Какой отпуск может взять главбух?
Значимость главного бухгалтера для компании бесспорна. Он отвечает за качество бухгалтерского, налогового и управленческого учета, общается от имени компании с представителями налоговой инспекции, банков, фондов. Главбух контролирует составление и сдачу отчетности, формирование данных для аналитики, принимает участие в принятии стратегических решений, заверяет массу документов. Его отсутствие на рабочем месте в течение нескольких дней создает неудобства, а в течение недели и более парализует работу предприятия. Но, согласно положениям ТК РФ такой значимый специалист также имеет право на отпуск, как и рядовые работники.
Главный бухгалтер может воспользоваться одним из нижеперечисленных видов отпуска:
- Ежегодный очередной;
- Дополнительный, компенсирующий ненормированный рабочий день;
- Не оплачиваемый (за свой счет);
- Учебный (для повышения квалификации);
- По беременности и родам;
- По уходу за ребенком.
В период любого законного отпуска главбух вправе не выходить на работу даже в экстренном случае. Но, ответственный специалист тщательно готовится к нему: планирует его не в отчетный период и после окончания налоговой проверки, завершает текущие дела и обязательно готовит сотрудника, способного заменить главбуха на время его отпуска. Тем не менее, редкий специалист, отвечающий за бухгалтерию предприятия, решится использовать весь отпуск целиком за один раз – это слишком большой период времени. Какой бы квалифицированный сотрудник его не заменял бы, есть ситуации, требующие личного присутствия и/или подписи именно главного бухгалтера. В связи с этим широко используются положения ст. 125 ТК РФ, позволяющие дробить очередной ежегодный отпуск на части.
От чего зависит выбор заместителя на период отпуска главбуха?
Выбор специалиста, замещающего отсутствующего главного бухгалтера зависит от следующих моментов:
- Численность бухгалтерского коллектива. В не больших компаниях выбрать заместителя бывает просто не из кого – один специалист занимается всеми бухгалтерско-экономическими вопросами. На крупном предприятии обязательно есть заместитель главного бухгалтера и рядовые специалисты.
- Длительный не рабочий период во время отпуска, связанного с рождением и уходом за ребенком. Если очередной ежегодный отпуск можно разбить на части, то с беременностью, родами и уходом за ребенком так не получится.
- Перечень передаваемых полномочий. Простые операции можно поручить рядовому сотруднику, ряд процедур – только квалифицированному опытному бухгалтеру.
Передать полномочия главбуха можно его непосредственному заместителю, специалисту-совместителю или временно нанятому или переведенному из другого подразделения сотруднику. Рассмотрим все три варианты подробнее.
Передача полномочий главбуха непосредственному заместителю
В обязанности заместителя входит исполнение функций главного бухгалтера на период отпуска или больничного последнего. При наличии в штате такого сотрудника временная передача полномочий сама собой разумеется – согласовывать с руководителем и оформлять дополнительные документы не нужно. Если приходится выбирать одну кандидатуру из нескольких заместителей, то составляется приказ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера. В первом случае доплата за замещение не предусмотрена – эта обязанность предусмотрена трудовым договором и учтена в окладе. Во втором доплата производится за счет разницы в окладе главбуха и назначенного на его место зама.
Исполнение обязанностей главбуха совместителем
В не больших компаниях всю бухгалтерию, как правило, ведет один специалист без заместителей. В этом случае на период отпуска на его должность назначается один из штатных сотрудников, ориентирующийся в бухгалтерии. Работать без зама может и главбух крупного предприятия. В этом случае замещать его может назначенный приказом рядовой бухгалтер, финансист или экономист. Совмещение обязанностей оформляется отдельным договором и подразумевает доплату за дополнительную нагрузку.
Наем сотрудника по срочному договору или временный перевод
На длительный период отсутствия главбуха, например, на период отпуска по беременности и родам и/или уходу за ребенком, на его место нанимают другого специалиста. В этом случае с ним заключают срочный трудовой договор или временно переводят на другую должность с оформлением дополнительного соглашения к действующему договору. Временно переведенный сотрудник освобождается от обычных обязанностей, ему выплачивают зарплату, соответствующую занимаемой должности. Перевод возможен только в том случае, если в штате есть специалист с соответствующей квалификацией и опытом.
К уровню подготовки заместителя требования предъявляются такие же, как к самому главбуху. Все они перечислены в п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Особое значение их соблюдение имеет для ПАО, страховых компаний, фондов, инвестиционных структур и организаций, ценные бумаги которых регулярно вращаются на рынке.
Кто может подписывать документы, когда главбух в отпуске?
Документально закреплять передачу права подписи на время отпуска руководителя бухгалтерии не нужно в следующих случаях:
- Заместитель главбуха итак наделен равноценным правом подписи в соответствии с трудовым договором;
- В период отпуска не будут оформляться документы, требующие собственноручного заверения главным бухгалтером;
- Текущие бумаги подписывают уполномоченные на то специалисты даже, если главбух на рабочем месте.
Во всех остальных случаях право подписи за главного бухгалтера передается замещающему его специалисту соответствующим приказом и доверенностью от имени организации . Многие компании используют факсимиле, что существенно упрощает документооборот во время отпуска начальника бухгалтерии.
Кому можно передать право подписи за главбуха?
Кроме непосредственного зама, наделенного правом подписи, временно подписывать документы от имени руководителя бухгалтерии может специалист со следующими полномочиями:
- Совмещающий обязанности главного бухгалтера со своими обычными;
- Принятый или переведенный на место временно отсутствующего главбуха;
- Руководитель компании – он вправе подписывать все документы.
Документы, подписанные уполномоченным заместителем, принимаются к учету так же, как и заверенные самим главбухом. Налоговые вычеты по таким счетам-фактурам предоставляются беспрепятственно.
Как проходит налоговая проверка в отсутствие главбуха?
В период отпуска ответственного за бухгалтерию не исключено получение запроса документов из налоговой или проведение проверки. Требование прервать отпуск по такому поводу противозаконно. Выйти на работу в это время сотрудник может только по собственному желанию. Переносить срок проведения проверки из-за отпуска руководителя бухгалтерии никто не будет, но можно подать ходатайство о продлении срока предоставления документов.
Выводы
Пока главбух в отпуске замещать его и подписывать бухгалтерские и налоговые документы должен уполномоченный на то специалист. Это может быть руководитель компании, зам. главного бухгалтера, специально нанятый или временно переведенный с другого участка сотрудник. Замещение оформляется приказом директора и доверенностью на право подписи.