую формулировку: «Справка о сдаче крови была предоставлена в отдел кадров (Дата).»
Заявление на выходные родителей детей-инвалидов
При написании заявления будет уместна следующая формулировка: « В соответствии со ст. 262 ТК РФ прошу предоставить мне (Даты) 4 дополнительных дня отдыха, положенных родителям ребенка-инвалида.»
Заявление на отгул за отработанный выходной
В этом заявлении обязательно указывается дата отработанного выходного или праздничного дня, а также дата предстоящего дня дополнительного отдыха.
Заявление на отгул за сверхурочную работу
Это заявление пишется аналогично документу по работе в выходной, также указывается дата отработанного сверх нормы времени. Если планируется отсутствие не целый рабочий день, а несколько часов, лучше четко прописать, в какой промежуток времени сотрудник
будет отдыхать.
Заявление на отгулы по согласованию сторон
Такое заявление лучше оформлять в виде отпуска без содержания, даже если планируется отдыхать всего 1 день. По сути, такой отдых отпуском и является. Предупредить работодателя о своих планах и согласовать свое отсутствие желательно заранее. Так больше вероятность того, что руководство пойдет навстречу и спокойно отпустит. Конечно, в экстренных ситуациях так не получится. Но работодатели — тоже люди, при обоснованной просьбе обычно идут навстречу, тем более, если работник надежный и ценный кадр.
Причину лучше указывать настоящую, но можно ограничиться формулировкой «по семейным обстоятельствам», а подробности упомянуть в личной беседе или по телефону.
Почему важно оформлять отгул документально
В некоторых организациях отгулы сотрудников по согласованию сторон организуют договорным путем без оформления. Сотрудник просто отсутствует на работе, затем отрабатывает в выходной или в отпуске находится на день-два меньше, в зависимости от количества отгулов. Кадровик проставляет в Табеле учета рабочего времени выход сотрудника, бухгалтерия оплачивает заработную плату в полном объеме. Все довольны.
В таких ситуациях рискуют обе стороны:
- В случае необходимости сотрудника могут обвинить в прогуле и уволить, зафиксировав комиссионно факт его отсутствия. По ст.81 ТК РФ отсутствие на рабочем месте более 4 часов считается прогулом и является основанием для увольнения.
- Во время отгула с работником может случиться несчастный случай, который по трудовому законодательству будет считаться производственным, ведь факт отсутствия документально не оформлен. Это чревато проблемами для работодателя по ТК РФ (ст.227).
Поэтому для всех будет спокойнее зарегистрировать отдых работника официально и не переживать о последствиях.
Практика показывает, что отгулы по тем или иным причинам нужны хоть раз каждому работнику. Проще, когда этот отгул положен по закону. Но и во всех остальных случаях выходной получить можно, главное правильно подойти к вопросу согласования, заполнить заявление. Работодатели — тоже люди, у которых время от времени появляется необходимость отсутствия на работе, поэтому чаще всего они входят в положение подчиненных.