Условия и основания для предоставления учебного отпуска
Условия, соблюдение которых требуется для ухода в учебный отпуск, определены в ст. 173–177 ТК РФ. Для освобождения от работы в связи с учебой:
- трудящийся должен обучаться впервые на соответствующем уровне образования (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
- школа, колледж, институт и т. д., где получает знания работник, должны иметь аккредитацию со стороны государства;
- сотрудник должен получать знания на одном из уровней образования, которые определены в ст. 173–176 ТК РФ (школьное, среднее или высшее профессиональное, послевузовское).
Важно! Помимо обучения в школах, колледжах, университетах, аспирантуре сотрудник может осваивать и другие образовательные программы, например программы повышения квалификации, а также проходить аттестацию. В таких случаях получить отпуск можно только с разрешения администрации предприятия. Сроки и порядок оплаты таких отпусков должны согласовываться с руководством. Аналогичное правило действует, если учебное заведение не аккредитовано государством.
Что необходимо для ухода в отпуск
Для оформления освобождения от работы сотрудник обязан представить подтверждение, что он обучается в учебном заведении, а также что ему необходимо освобождение от работы (например, для сдачи экзаменов).
Для этого используется справка-вызов из образовательной организации, изготавливаемая на унифицированном бланке (приложение к приказу Минобрнауки «Об утверждении...» от 19.12.2013 № 1368).
В ней указывается:
- информация об организации, где учится работник, о наличии у нее аккредитации;
- вид образовательной программы;
- период, на который требуются свободные от работы дни для подготовки диплома, сдачи сессии и т. д.
Обязан ли работодатель давать учебный отпуск? Да, но только если соблюдены перечисленные выше условия и работник представил справку с места обучения. Согласно ч. 1 ст. 287 ТК РФ отпуск в связи с обучением положен трудящемуся только по месту его основной занятости. Компания, где работник является совместителем, освобождать его от работы не обязана.
Еще один момент, о котором не стоит забывать, — это возможность объединения ежегодного и учебного отпуска. Согласно ч. 2 ст. 177 ТК РФ такое объединение допускается только при наличии взаимного согласия работника и руководства предприятия.
Все положенные трудящемуся дни отпуска по учебе считаются с учетом выходных и праздников, то есть календарно. В продолжительность отпуска входят также дни, необходимые для проезда в место расположения школы, колледжа или университета (у всех, кроме аспирантов).
Виды, продолжительность и оплата учебных отпусков
В зависимости от того, где вы обучаетесь, продолжительность отпуска и размер отпускных будут существенно отличаться. Ниже расскажем о продолжительности и оплате отпусков учащихся вечерних школ (школ, гимназий и т. д.), техникумов и колледжей, студентов вузов (очников и очно-заочников), аспирантов.
Отпуска учащимся вечерних школ
Согласно требованиям ч. 1 ст. 176 ТК РФ работнику, который учится в школе, гимназии или другом учреждении подобного типа по очно-заочной форме (то есть занятия проводятся вечером), положено освобождение от работы для проверки усвоенных знаний (аттестации):
- ученикам до 9-го класса — 9 дней;
- ученикам 10-х и 11-х классов — 22 дня.
Важно! При предоставлении выходных дней учащимся школ за ними сохраняется средняя зарплата. Также отметим, что учебный отпуск учащимся школ дневной (очной) формы обучения не полагается.
Отпуска для учащихся техникумов и колледжей
Согласно ч. 1 ст. 174 ТК РФ работникам — учащимся техникумов и колледжей (кроме учащихся на дневном отделении, то есть очников) полагается следующее количество оплачиваемых в размере среднего заработка выходных для проверки знаний (аттестации):
- студентам 1-го и 2-го курсов — 30 дней;
- 3-го и последующих курсов — 40 дней;
- для аттестации по итогам обучения — до 2 месяцев.
Согласно ч. 2 ст. 174 ТК студент техникума или колледжа может получить освобождение от работы без оплаты в следующих ситуациях:
- для прохождения испытаний при приеме в техникум или колледж — 10 дней;
- при очной учебе в колледже или техникуме — ежегодно по 10 дней для сдачи сессии, независимо от того, студентом какого курса он является, и до 2 месяцев для прохождения итоговых испытаний по результатам учебы.
Отпуска для студентов вузов
Согласно положениям ч. 1 ст. 173 ТК РФ работник, обучающийся в вузе заочно или очно-заочно, вправе получить учебный отпуск с сохранением заработной платы для прохождения экзаменационной сессии в следующих пределах:
- на 1-м или 2-м курсе обучения — 40 дней;
- на 3-м и последующих курсах — по 50 дней;
- для сдачи итоговых экзаменов, написания и защиты диплома — до 4 месяцев.
