Выставление счетов-фактур в электронной форме в 2020-2021 годах

Что представляет собой файловая форма счета-фактуры, как происходит прием-отправка

Порядок обмена счетами-фактурами в файловом виде регламентируется приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. Его дополняют нормативные акты, устанавливающие форматы (в этом особенность электронного оборота — здесь, в отличие от бумажного, не используется понятие «форма документа») счетов-фактур (и дополняющих их документов), — приказы ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@,от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ и от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Чтобы отправить или получить электронный счет-фактуру, участник документооборота должен иметь заключенный договор с оператором электронного документооборота.

Прием и отправка счетов-фактур в файловом виде, а также ряда сопровождающих (служебных) документов осуществляется с участием отправителя, получателя и оператора по следующему алгоритму:

1. Отправитель счета-фактуры направляет его через интернет оператору с использованием специальной программы для защищенной передачи данных.
2. Оператор подтверждает прием файла, направив отправителю подтверждение даты приема.
3. Оператор перенаправляет электронный счет-фактуру получателю, сопроводив его подтверждением даты отправки документа.
4. Получатель удостоверяет прием документа и подтверждает дату приема. Оператор при этом принимает и от отправителя, и от оператора извещения — о приеме каждым из них указанных подтверждений.
5. Получатель отправляет отправителю отдельное извещение о приеме счета-фактуры в электронном виде.
6. Оператор направляет получателю подтверждение даты отправки данного извещения.
7. Получатель затем направляет оператору извещение о приеме такого подтверждения.

Что такое уточнение по файловому счету-фактуре

Еще один примечательный документ, предусмотренный указанными выше форматами, — уведомление об уточнении по счету-фактуре. Не стоит его путать с уточняющим счетом-фактурой. Документ представляет собой унифицированную форму уведомления, адресуемого отправителю счета-фактуры, о том, что в нем содержатся такие-то ошибки, которые нужно исправить.

Приняв такое уведомление, отправитель счета-фактуры удостоверяет факт его прочтения специальным извещением для получателя документа, а затем в зависимости от ситуации направляет ему исправительный или корректировочный (далее мы рассмотрим особенности их применения в файловом виде) счет-фактуру.

Каждая из сторон документооборота — отправитель и получатель — должна произвести ряд действий в рамках подготовки к обмену файловыми счетами-фактурами.

Как получить или отправить файловый счет-фактуру: подготовка к ЭДО

Чтобы иметь возможность отправлять (принимать) электронные счета-фактуры, хозяйствующему субъекту нужно:

Оператор в течение трех дней после подключения хозяйствующего субъекта к инфраструктуре электронного документооборота счетов-фактур уведомляет об этом ИФНС, к которой приписан заявитель.

Счет-фактура — документ, который может быть:

• обычным — авансовым или отгрузочным;
• исправительным;
• корректировочным.

Рассмотрим особенности указанных исправительных и корректировочных счетов-фактур, которые используются в файловом виде.

Исправительный счет-фактура: применяем в файловом виде

Исправительный счет-фактура — документ, заменяющий счет, выставленный в первый раз (который после составления исправительного аннулируется) в случае, если в нем допущены ошибки и неточности (в то время как условия сделки, прописанные в договоре на поставку, остались без изменений).

Исправительный счет может быть сформирован продавцом:

• при приеме уведомления — того, о котором речь шла выше, от покупателя;
• по своей инициативе — обнаружив неточность в исходном счете.

Исправительный счет-фактура должен быть создан с использованием формата, утвержденного приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. При налоговой проверке фирма вправе передать в ФНС счет в формате, утвержденном приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, если такая передача будет осуществлена до конца 2020 года, а сам счет составлен не позднее 01.07.2017 (поскольку в эту дату окончился переходный период, при котором можно было полноценно применять оба формата).

Корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура — тот, который вносит поправки по сведениям, отраженным в первичном счете (по сути, дополняя его). Подобные корректировки требуются в случае изменения существенных условий сделки — прежде всего, цены и объема отгруженного товара. Причиной тому может быть, к примеру:

• выявление брака при приемке;
• принятие поставщиком отложенного решения по скидке.

Корректировочный документ — бумажный или электронный — выставляется продавцом в течение 5 дней после оформления первички, на основании которой осуществляются корректировки (например, соглашения об изменении цены поставок).

Налогоплательщик должен быть готов предъявить ФНС корректировочный счет в целях применения вычета при уменьшении цены отпущенных товаров (п. 10 ст. 172 НК РФ). Если счет файловый, то он должен быть составлен с применением формата, утвержденного приказом ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@. В некоторых случаях можно, как и в случае с исправительным счетом, задействовать формат в прежней версии по приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ (но только при предъявлении счета в ФНС до декабря 2020 года и при условии составления до 01.07.2017).

Как вести учет файловых счетов-фактур

Сведения по электронной форме счета-фактуры, как и в случае с бумажными счетами, вносятся в электронные книги покупок или продаж (исходя из того, кто выдал счет-фактуру), журнал выданных и принятых документов.

Узнать больше о правилах, в соответствии с которыми счет-фактура вносится в ту или иную книгу — покупок или продаж или в журнал, вы можете в статьях:

• «Книга продаж — образец заполнения для»;
• «Отражение в книге покупок корректировочного счета-фактуры»;
• «Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур».

Отметим, что в книгах файловые и бумажные счета регистрируются с соблюдением единого хронологического порядка (п. 2 Правил заполнения книги продаж, п. 2 Правил ведения книги покупок по постановлению Правительства России от 26.12.2011 № 1137). Данный нюанс предполагает, что обе разновидности счетов будут регистрироваться в книгах по дате составления. Дата составления ставится и на файловых, и на бумажных документах и поэтому может быть с учетом требования о единообразии порядка учета счетов обоих типов универсальным основанием для определения хронологической последовательности внесения сведений в книги.

Документооборот и хранение счетов-фактур в файловом виде: нюансы

При организации электронного документооборота (далее — ЭДО) счетов-фактур следует иметь в виду, что:

1. Файловый счет-фактура заверяется только одной ЭЦП (например, руководителя или главного бухгалтера, если у него есть на то полномочия). В этом отличие электронного документа от бумажного, который подписывается и руководителем, и главным бухгалтером.
2. В случае если хозяйствующий субъект предпринял попытку отправить электронный счет-фактуру контрагенту либо в ФНС при проверке и со стороны адресата не был подтвержден по каким-либо причинам ее прием через оператора, счет должен быть отправлен адресату в бумажном виде.
3. Файловый счет-фактура, как и бумажный, должен храниться в организации не менее четырех лет.

То есть с оператором должны быть заключены долгосрочные договоры на ЭДО. По таким договорам операторы обеспечивают хранение файлов счетов-фактур с соблюдением стандартов безопасности, установленных законом. При необходимости эти файлы можно перенаправить в ФНС по запросу.

При хранении счетов-фактур в электронном виде их распечатка на бумаге в целях предоставления в ФНС не требуется (письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079).

***

ЭДО счетов-фактур осуществляется между организациями с привлечением посредника — оператора, с которым должен быть заключен договор на осуществление безопасного обмена электронными данными с применением ЭЦП. Файловые счета-фактуры, как и бумажные, подлежат регистрацию в журнале учета, книгах покупок и продаж. Бумажные счета должны храниться в организации не менее четырех лет.

***

Еще больше информации по теме — в рубрике «НДС».