В настоящее время всё большую популярность набирает удаленная работа. По возможности небольшие компании предпочитают принимать на работу дистанционных сотрудников. Ведь в этом случае им не придется платить за аренду офисного помещения, компьютеры, мебель и коммунальные услуги. Однако это вовсе не означает, что можно проигнорировать трудовое законодательство и платить серую зарплату. Кадровое оформление удаленных работников не отличается от обычных, но имеет некоторые нюансы. Всего три шага помогут вам оформить удаленщиков правильно, ничего не нарушая.
Шаг 1. Заключение трудового договора с удаленным работником
Заключать обычный трудовой договор с дистанционным сотрудником невыгодно. Ведь в этом случае работодатель обязан провести спецоценку рабочего места, которого у вас нет, соответственно, вы не предоставляете его для работы сотруднику. Поэтому в договоре на удаленную работу нужно обязательно прописать, что «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это не вызовет вопросов у трудовых инспекторов. Также не забудьте про несколько важных моментов:
- место выполнения работы (где проживает ваш удаленщик);
- рабочий график, например «по усмотрению работника» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00»;
- способ взаимодействия с сотрудником, то есть каким образом вы будете с ним общаться, к примеру «общение происходит по электронной почте, стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение трех рабочих дней после получения»;
- чтобы не пересылать туда и обратно бумажную трудовую книжку и не заниматься ее оформлением в электронном виде, можно отметить в договоре, что «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника»;
- если вы желаете, чтобы удаленный сотрудник отчитывался о проделанной работе и ее результатах, пропишите, как и в какие сроки он должен это делать, например ежемесячно, до 10-го числа следующего месяца.
На нашем сайте вы можете скачать образец трудового договора с дистанционным сотрудником.
Шаг 2. Обмен документами с сотрудником
При устройстве на работу сотрудник должен предоставить работодателю определенные документы. Удаленная работа не исключение. Решите, каким способом будете обмениться документами с удаленным работником: по почте или при помощи интернета.
В бумажном виде
В этом случае вам и удаленному сотруднику придется посылать заказные письма с уведомлением:
- получите от сотрудника необходимые для устройства на работу документы;
- отправьте работнику его должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда для того, чтобы он ознакомился с ними и подписал;
- вышлите сотруднику трудовой договор в двух экземплярах, один из которых он должен подписать и переслать вам обратно.
В электронном виде
Для того чтобы обмениваться документами через сервис электронного документооборота, вы и удаленный сотрудник должны иметь квалифицированные электронные подписи. Единственным документом, который придется оформить и на бумажном носителе, является трудовой договор. После того как подпишите его в электронном виде, в течение трех дней отправьте удаленному сотруднику бумажный вариант по почте (ст. 312.2 ТК РФ).
Шаг 3. Начисление зарплаты и налогов
Как и у обычных работников, зарплата удаленщика зависит от МРОТ, также на нее начисляется районный коэффициент.
Обратите внимание! Районный коэффициент берется для той местности, в которой проживает и трудится ваш удаленщик, а не той, где находится работодатель. К примеру, если вы наймете сотрудника из Свердловской области, где коэффициент составляет 1,15, то платить ему придется больше, чем работнику из Санкт-Петербурга, в котором территориальной надбавки нет.
С зарплаты удаленных сотрудников НДФЛ и страхвзносы перечисляются так же, как и с зарплаты обычных. Но есть одно важное исключение. Если вы наняли иностранца и работать он будет, не выезжая за пределы своего государства, то платить НДФЛ и страхвзносы не придется. В этом случае его нужно будет оформить по договору ГПХ.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».