Приказ об утверждении экспертной комиссии по архиву

Приказ о создании экспертной комиссии — это распорядительный документ, утверждающий состав группы компетентных специалистов, чтобы упорядочить архивное хранение документов. Такой орган создают на постоянной или временной основе, в зависимости от масштабов документооборота предприятия.  

Что такое экспертная комиссия и когда она создается

В процессе деятельности в любой компании скапливается множество документов. Одни необходимо хранить десятилетиями, другие — уничтожать через некоторое время. Периоды хранения указаны в Перечне, утвержденном Распоряжением Росархива от 20.12.2019 № 236. Но одному только кадровику или бухгалтеру разобраться сложно, особенно если в компании большой документооборот. Для этого издается приказ о создании экспертной комиссии по архиву при руководителе предприятия.

Если специальное положение об ЭК не подготовлено до издания приказа о назначении экспертной комиссии, то руководитель одновременно дает указ о его разработке ответственному лицу. Если подготовлено, утверждают. Этот документ регулирует деятельность органа, его состав, обязанности и задачи.

Полный список функций отмечен в разделе II Распоряжения Росархива № 43 от 11.04.2018. Среди основных:

• полная проверка документации и определение сроков (для временного хранения, передачи в архив, уничтожения);
• поиск документов с повреждениями;
• опись управленческой и другой документации, предназначенной для постоянного хранения;
• опись дел по личному составу;
• издание актов — об утрате, порче архивных бумаг, подготовке к уничтожению тех, которые не подлежат хранению, и др.

Кто входит в комиссию

Состав органа утверждает директор организации распоряжением о создании экспертной комиссии (пункт 4 Приказа Росархива № 43). Жестких правил не существует. Обычно в орган входят не менее трех квалифицированных сотрудников. Из них выбирают председателя и секретаря. Среди членов ЭК обычно привлекают:

• делопроизводителей;
• завархивом предприятия или архивариуса;
• представителей государственной и муниципальной архивной службы;
• руководителей структурных подразделений и др.

Не обязательно включать всех перечисленных сотрудников, кроме представителей государственной архивной службы. Если компания небольшая, то в ней нет делопроизводителя или архивариуса. В таком случае привлекают любых специалистов, обладающих компетентностью в определении ценности документов, — начальника кадровой службы, юриста, бухгалтера и т. д.

Все заседания, проводимые ЭК, протоколируются, а отчетность предоставляют директору. Члены группы специалистов несут ответственность за достоверность сведений, отмеченных в отчетных документах.

Как создать ЭК

Если это крупная компания, то проводится разработка приказа о постоянно действующей экспертной комиссии, затем директор его утверждает и заверяет подписью и печатью (п. 3 Положения, утв. Приказом № 43). Одновременно подготавливают положение об ЭК, в котором прописывают правила работы, права и функции органа, состав экспертов.

Форма распорядительного акта не утверждена на законодательном уровне. Составляют его по стандартным правилам делопроизводства. Используют бланк фирмы с реквизитами или обычный лист А4.

В него включают следующие пункты:

• наименование распорядительного акта;
• город, номер и дата;
• преамбула с указанием ссылок на нормативные акты, которые являются основанием для работы группы специалистов;
• в основной части — состав органа, дата заседания;
• поручения должностным лицам;
• перечисление ответственных за исполнение акта;
• подпись директора.

Образцы приказов об ЭК

Вот как выглядит приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии на крупном предприятии. Вместе с распоряжением допустимо утвердить и положение об ЭК.

А это пример распорядительного акта о создании ЭК на временной основе:

Если ЭК уже действует, но позже появилась потребность существенно изменить ее состав, то готовят приказ о составе экспертной комиссии архива, как на этом образце: