Организация находится в состоянии банкротства. Арбитражный управляющий обратился к суду с иском на ряд сотрудников. Этот документ обвиняет бывшего бухгалтера в неосновательном обогащении. Дело в том, что она снимала средства со счета компании, а потом вносила их в кассу, после чего средства расходовались на зарплату и предоставлялись под отчет.
Доказательством отсутствия присваивания средств стало представление суду корешков к приходным кассовым ордерам за три последних года. Правда, трудность составило то, что существенная часть корешков была утеряна, однако все документы оказалось возможным восстановить.
История была рассказана подписчицей Telegram-канала издания «Клерк», который называется «Красный уголок бухгалтера».
Отметим, что многие бухгалтеры и кассиры не рассматривают корешки от ПКО в качестве важных документов. Случается, что кассиры их тут же выбрасывают. Снятые по чековым книжкам средства довольно часто требуют к возврату через суд. В некоторых случаях даже одни корешки к ПКО не убеждают суд, который может потребовать ещё и документы, подтверждающие, что организация каким-то образом использовала средства, внесенные по ПКО.
Напоминаем, что и у авансового отчета имеется отрывная часть. Этот документ также требуется хранить не менее трёх лет.
Предоставить аванс на хозяйственные или другие корпоративные нужды или перед отправкой сотрудника в командировку под отчет допустимо наличными из кассы. Возможно использовать и корпоративную банковскую карту. Разрешается применять её в целях оплаты командировочных и представительских расходов, а также осуществления других подотчетных платежей.
Подотчетные средства допустимо перечислять даже на зарплатную карту работника. Но в таком случае реквизиты карты необходимо отразить в приказе на командировку. Сотрудник может и сам указать их в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые инспекторы не подумали, будто вы перечислили сотруднику зарплату без уплаты НДФЛ, необходимо заполнить платежку особым способом. В поле 24 «Назначение платежа» требуется указать, что перечисленные деньги относятся к разряду подотчетных. Допустима формулировка: «Аванс на оплату командировочных расходов», или «Аванс на хозяйственные цели».