В каких случаях работодатель должен выдать работнику справку 2-НДФЛ
Работодатель обязан выдавать сотруднику 2-НДФЛ, если он получал в данной организации доход и обратился с соответствующим заявлением (пункт 1 статьи 226, пункт 3 статьи 230 НК РФ). Действующий в 2023 году бланк утвержден Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.
Выдавать 2-НДФЛ нужно как текущим работникам предприятия, так и бывшим, а также исполнителям, работавшим по договорам ГПХ. Если человек обратился с заявлением о выдаче данных за прошлые годы, документ оформляется на бланке, который действовал в тот период. К примеру, когда предоставляются сведения за 2020 год, используется бланк из Приложения 5 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
В какой срок нужно выдать справку
Срок выдачи различается в зависимости от ситуации. Предоставить работникам 2-НДФЛ требуется:
- В 3-дневный срок (учитываются рабочие дни) – при получении заявления от работника, включая бывшего (часть 1 статьи 62 ТК РФ).
- В последний день занятости – при расторжении с сотрудником трудового договора, если работодателю поступило соответствующее заявление (часть 1 статьи 62, часть 4 статьи 84.1 ТК РФ).
- В 10-дневный срок (учитываются рабочие дни) – при получении заявления от другого физлица, у которого был доход в данной организации. Допускается продление этого срока еще на 5 дней при условии направления специалисту мотивированного объяснения причины переноса срока (пункт 1 статьи 230 НК РФ, пункты 1, 2 статьи 3, часть 1 статьи 20 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.
- Не позже 25-ого февраля следующего года – в случае невозможности удержания исчисленного НДФЛ в течение соответствующего налогового периода (статья 216, пункт 5 статьи 226 НК РФ).
Срок действия справки 2-НДФЛ для банка
В законодательстве не установлены сроки действия 2-НДФЛ. Конкретный период зависит от того, куда будет предоставляться документ. Для проверки платежеспособности, уровня доходов банк вправе запрашивать у своих клиентов сведения о доходах. Такая информация обязательно проверяется при оформлении кредитов, ипотеки, рефинансировании займов и т.д.
Как правило, для подачи в банк срок действия 2-НФДЛ составляет 30 календарных дней с момента выдачи данных работодателем. В некоторых случаях, к примеру, для получения ипотеки, срок может быть сокращен до 10 календарных дней. Уточнить условия можно в конкретной финансовой организации – в офисе или на ее сайте. Кроме того, некоторые банки помимо срока действия документа могут устанавливать свои требования к периоду, за который подаются сведения.
Работник вправе запросить данные о полученных доходах за любой период работы в организации. Рекомендуется заранее уточнить у специалиста финансового учреждения, за какие годы требуется подтверждение доходов.
Срок действия справки 2-НДФЛ для ИФНС
Предоставлять в налоговые органы сведения о доходах, как правило, необходимо при оформлении физлицами различных вычетов. Обычно социальных, стандартных или имущественных. В стандартный пакет документов для получения льготы входят и справки 2-НДФЛ. Из таких форм инспекторы получают нужную информацию, включая данные о полученных доходах, удержанном налоге, сумме уже использованных вычетов, налоговой базе и т.д.
Срока действия для 2-НДФЛ налоговая инспекция отдельно не устанавливает. Можно получить у работодателей справку как в текущем году, так и в прошлые периоды. Но при этом важные требования предъявляются к оформлению документа. Он должен быть составлен на соответствующем бланке, содержать все обязательные данные и заверен по принятым правилам. Также важно помнить, что, хотя сама справка срока действия не имеет, но ограничен период обращения физлица за вычетами. К примеру, по стандартному вычету следует учитывать, что воспользоваться им по доходам за истекший календарный год можно не позже 3-х лет после его окончания. А значит, нет смысла запрашивать у работодателей справки за более ранние периоды.
Срок действия справки 2-НДФЛ для других государственных учреждений
Кроме банков, налоговой инспекции, сведения о доходах вправе запрашивать и другие государственные органы. К примеру, это СФР (Социальный фонд России), посольство, органы опеки, службы занятости, судебные органы. Точные сроки действия справок для различных ведомств нужно уточнять непосредственно в этом ведомстве. Так как у каждой организации могут быть свои требования.
Как правило, госорганы принимают документы, которые были выданы не более 30 календарных дней назад. Но ситуации могут быть разными. В некоторых случаях ведомство готово принять и более «старую» справку, в других требуют данные поактуальнее. Обычно все нюансы озвучиваются человеку при обращении за конкретной услугой. Если в государственном учреждении требования отличаются от общепринятых, необходимо их четко исполнять, чтобы не получить отказа в совершении того или иного действия. К примеру, корректно заполненные документы требуются для оформления пособия, пенсии, подтверждения размеров алиментов, установления опеки, выдачи визы и т.д.