Как пояснили налоговики, в НК РФ не регламентированы способы выдачи справок 2-НДФЛ, а только закреплена такая обязанность работодателя. Поэтому налоговый агент может самостоятельно установить любые способы выдачи справок физлицам на основании их заявлений. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству (письмо ФНС от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@).
Если с работниками заключены трудовые договоры, то рекомендуем закрепить способы выдачи справок 2-НДФЛ в локальном нормативном акте компании. Если вы выплачиваете доход физлицу по договору ГПХ, то в него также можно включить способ выдачи справок.
Не забывайте, что выдать справку 2-НДФЛ сотруднику необходимо вне зависимости от того, какую причину он указал в заявлении. Работник не должен объяснять, зачем ему нужна подобная справка, поэтому может и вовсе не указывать причину ее выдачи.
Кстати, сейчас сотрудникам выдаются просто справки о доходах, а названием «2-НДФЛ» обозначают форму, которую работодатель сдает в налоговую инспекцию. С 2021 года 2-НДФЛ вообще прекратит свое существование в качестве самостоятельной формы.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».