- Учебный отпуск для очников в соответствии с ч. 2 ст. 173 ТК предоставляется без оплаты в следующих пределах:
- для сдачи промежуточных экзаменов — по 15 дней в каждом учебном году;
- сдачи экзаменов по результатам обучения — 1 месяц;
- в случае необходимости также предоставляется учебный отпуск для написания диплома — до 4 месяцев (в это время включается подготовка к государственным экзаменам).
Кроме того, ч. 2 ст. 173 ТК РФ обязывает администрацию организации предоставить учебный отпуск на работе, если:
- работник будет проходить вступительные испытания при поступлении в вуз — 15 дней;
- сотруднику необходимо пройти аттестацию по итогам обучения на подготовительных курсах при поступлении в вуз — 15 дней.
Отпуска для аспирантов и защиты диссертаций
При обучении в аспирантуре и ординатуре работник, согласно ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ, вправе получить ежегодный отпуск на 30 календарных дней с сохранением за ним среднего заработка. К этим дням добавляется время, необходимое на проезд до организации образования.
В случае допуска работника к защите диссертации, согласно ч. 2 ст. 173.1 ТК РФ, он имеет право на отпуск с сохранением средней зарплаты следующей продолжительности:
- при защите кандидатской диссертации — 3 месяца;
- защите докторской диссертации — 6 месяцев.
Сроки оплаты учебного отпуска
На практике часто возникает вопрос, необходимо работодателю оплачивать учебный отпуск предварительно, как минимум за 3 дня до его начала, либо делать это в дни выплаты заработной платы (после выхода работника из отпуска).
Отметим, что согласно ст. 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен не позднее чем за 3 дня до его начала. Каких-либо особенностей в данной ситуации для учебных отпусков трудовым законодательством не определено.
Следовательно, следует произвести оплату не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Оформление учебного отпуска
Для начала процедуры оформления учебного отпуска работнику необходимо написать заявление. С учетом того, что работодатель должен выплатить отпускные заблаговременно и успеть всё оформить, заявление желательно подать заранее — не менее чем за неделю до начала отпуска.
Оно пишется в свободной форме. Помимо стандартных реквизитов (инициалов и должности руководителя организации-работодателя, даты и подписи работника) следует указать:
- продолжительность отпуска (даты начала и его окончания);
- сведения об учреждении, где учится работник, по какой программе и форме обучения;
- ссылку на документ, подтверждающий эти обстоятельства, то есть справку из организации образования.
Заявление обычно пишется в двух экземплярах: один отдается работодателю, другой с визой принявшего его работника и датой поступления остается у работника.
Приказ об отпуске
Приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска оформляется на стандартном бланке формы Т-6 (принята постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении...» от 05.01.2004 № 1).
Принципиальных особенностей оформления приказа именно на учебный отпуск нет. Единственное важное отличие: кадровому работнику необходимо правильно указать вид отпуска (учебный) в соответствующей графе.
Записка-расчет для работника
Для удобства как работника, так и администрации организации бухгалтерия может составить справку-расчет для работника, в которой прописаны данные о количестве отпускных дней, а также сведения о среднем заработке, который используется для расчета отпускных.
Составление данной записки для организации необязательно. Ее форму работодатель может разработать сам либо воспользоваться рекомендованной формой Т-60 (принята постановлением № 1). Подробнее о том, как составляется такая записка, читайте в нашей статье.
Табелирование учебного отпуска
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ администрация организации обязана учитывать фактически отработанное каждым сотрудником время. Для учета может использоваться табель по форме Т-12 (Т-13). Обе утверждены постановлением № 1 и рекомендованы для использования организациями. Вместо этих форм организация может разработать свои варианты табелирования.
На практике явка или неявка работника, а также причина неявки обозначается в табеле общепринятым буквенным обозначением. Соответственно, учебный отпуск обозначается буквами ОУ. Для обозначения неоплачиваемого учебного отпуска специального буквенного кода не предусмотрено, поэтому его можно обозначить как ОД — отпуск без сохранения зарплаты — или ввести свое обозначение.
***
Итак, ТК РФ достаточно подробно определяет правила предоставления учебных отпусков, их основания, продолжительность, порядок оплаты и т. д. Что же касается оформления, то такие отпуска оформляются практически по тем же правилам, что и обычные, поэтому трудностей у кадровых работников также возникнуть не должно.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».