Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ

Кто отчитывается по 6-НДФЛ?

В контролирующие органы по форме 6-НДФЛ отчитываются все организации и ИП, от кого физлица получают вознаграждение (ст. 226, ст. 230 НК РФ). Расчет представляют по месту регистрации хозсубъектов или их обособленных подразделений (письмо Минфина от 26.02.2016 № БС-4-11/3168@). Если речь идет менее чем о 10 работниках, отчет можно сдать в распечатанном виде. Когда работников больше, отчет представляют электронно (п. 2 ст. 230 НК РФ).

При несоблюдении условий подачи 6-НДФЛ на плательщика наложат штраф в размере 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Если отчет будет представлен несвоевременно, также последует штраф минимум 1 тыс. руб. (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), а если задержка сдачи расчета будет более чем 10 дней, все движения по банковским счетам будут заморожены (ст. 76 НК РФ).

По форме 6-НДФЛ отчитываться нужно за каждый квартал нарастающим итогом. Отчетные периоды: 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год (п. 2 ст. 230 НК РФ). За отчетные периоды 2020 года отчитываться необходимо ежеквартально — до 30 июля (с учетом продления сроков представления отчетности, установленных Постановлением Правительства РФ от 02.04.2020 № 409), 31 июля, 02 ноября 2020 года и 01 марта 2021 года соответственно.

Отпускные в 6-НДФЛ - дата получения дохода

Доходы физлица получают в основном за выполнение тех или иных работ. В зависимости от этого наименование выплат может различаться. Например:

• заработная плата;
• премии;
• командировочные расходы;
• отпускные;
• матпомощь и т. п.

Налоговые агенты, для которых физлица выполняли работы, должны начислить и перечислить с сумм выплат НДФЛ. При этом доходы признаются таковыми в разные отрезки времени (ст. 223 НК РФ).

Например, с отпускными важно помнить, что признать их доходом можно лишь в день выплаты, будь это перевод на счет работника или выплаты наличными. Кроме того, отпускные можно выплатить на счет стороннего человека с письменного разрешения работника (п. 1 ст. 223 НК РФ). После начисления отпускных рассчитывается налог на доходы, перечислить который в бюджет нужно до конца месяца, в котором была произведена выплата отпускных.

Какие сроки по уплаченному НДФЛ показать в расчете?

Рассмотрим на примере нескольких возможных вариантов начисления отпуска, как отразить отпускные в 6-НДФЛ.

* Из-за того, что последний день февраля является выходным днем, крайний срок перечисления НДФЛ переносится на первый рабочий день марта.

Бывают случаи, что отпускные начисляют, но не выплачивают. При таких обстоятельствах начисления в расчет не попадают (письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Отпускные в 6-НДФЛ - пример заполнения

Расчет 6-НДФЛ состоит из двух разделов:

• В разделе 1 указывают сведения по произведенным выплатам, суммируя их с начала года. Они включают в себя суммы по выплатам, вычетам, налогу.
• В разделе 2 указывают данные по выплатам последнего квартала, т. е. речь идет именно о выплатах, а не о начислениях.

Рассмотрим, как показать отпускные в 6-НДФЛ - примеры и пояснения при заполнении отчета.

В ООО «Салют» 2 сотрудника 10.02.2020 уходят в отпуск. 05.02.2020 им были выплачены отпускные:

• сотрудник 1 — 35 500 руб., в т. ч. НДФЛ 13% 4 615 руб.;
• сотрудник 2 — 40 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% 5 200 руб.

Отпускные на счета сотрудникам и налог в бюджет были перечислены одновременно. Вычетов у работников нет.

Смотрите пример отражения отпускных в 6-НДФЛ по ссылке в начале статьи.

В ООО «Лес» сотрудник 27.03.2020 написал заявление, чтобы ему был предоставлен отпуск с 06.04.2020. Вычетов у сотрудника нет. Бухгалтер делает следующие операции:

• 27.03.2020 — рассчитаны отпускные 21 500 руб. (НДФЛ 13% — 2 795 руб.);
• 01.04.2020 — делается перевод сотруднику на счет.

В итоге сотрудник получил отпускные во 2-м квартале, следовательно, в отчет за 1-й квартал эти данные не войдут, их необходимо будет учесть в расчете за 6 месяцев.

Раздел 1:

Раздел 2:

В ООО «Надежда» в одном месяце 2 сотрудника ушли в отпуск, но выплаты производились в разные дни. Вычетов у работников нет.

Сотрудник 1: отпускные выплачены 08.05.2020 в сумме 22 185 руб., НДФЛ 3 315 руб. перечислен 12.05.2020.

Сотрудник 2: отпускные и НДФЛ переведены на счет сотрудника и в бюджет 15.05.2020. Отпускные в сумме 31 146 руб. и НДФЛ 4 654 руб.

Рассмотрим начисление НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ - сроки, которые необходимо указать в расчете, приведены ниже.

Раздел 1:

Раздел 2:

Отражение отпускных выплат в 6-НДФЛ: нюансы

Рассмотрим, как происходит отражение отпускных в 6-НДФЛ, в которых была допущена расчетная ошибка, и появилась необходимость внести изменения:

• Выплата была занижена, разницу необходимо доплатить.

В разделах 1 и 2 отражаем данные с учетом доплаты отпускных. Делаем это в том квартале, в котором доплата была произведена (письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@).

В ООО «Носдейл» сотруднику в феврале 2020 года были начислены и выплачены отпускные в сумме 55 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% 7 150 руб. Эти данные были отражены в расчете за 1-й квартал. В апреле-2020 бухгалтер обнаружил, что при расчете отпускных была допущена ошибка, и сумма, выплаченная сотруднику, была занижена на 5 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% 650 руб. Бухгалтер доначислил сумму отпускных и выплатил ее 23.04.2020.

Эта доплата будет отражена в отчете за полугодие:

Раздел 1:

Раздел 2:

• Выплата была завышена, на образовавшуюся дельту нужно уменьшить выплату.

В разделах 1 и 2 указываем сумму с учетом уменьшения выплаты.

В ООО «Носдейл» сотруднику в феврале 2020 года были начислены и выплачены отпускные в сумме 55 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% — 7 150 руб. Эти данные были отражены в расчете за 1-й квартал. В апреле 2020 года бухгалтер обнаружил, что при расчете отпускных была допущена ошибка, и сумма, выплаченная сотруднику, завышена на 5 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% — 650 руб. Зарплата за апрель-2020 составила 50 тыс. руб. Получив согласие работника (ст. 137 ТК РФ, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17, письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1), бухгалтер вычел переплату отпускных, и к начислению получилась сумма 45 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 5 850 руб. Выплата зарплаты произведена 06.05.2020.

Это уменьшение будет отражено в корректирующем отчете за 1-й квартал и в отчете за полугодие (письма ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ и УФНС России по Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

При этом раздел 1 6-НДФЛ за полугодие будет выглядеть так:

Раздел 2 6-НДФЛ за полугодие:

***

Мы рассмотрели несколько вариантов начисления отпускных в 6-НДФЛ и установили, что учитывать их нужно в месяцах, в которых эти суммы были выплачены. Исключение — когда в месяце выплаты последний день выпадает на выходной. В таких случаях датой выплаты считают первый следующий за ним рабочий день. Если при такой ситуации речь идет о последнем дне квартала, то такие отпускные будут указываться в расчете за следующий квартал. В случае допущения ошибок при расчете отпуска исправления вносятся в периоде, когда сумма выплаты была увеличена или уменьшена.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».